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Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Empêcher la saisie de doublons

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Comment vérifier qu'une valeur n'est pas saisie plusieurs fois ? Vous allez découvrir comment empêcher la saisie de doublons dans Excel.
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Transcription

Il arrive assez fréquemment qu’on ait le besoin de vérifier qu’une même valeur n’est pas présente plus d’une fois dans une feuille. Alors pour illustrer le propos, je vais vous demander d’ouvrir le classeur qui s’appelle : SaisieUnique.xlsx, que vous trouverez dans les fichiers d’exercice de cette formation, au chapitre trois. Et donc dans ce classeur j’ai une feuille qui s’appelle Produits, avec tous les produits qu’il y a dans mon magasin et avec le prix unitaire hors taxe pour chacun d’entre eux. J’ai d’autre part ici un tableau de code avec des remises, une remise pour chaque code. Et enfin, j’ai un tableau qui s’appelle Factures, et donc là l’utilisateur, il tape un identifiant, et à partir du moment où il tape cet identifiant, ma foi, on affiche la désignation et le prix unitaire hors taxe correspondant en fonction donc de l’identifiant. Alors moi, mon propos, c’est de dire : je ne veux pas que l’on puisse taper dans cette colonne, deux fois le même identifiant. Par exemple j’ai z456, je n’ai pas le droit de faire z456 une deuxième fois ici. Actuellement, il accepte et donc c’est idiot parce que si ici j’ai z456, là je vais mettre une quantité de deux et je n’ai besoin que d’une seule ligne. Donc écrire deux fois, ça n’a pas de sens. Donc il faut que j’empêche mon utilisateur d’utiliser deux fois la même référence. Comment faire cela ? Pour faire cela il faut utiliser une fonction Excel que je vais d’abord vous montrer dans une cellule vide par ici. Et donc cette fonction Excel va nous permettre de savoir combien de fois une valeur ou un texte, peu importe, apparaît à l’intérieur d’une zone. Et donc bien évidemment, après, une fois qu’on saura faire ça, on pourra dire : si ça apparait plus d’une fois, il y a une erreur. Alors comment va-t-on faire ça ? On va faire ça en utilisant donc cette fonction =NB.SI, ouvrez la parenthèse. Je vais sélectionner toute la colonne A puisque je ne sais pas à quel endroit l’utilisateur va s’arrêter de saisir et je vais, point-virgule, comme deuxième paramètre, dire que je veux comparer ce qui a été tapé par rapport donc à la cellule A1. Je ferme ma parenthèse et puis, ma foi, je fais Ctrl + Entrée ou Entrée si je n’ai pas de recopie à faire, peu importe. Et là on me dit : 1. Si maintenant je descends un petit peu plus bas, on me dit 2. Qu’est-ce que ça veut dire ce 1 ou ce 2 ? Regardez, le mot Identifiant, il n’apparait qu’une fois dans la colonne. C’est pour ça que j’ai 1. Par contre ici, j’ai 2, pourquoi ? Parce que z456 dans la colonne A, je l’ai deux fois. Si maintenant à la place de z456 ici, je mets f789 et que je valide. Vous voyez que mon 1 ici réapparait, j’ai z456 qu’une seule fois. Donc grâce à cette fonctionnalité, =NB.SI(A:A;A2), A3, etc., je suis en capacité de compter dans la colonne A sur toutes les lignes, quelle que soit la ligne, le nombre de fois où une valeur apparait. Si cette valeur est plus grande que 1, c’est que c’est la deuxième ou la troisième fois que je saisis, et donc là il y a un problème. Donc maintenant que je sais diagnostiquer ça, je vais mettre un blocage pour empêcher l’utilisateur de saisir plusieurs fois. Alors ce blocage va être sur cette base-là mais un petit peu plus fine. Je sélectionne en glissant dessus, je fais un clic-droit sur ma sélection, Copier, je fais Echap, je supprime cette cellule, je supprime celle-là en appuyant sur la touche Suppr et donc maintenant je vais sélectionner toute ma colonne A. Puis, je vais venir dans Données et je vais aller trouver tout ce qui correspond au Validation des données. Je clique sur Validation des données, ce qui fait apparaitre ce dialogue. Dans ce dialogue, Critères de validation, je vais choisir Personnalisés et je veux dire que mon critère est le suivant. Cmd + V, je colle la formule que nous avons vue tout à l’heure. Je vais remplacer ici A2 par A1 et là, je vais écrire tout simplement =1. Qu’est-ce que je dis ? Je dis que j’autorise la saisie d’une valeur une seule et unique fois. Donc ici dans la colonne A, A:A ça veut dire dans toute la colonne, de la ligne 1 jusqu’à la dernière ligne du classeur de la feuille. La valeur située dans la cellule A1 pour la première ligne, A2 pour la deuxième, A3 pour la troisième, etc., cette valeur ne doit apparaitre qu’une seule et unique fois. Si c’est égal à 1, il n’y a pas de problème, tout va bien. Si par contre ce n’est pas égal à 1, qu’est-ce que je dois faire ? Je dois faire une Alerte d’erreur et ici donc, je vais dire que je veux un Stop, j’empêche l’utilisateur d’aller plus loin. Je vais marquer Erreur de saisie, comme titre, et là je vais dire : L’identifiant doit être unique, et on va mettre, pour enfoncer le clou, quelques points d’excalamtion, derrière. Je fais OK, bien. Alors allons-y, je me positionne par exemple ici, puis là, je tape z456 et puis je valide et là on, me dit : Erreur de saisie, L’identifiant doit être unique !!! Annuler, Recommencer. Si je fais Recommencer, j’ai la possibilité de taper autre chose. Je vais taper par exemple s123, je valide. Ah bah oui, mais non, recommencez parce que ça existe déjà, s123, je l’ai déjà tapé. Si je fais Annuler, la saisie n’est pas pris en compte et donc je retrouve la saisie précédente ou la cellule vide. Et ça, ça marche n’importe où, dans n’importe quelle cellule. Par exemple, si je me mets ici, de cette colonne-là, z456, dès que je valide, on me dit que non, ça ne va pas. Voilà donc un système qui peut être extrêmement utile lorsque vous voulez limiter la saisie d’une chaine de caractères, lettres et chiffres, ou bien la saisie numérique, ou bien la saisie textuelle. Donc si vous voulez limiter à un seul exemplaire quelque chose, voilà comment il faut pratiquer. Grace à ça, vous limitez les erreurs éventuelles faites par l’utilisateur de votre feuille de calcul.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :30 juin 2017

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