Visio 2016 : La modélisation de processus

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Préparez le socle de base de votre fichier modèle avant d'y mettre votre canevas et vos cartouches. Apprenez à respecter quelques normes.
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Transcription

Avant de commencer à dessiner des processus, au même titre que avant d'écrire des lettres dans Word, ou avant de faire des présentations PowerPoint vous savez tout ce qui vous faut est un canva qui est un modèle. Eh bien, ça va être le but de ce premier chapitre de cette formation, de vous apprendre à créer un canva de modèle de processus qui pourra accueillir tout type de processus afin d'avoir une certaine homogénéité au sein de votre organisation. Et également afin d'apprendre les bonnes pratiques des informations qui doivent se retrouver dans un canva de processus. Parce que, effectivement, on retrouve à peu près les mêmes infos pour la majorité des normes industrielles et administratives. Alors, dans ce chapitre je vais vous montrer comment préparer un modèle type qui est tout à fait acceptable et qui contient les bases de la gestion des processus avant de faire vraiment des dessins de process. Pour ceci, dans Visio, on va dans fichier. Une fois qu'on est dans fichier, on va dans nouveau. On va qu'on veut une zone de dessin vierge puisque notre modèle doit être indépendant de tout type de processus, du moins pour commencer. Et en cliquant là-dessus on va prendre unités métriques parce que de toute façon, même si on travaille dans une entreprise internationale dont le siège est basé aux Etats-Unis et pas que... De toute façon eux aussi sont en train de passer au système métrique. Donc on clique sur créer et on arrive ici, sur un schéma vierge. Déjà première chose que je vais faire pour le confort visuel, c'est réduire ici le volet de gauche qu'on a déjà vu de toute façon dans la formation de base au niveau de la gestion, c'est-à-dire agrandir et réduire. Je ne vais pas revenir là-dessus trop en détail. Maintenant première chose qu'il faut savoir avec Visio, c'est d'enregistrer le fichier en tant que modèle. Donc on va cliquer sur la petite disquette. On va aller donc « enregistrer sous », « parcourir ». Je vais le mettre sur le bureau, parce que ce sera plus simple d'accès. Et là on va mettre Modèle_Visio_Processus. Et ensuite, type. On va faire ici comme lorsqu'on fait avec Word, PowerPoint et Excel, dire que c'est un fichier de type Modèle pour que lorsque les collègues double-cliquent dessus que ça ouvre non pas l'original, mais une copie de l'original. Maintenant pour info, on me demande parfois s'il est possible de protéger un processus par mot de passe. Je profite d'être dans cette boîte de dialogue pour vous informer qu'il n'existe pas encore à ce jour d'option permettant de mettre un mot de passe à l'ouverture d'un fichier Visio. Donc, par exemple, l'option que vous avez là, ce n'est pas l'option comme il y a dans Word et Excel pour mettre un mot de passe. C'est une option de publication Web. Et dans outils, contrairement à Word et Excel il n'y a pas ici « option générale » qui permet de mettre un mot de passe pour l'ouverture ou un mot de passe pour la lecture seule. Donc, ça, il faut oublier. Ensuite on fait enregistrer. Au moins comme ça, le fichier maintenant est physiquement présent. Il a un nom, d'ailleurs, on peut vérifier qu'il est bien là. Donc, on a bien ici un fichier Visio, qui est un fichier modèle, j'insiste. Et puis maintenant, on va saisir les métadonnées. Donc ça effectivement, quand vous faites des processus, vous allez apprendre qu'il y a une quantité des normes assez importante à respecter. Parmi ces normes, il y en a une qui nous impose de mettre ce qu'on appelle les métadonnées de document. Pour ceci, on retourne dans le menu fichier. On va dans « Propriétés ». « Propriétés avancées ». Et maintenant on se retrouve là, avec un onglet résumé où on va mettre le titre. Par exemple, Modèle Visio Processus. Entre parenthèses, titre à changer. Ensuite, sujet : Nom Processus. Ensuite, auteur. Pour faire comprendre aux collègues, on va mette Nom et Prénom. Responsable : Nom et Prénom. Ensuite, organisation, c'est Organisation, et puis ici, par exemple, Structure Juridique. Normalement, on doit mettre très clairement SARL, LLC, SA, etc. Bon, la langue, ça c'est pour le correcteur d'orthographe. Ce n'est pas très important. La catégorie, ça, par exemple, ça pourrait être Administration. Donc, normalement, génériquement, on mettrait Département, on s'entend. Les balises et les mots-clés, donc par exemple on pourrait déjà y mettre quelques-uns, comme processus, ensuite, qualité, Puis, ensuite, virgule, autres. Commentaires : Brouillon. Répertoire Web, c'est pour rediriger tous les liens du document. Les deux cases à cocher en bas n'ont rien à voir avec la norme en question qui permet de définir les standards de gestion électronique de documentation. Donc, une fois que ceci est fait, on valide par OK. On ferme le menu fichier. Et puis maintenant au niveau de la page qui est là, on va déjà faire quelque chose qui est très courant. On va double-cliquer sur cette page. L'appeler ici PageA4. Et puis l'idée c'est de préparer dans le modèle normalement un modèle de page pour, au fait, chaque type de format de page. Donc A4 Portrait, par exemple. Et puis il y aura un A4 Horizontal. Donc, comme le Portrait Paysage est P et P en français, moi je préfère pour le Portrait, mettre Vertical. Une fois le A4 Vertical fait, on clique droit dessus, « mise en page ». Donc évidemment, c'est une page de premier plan, le nom pour l'instant est PageA4V. Il n'a pour l'instant pas d'arrière plan, on va en faire un plus tard. Unité de mesure, on va laisser Millimètres. Échelle du dessin, on ne va pas faire du dessin technique de type DAO, CAO. Donc ça restera l'Échelle1. Par contre ce qui est important c'est la taille de la page parce que par défaut Visio est au mode de changement automatique, donc il vaut lui dire taille prédéfinie, donc on force l'A4, et donc Portrait. On fait un OK. Maintenant pour l'A4 en Paysage, on fait clic droit, « mise en page ». On fait toujours les mêmes petits contrôles. Là c'est bon, c'est homogène. Échelle du dessin, c'est toujours A1, c'est bon. Et là, de nouveau, on va se mettre dans la métrique des normes ISO, en A4, Paysage. Mais comme vous pouvez le voir, et comme on l'a déjà vu dans la formation sur les bases, lorsqu'on passe la page A4 en paysage, ça ne passe pas l'impression en paysage. Donc on va aller dans configuration de l'impression et puis dire aussi que cette page, elle devra s'imprimer en paysage. On valide par OK. Ensuite, si vous le souhaitez, vous pouvez aussi préparer dans ce modèle en allant dans affichage, la grille. Comme ça, ici il y a une grille. Et aussi dans la page A4, il y a une grille. Donc ça c'est le minimum minimorum à faire dans le cas de la préparation du modèle, du moins dans sa structure de base, son socle, si vous préférez.

Visio 2016 : La modélisation de processus

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Logiciel :
Visio Visio 2016
Spécial abonnés
Date de parution :14 nov. 2016

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