Les fondements de la gestion de projet : La communication

Élaborer les communications ciblées

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Vous verrez comment élaborer des communications adaptées aux différentes parties prenantes en respectant votre ligne de conduite.

Transcription

Après avoir établi une stratégie de communication globale, il est plus facile d'élaborer des communications ciblées qui seront différentes et adaptées à toutes nos parties prenantes. Nous avons déjà analysé soigneusement avec qui et pourquoi communiquer. Nous devons à présent mettre en place des méthodes efficaces qui permettent de faciliter les échanges avec tous nos partenaires. A partir des analyses de notre plan de communication les objectifs de communication avec chaque partie prenante doivent nous sembler évidents. Si ce n'est pas le cas, aucune inquiétude à avoir, c'est que notre plan de communication est imprécis et qu'il faut le retravailler, le peaufiner. Il se peut que des actions aient déjà été élaborées avec certaines parties prenantes lors de projets précédents par exemple. Si nous étions déjà en charge de la communication, nous devons envisager nos actions futures avec continuité. Dans le cas contraire, un travail de documentation est souhaitable afin de ne pas rompre brutalement une méthode qui pouvait fonctionner. En communication, l'envie d'être original et de se renouveler peut être séduisante. Toutefois, changer une communication qui fonctionne et qui a fait ses preuves, peut paraître quelque peu risquée. La justification d'un changement faible ou important réside dans l'inadéquation de la communication avec l'un des mots-clés vus précédemment. Autre élément important lorsqu'on développe une communication ciblée, nous devons garder en tête les évolutions prévisibles de nos parties prenantes en fonction du message que l'on souhaite délivrer et les éventuelles actions correctives à prévoir. L'analyse des risques de notre plan de communication doit normalement prendre en compte cela. Cela dit, dans les faits, ce n'est que l'expérience et le temps qui vous permettront de maîtriser ce critère-là. Nous rentrons maintenant dans une phase importante, c'est la phase de sélection de l'information. Nous devons morceler notre communication car chaque partie prenante a des buts spécifiques et un besoin d'informations sur le projet. C'est un exercice difficile qui demande une bonne connaissance de la situation. Encore une fois, l'analyse effectuée en amont est déterminante. Par exemple, les coûts de production ne sont pas une information nécessaire pour nos clients, en revanche, cette information pourrait être utile à communiquer à un gros client qui s'étonne de voir un prix élevé pour notre produit. Ainsi, pour chaque information sélectionnée, demandons-nous si elle est utile à notre partie prenante et si elle répond à un besoin ou au risque lié à cette dernière. Une fois la quantité et la somme d'informations sélectionnées, nous devons à présent choisir le support qui permettra de mettre en valeur le message que nous souhaitons émettre. En d'autres termes, nous connaissons le fond du message et il nous faut à présent déterminer sa forme. Chaque support de communication a des qualités et des défauts et établir ici un inventaire complet et précis serait bien trop fastidieux. Je vais toutefois vous présenter les principaux supports à l'aide de quelques exemples. La communication formelle comme les rapports, les rencontres officielles ou bien les instructions est à privilégier avec les parties prenantes puissantes comme les dirigeants, les actionnaires ou les fournisseurs. Elle peut être simple ou double voie et permet de cristalliser la circulation de l'information en gardant une trace, écrite principalement. La communication informelle, composée des courriels, des mémos et des discussions ad hoc est utile avec les parties prenantes intéressées. Les listes de diffusion comme les lettres d'information, les courriels groupés, les écrans d'information dans les lieux publics ou encore les communiqués de presse permettent de disséminer des informations aux parties prenantes sur l'avancement de notre projet. Elles sont généralement simple voie et rassurent les parties prenantes sélectionnées. Un site Web permet des mises à jour régulières sur notre projet en self-service. Les parties prenantes intéressées peuvent venir s'informer librement. Il est réservé à un type d'informations peu sensibles qui mettra en avant les qualités et les vertus de notre projet. Un entretien individuel permet de récolter de l'information et peut aussi recentrer un acteur au cœur du projet, notamment s'il y a un risque de diffusion. Par exemple, un employé de l'entreprise directement impliqué dans le projet s'est éloigné de la ligne de conduite et nous souhaitons comprendre les raisons de cet éloignement et les solutions que nous pourrions mettre en place afin de préserver le projet. Un tour, une visite des infrastructures de l'entreprise ou un forum public permettent de sensibiliser les groupes d'influence. Cela a un effet fédérateur auprès des parties prenantes et met en avant la qualité de notre projet et nos bonnes pratiques. Un comité de liaison est utile dans les projets de grande envergure. Il permet de maintenir une bonne circulation de l'information. Enfin, tous ces exemples de supports ou canaux de communication doivent être modulés par une fréquence de diffusion. La fréquence est souvent limitée par certaines contraintes. Nous en avons deux principales : l'argent et le temps. Très souvent, les deux sont liés. Notre budget nous demande de sélectionner les supports de communication nécessitant un coût élevé. D'autre part élaborer un message et l'adapter sur un support approprié demande beaucoup de temps. Ainsi les questions : combien ça coûte ? et quelle est la durée de conception ? sont au cœur de nos stratégies et choix de communication. La fréquence peut être modulée par d'autres facteurs, comme le niveau d'influence de la partie prenante. Par exemple, un dirigeant aura besoin d'un retour d'informations plus régulier, détaillé et fréquent qu'un actionnaire. Alors, avez-vous élaboré des stratégies de communication pour chaque partie prenante ? Avez-vous choisi un support et une fréquence adaptés à leurs besoins ?

Les fondements de la gestion de projet : La communication

Découvrez les différents canaux de communication. Maîtrisez les différents outils, méthodes et stratégies liés à la communication en gestion de projet.

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Date de parution :27 avr. 2017

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