SharePoint 2016 pour les concepteurs

Élaborer un type de contenu

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Vous allez créer un type de contenu spécifique pour le suivi de vos projets. Ce type de contenu contiendra des métadonnées spécifiques comme, par exemple, %achevé, date de début et date de fin.
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Transcription

Le classement d’un document dépend de son contenu et de son usage. C’est la raison de l’existence des types de contenu dans « SharePoint ». Un type de contenu, en fait, est un ensemble de colonnes qui sont regroupées dans le but de caractériser des documents. Alors, plus précisément, en fait un type de contenu spécifie un ensemble de propriétés sous forme de colonnes. Vous avez, non seulement, les colonnes comme ici par exemple, mais vous avez aussi éventuellement les paramètres de « flux de travail » qui peuvent être associés aux types de contenu et surtout, vous voyez qu’un type de contenu hérite d’un autre type de contenu. Donc c’est effectivement une condition importante, c’est quand vous allez créer votre type de contenu car vous pouvez créer vos propres types de contenu, eh bien il faut les faire dépendre d’un type de contenu plus simple mais d’un autre type de contenu qui est livré par « Microsoft ». Alors, dans cette vidéo, vous allez créer un type de contenu spécifique pour suivre vos projets. Alors, tout d’abord, vous allez créer une bibliothèque très simple. Donc sur le site racine de votre collection de site, vous allez tout simplement ajouter une bibliothèque, vous allez appeler une « Bibliothèque de documents », vous appelez « mes Projets ». On va modifier rapidement ces paramètres-là, tac, « Oui », « Enregistrer ». Voilà, très bien. Alors maintenant, vous allez créer votre type de contenu. Donc vous allez sur « Paramètres du site » et là vous allez donc créer un nouveau type de contenu, donc en plus, évidement, des types de contenu existant. Donc pour cela, vous allez dans « Types de contenu de site » et là vous cliquez sur « Créer ». Vous l’appelez « Projet » tout simplement, « Projet », mettre une « Description », et vous le faites dépendre du type de contenu parent « Document », pourquoi ? Eh bien parce que vous voulez suivre vos projets à travers un document que vous souhaitez caractériser, mais un document par exemple de type « Word ». Vous mettez que c’est un « Document ». Ici vous laissez tout le reste et vous cliquez sur « OK ». Alors vous avez bien créé le type de contenu mais pour l’instant, il ne fait qu'hériter des colonnes, voilà un petit peu en bas là, en dessous, il ne fait qu'hériter des colonnes du type « Document ». Donc, ce que vous allez faire c’est que vous allez ajouter vos propres colonnes. Donc vous allez « Ajouter à partir de colonnes de site existantes », vous cliquez ici là sur ce lien. Et là vous allez prendre les colonnes « % achevé », oui ça m’intéresse. Alors « Date de début », donc vous listez. Là ici, vous avez la liste de toutes les colonnes de site. Donc vous allez prendre « Date de début », « Ajouter », « Date de fin », alors il y en deux parce que en fait elles appartiennent tout simplement à des groupes différents. Là je prends la deuxième, « Date de fin ». De quoi j’aurai besoin encore ? Pour l’instant c’est bien, donc ok. Je vais valider par « OK ». Alors, au niveau du « Paramètres du panneau Informations sur le document », je vais cliquer dessus. Et là je vois que j’ai la possibilité de toujours afficher le panneau « Informations sur le document à l’ouverture d’un document ». Ça va forcer l’affichage du type de contenu finalement, du panneau lié au type de contenu lorsqu’un utilisateur va venir par exemple déposer un fichier dans la bibliothèque. Donc je coche, je clique « OK ». Alors, le type de contenu existe mais il faut que je l'associe maintenant à une bibliothèque. Donc évidement je vais l’associer à la bibliothèque « mes Projets ». Donc je vais dans « mes Projets », « Bibliothèque », « Paramètres de la bibliothèque » et là je demande dans les « Paramètres avancés » d’autoriser la gestion des types de contenu. Je dis « Oui », juste ça, ça suffit. Je descends et du coup, je vois apparaitre une section qui était cachée sinon, qui concerne le type de contenu. Alors on voit qu’effectivement la bibliothèque possède le type de contenu « Document » mais moi je voudrais ajouter le mien. Donc je clique sur « Ajouter » et là, dans le groupe « Personnaliser », je retrouve « Projet », je l’ajoute, « OK ». Alors j’ai presque fini parce que je vois toujours « Document ». Donc là je vais cliquer sur « Modifier l’ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau » et je décoche « Document ». Comme ça je n’ai plus qu’un seul type de contenu qui est le type de contenu « Projet » et qui en plus va être par défaut. Donc maintenant je vais sur « Projets » et je peux par exemple aller « Télécharger » un fichier quelconque. Donc je vais aller chercher un fichier. Donc je prends un fichier d’exercice. Voilà, celui-là par exemple, « OK ». Et voilà. Et là vous voyez apparaitre effectivement par exemple le pourcentage d’achèvement. Donc je peux mettre ici pour le projet « florale » le pourcentage. Tiens, je vais mettre que c’est un « projet », voilà. Donc ça c’est le nom du fichier, mais voilà je le garde comme ça. Je peux mettre une « Date de début », une « Date de fin ». J’ai caractérisé mon document. Donc ce qui me reste à faire, c’est au niveau ici de l’affichage, je vais simplement afficher les colonnes. Alors ça, ça ne m’intéresse pas trop. Par contre « % achevé » ça m’intéresse, « Date de début » et « Date de fin » aussi. Donc je garde ces colonnes. Et là je peux maintenant comme ça caractériser mes documents. Alors vous remarquerez que la « Date de début » par exemple est la « Date de fin ». Alors la « Date de fin », j’ai l’heure notamment qui s’affiche, ça ne me plait pas trop. Donc ce que je peux faire, ce que vous pouvez faire en tout cas, c’est retourner dans le type de contenu, au niveau du site, et là ici vous allez dans votre groupe à vous, personnalisé, vous ouvrez « Projet », vous ouvrez « Date de fin » et là, vous demandez à modifier la colonne de site et vous sélectionnez notamment, en termes d’affichage, d’avoir uniquement la date, plutôt que la date et heure. Et vous validez par « OK ». Vous revenez sur mes « Projets » et vous n’avez plus l’heure qui apparait. Alors en résumé : dans cette vidéo, vous avez appris à créer un type de contenu, à ajouter des colonnes de site à un type de contenu, à associer le type de contenu à une bibliothèque, à le paramétrer et à contrôler l’affichage du type de contenu dans la bibliothèque.

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Date de parution :9 mars 2017

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