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Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Élaborer un budget autour d'une solide structure

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La structure de découpage du projet, ou SDP, est comme un plan permettant de bâtir votre budget de projet. Une structure de découpage du projet est un regroupement logique des éléments que le projet doit fournir.
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Aller pour la première fois dans un endroit inconnu, sans GPS, ou sans une bonne vieille carte, peut s'avérer très ardu. Avancer dans la réalisation d'un projet sans disposer des informations appropriées, c'est comme rouler sans GPS. La structure de découpage du projet, ou SDP, est comme un plan permettant de bâtir votre budget de projet. Une structure de découpage du projet est un regroupement logique des éléments que le projet doit fournir. Cela peut être un diagramme, un tableau ou une liste qui organise les livrables en sections maniables. Ces sections sont ensuite décomposées en tâches, ou lots de travaux, qui peuvent être attribuées à une seule personne. Une structure de découpage du projet bien détaillée rend l'élaboration du budget plus aisée. Il est facile d'identifier chaque tâche et d'y associer un coût, en temps ou en argent, afin de lui attribuer un budget précis. Il existe deux méthodes pour monter un budget en utilisant une structure de découpage du projet : la méthode descendante ou la méthode ascendante. Examinons d'abord la méthode descendante, que je vous conseille d'utiliser au départ pour élaborer votre budget initial. Commencez par indiquer le projet en haut de la structure de découpage du projet. À partir de là, découpez le projet en différents niveaux de livrables que vous connaissez dès le départ. Vous n'avez peut-être pas tous les détails nécessaires en début de projet, mais ce n'est pas grave. Vous obtenez ainsi votre structure initiale de découpage du projet. Par exemple, mettons que je veuille construire un avion. En haut de la SDP, j'indique l'avion. Au niveau en dessous, j'ai le moteur, les ailes, le fuselage et le train d'atterrissage ; les principaux livrables nécessaires pour construire l'avion. Nous pouvons poursuivre et décomposer un livrable tel que le train d'atterrissage, qui comprend les roues, les freins, les pneus, les feux et les amortisseurs. Ensuite, à partir de cette structure de découpage du projet initiale, établissez une estimation budgétaire descendante. L'estimation budgétaire descendante est une vue d'ensemble. La plupart des dirigeants veulent savoir combien va coûter un projet avant son lancement. C'est pourquoi ils apprécient l'approche descendante car elle les aide à allouer leur budget et à le suivre. Donc, dans notre exemple, vous pouvez attribuer un chiffre en dollars à chaque composant pour en souligner le coût. Enfin, examinez si votre budget initial correspond aux attentes en matière de coût relatives au projet. Vous pouvez aider à définir ou ajuster ces attentes, et affiner votre budget initial en comparant vos résultats aux données de coût d'autres projets. Intégrez ces coûts aux données des livrables de la SDP pour établir les attentes initiales du projet. Voilà l'approche descendante. Examinons à présent la méthode ascendante. Dès lors que vous avez une vision plus détaillée du projet, vous pouvez évaluer les tâches nécessaires pour fournir les produits attendus. Ces tâches détaillées vous donnent la possibilité de travailler la structure de découpage du projet de manière ascendante. La première étape d'une SDP et d'une approche budgétaire ascendantes consiste à définir les tâches et à les attribuer à une ressource. Par exemple, pour construire le train d'atterrissage vous aurez besoin de tâches telles que : acheter les pneus, concevoir les amortisseurs, les construire, acheter les feux, puis les monter sur l'arbre du train d'atterrissage. Vous attribuerez chacune de ces tâches à une personne dotée des compétences adéquates. Puis, il vous faut imputer un coût à chaque tâche. C'est réalisable, car le temps, les ressources, les efforts,les compétences, les exigences ou les consignes de travail sont plus faciles à identifier au niveau de chaque tâche. Ensuite, regroupez les tâches et les coûts de façon logique de manière ascendante. Lors de cette étape, vous pouvez recueillir les données concernant le coût de la gestion de qualité. Vous pouvez également discuter des coûts des différents livrables en lien avec votre projet, et ajuster les coûts des livrables si des problèmes budgétaires apparaissent. Enfin, allouez un budget à un département ou une sous-équipe spécifiques afin de réaliser le projet décrit dans la SDP. Par exemple, vous détaillez le budget spécifique alloué à l'équipe du train d'atterrissage pour produire cette pièce. Un budget solide et réalisable nécessite une SDP. Vous récolterez les fruits du temps passé à la réaliser lorsque vous établirez et gérerez votre budget de projet, car elle vous aidera à gérer les attentes et à comprendre l'impact de chaque produit sur le coût global de votre projet.

Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Étudiez les bases de l’élaboration des budgets et utilisez les techniques d’estimation. Découvrez les différents outils de prévision de projet et assurez le suivi de vos budgets.

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Date de parution :31 janv. 2017

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