Nous mettrons à jour notre Politique de confidentialité prochainement. En voici un aperçu.

L'essentiel de SharePoint 2016

Enrichir les workflows natifs

Testez gratuitement nos 1336 formations

pendant 10 jours !

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Combinez des workflows selon les types de contenu puis optimisez le déclenchement du flux de travail.
06:42

Transcription

Il existe une autre méthode, un autre scénario d'utilisation pour gérer à la fin d'un flux de travail la visibilité ou non d'un document. La première que nous venons de voir concerne le workflow et l'approbation. La seconde : mixer les fonctionnalités de workflow et de gestion de version. Rappelez-vous, nous avons vu précédemment comment on pouvait gérer les versions principales et secondaires. On a vu que les versions secondaires étaient des brouillons. Seules les personnes pouvant modifier pouvaient réduire leur visibilité. C'est ce que je vais pouvoir faire dans cette nouvelle bibliothèque que j'ai créée qui s'appelle Flux et versions. Première étape, passer dans les paramètres de la bibliothèque, ici, venir chercher Paramètre de contrôle de versions, et lui demander tout de suite de créer des versions principales et secondaires car il n'y a qu'avec les versions secondaires que j'ai la notion de brouillon. Je lui demande de conserver deux versions principales et deux versions secondaires par version principale. Surtout, je définis qui peut voir les éléments de type brouillon. Je demande exactement la même chose que tout à l'heure, c'est-à-dire seules les personnes qui peuvent modifier des éléments, les visiteurs ne les verront pas. Première étape, c'est la mise en place de la gestion de version. Deuxième étape, je reviens sur ma bibliothèque, dans mes paramètres, et je viens choisir l'option qui me permet de créer un nouveau flux de travail. Je prends un flux de travail d'approbation que je vais appeler Flux et versions. Je vais demander également qu'il me crée une nouvelle liste des tâches. Pourquoi ? Parce que dans le site, j'ai plusieurs flux de travail, j'ai celui que nous venons de créer et j'ai celui-ci. Je ne veux pas que les tâches soient mélangées dans la même liste, donc je lui demande de créer une nouvelle liste des tâches. Je lui demande de conserver également l'historique de ce flux de travail et après, je vais définir le comportement de démarrage. Cette fois-ci, je ne vais pas le faire à la création d'un nouvel élément, mais lorsqu'on décidera de passer sur une version principale. « Pour approuver la publication d'une version principale de cet élément », c'est à ce moment-là que le flux de travail démarrera. Du coup, j'ai automatiquement un message qui me dit que cette action réclame l'approbation de contenu pour la liste. À savoir ce que l'on vient de mettre en place ici. Je fais OK et Suivant. Je définis mon flux de travail, je vais reprendre la même chose, je vais le faire plus simple histoire d'aller plus vite, seul Nicolas va dire s'il est d'accord ou pas. OK, je laisse tout tel quel. Je dis que le flux de travail s'arrête dès que quelqu'un a rejeté le document, et comme j'ai mis l'approbation en place puisque c'était une obligation, je pense à cocher cette case et j'enregistre. Voilà qui est fait. Il ne me reste plus qu'à revenir sur la bibliothèque. J'ai certains éléments qui apparaissent, comme l'état d'approbation, notamment. Vérifions mais si on a la colonne, on le voit tout de suite, dans les paramètres de la bibliothèque, Paramètres de contrôle de version, voyez que l'approbation a été mise en place automatiquement. Par contre, je dois à nouveau modifier car, par défaut - et c'est un piège - dès que je mets l'approbation en place, il me met les utilisateurs qui peuvent approuver des éléments et l'auteur. Je veux que toutes les personnes puissent voir ce document, sauf les visiteurs. Je valide. On peut recommencer le process complet. Je me repositionne en tant que Diana, je lui demande de re-télécharger un document, je réactualise, je lui demande de re-télécharger un document, je vais prendre le même, le premier, voilà qui est fait, j'ai bien quelque chose qui me permet de voir que c'est un brouillon. Si c'est un brouillon, on vérifie tout de suite. Ici, je réactualise la page pour qu'Hélène ait bien accès à la bibliothèque et voyez qu'elle ne voit pas le document. Je continue, je reviens ici, et sur l'affichage de Nicolas, je suis sur la bibliothèque que je n'ai pas réactualisée, une seconde, Flux et versions, et Nicolas décide de dire que ce document est assez mûr pour passer à une version principale. Dans la partie paramètres avancés, je vais publier une version principale. Avec mes commentaires, on va faire OK et je valide. J'ai la publication de la version principale, puisque j'ai décidé de la démarrer. J'aurais pu le mettre en automatique de la même façon, du coup, j'ai bien le flux de travail qui a démarré, ça va aller plus vite puisque j'ai mis un seul utilisateur, Nicolas, et il vient maintenant dire OK, c'est pas cette liste des tâches, je vais en créer une deuxième, c'est celle-ci qui porte le nom du flux de travail, je vais l'ouvrir directement ici. Il va faire l'action que je viens de lui demander, il va approuver. Rappelez-vous, il a d'abord validé le document, après il a décidé de passer en version principale, ce qui déclenche à nouveau le flux de travail. Maintenant, si on regarde ce qu'il se passe dans la bibliothèque, on voit que l'état est approuvé, que le flux de travail est terminé. Du coup, vérifions tout de suite ce qu'il va se passer avec Hélène, voilà, le document est bien passé au statut approuvé. Voilà comment est-ce que l'on peut mixer non seulement les flux de travail, la gestion des versions principales et secondaires et puis la notion d'approbation.

L'essentiel de SharePoint 2016

Mettez au point des environnements intranet et extranet de manière efficace et rapide. Découvrez comment travailler avec des bibliothèques, des listes et sécuriser le contenu.

8h25 (80 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :29 mars 2017

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !