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Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

Effectuer une somme matricielle conditionnelle ET

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De plus en plus souvent, dans le milieu professionnel, on est face à des listes de données comme ça, en provenance souvent de gros systèmes et là, on a besoin de faire des extractions. Alors, pour ça, on a plusieurs outils, lorsqu'on veut faire un tableau de synthèse de toutes ces données, on fait un tableau croisé dynamique. Lorsqu'on veut obtenir des sous-totaux par ville, par famille ou autre ou par date, peu importe, eh bien, on utilise la fonctionnalité sous-total intégrée à Excel. Mais lorsqu'on a besoin juste d'extraire une donnée de manière ponctuelle, qu'est-ce qu'on fait ? Prenons un exemple : moi, j'ai besoin de connaître le chiffre d'affaires réalisé à Marseille. Il est bien évident que je vais pas faire un tableau croisé dynamique pour avoir juste un total et je vais pas faire des sous-totaux pour n'avoir que le total de Marseille. Que faire dans ce cas-là ? Dans ce cas-là, je fais ce qu'on appelle une somme matricielle conditionnelle. Je vais vous demander de vous rapprocher des fichiers d'exercice de cette formation. Vous allez aller au chapitre 6, là, vous allez trouver un classeur qui s'appelle SommeMat, vous ouvrez SommeMat et donc, vous écrivez, par exemple, ici, Marseille et vous validez. Vous vous mettez là où vous voulez, par exemple, je vais me mettre ici et puis, là, on va faire une somme matricielle conditionnelle. J'écris « =somme », jusqu'à présent, c'est comme quand on fait une somme, je vais sélectionner tous les chiffres d'affaires, donc jusque là, rien de bien nouveau, il est évident que si je ferme ma parenthèse et que je valide, j'ai le total des chiffres d'affaires. Si je ne veux prendre que Marseille, je fais Multiplier et j'ouvre la parenthèse. Lisez le Multiplier ouvre la parenthèse comme étant le mot tel que. À partir de là, je vais exprimer une condition, ma condition, c'est quoi ? Tel que le contenu de cette cellule, je fais « = », je le retrouve dans toute cette colonne. Pour que cela fonctionne, il faut que le nombre de cellules que vous additionnez entre D2 et D36 soit égal au nombre de cellules que vous allez balayer pour trouver le mot Marseille. Si vous n'avez pas le même nombre de cellules des deux côtés, eh bien, ça ne marchera pas. On travaille là sous forme de matrice, une matrice, c'est ni plus ni moins qu'une zone. Pour que des matrices puissent être comparées, il faut qu'elles aient une taille identique. Elles ne sont pas obligées d'être sur la même ligne ou la même colonne, mais elles doivent avoir une taille identique. Je ferme la parenthèse pour ma condition, je ferme la parenthèse pour somme et là, je vais enfoncer la touche Ctrl, je la maintiens enfoncée. J'enfonce la touche Majuscule flottante, celle qui est juste au-dessus, je la maintiens enfoncée et avec un troisième doigt, j'appuie sur Entrée. Là, j'obtiens mon résultat. Je peux mettre un formatage dessus, en milliers, par exemple, voilà le chiffre d'affaires réalisé à Marseille. Si maintenant, j'écris ici brest et que je valide, j'ai le chiffre d'affaires pour Brest. Si j'écris nantes, j'ai le chiffre d'affaires de Nantes. Alors, vous allez me dire : « Oui, mais ça, moi, j'en déjà entendu parler sous forme d'une fonction qui s'appelle SOMME.SI. » C'est vrai, ça existe ! Seulement, SOMME.SI ne fait qu'une condition, si vous avez besoin de plusieurs conditions, vous faites quoi ? Eh bien, vous faites toujours une somme matricielle conditionnelle, c'est-à-dire qu'avec juste ce type de formulation, on va pouvoir traiter tous les cas de figures. Démonstration : J'ai besoin maintenant de prendre aussi la famille vidéo. C'est-à-dire que de nouveau, comme endroit, j'ai besoin de connaître le chiffre d'affaire réalisé à Nantes pour la famille vidéo. Je me positionne à un endroit où j'ai de la place, j'écris =somme, j'ouvre la parenthèse et là, comme tout à l'heure, je vais sélectionner l'intégralité des chiffres d'affaires et je vais dire que j'ai une première condition tel que. J'ouvre donc la parenthèse en ayant tapé multiplier par. Tel que quoi, tel que le nom de la ville qui est ici, je le retrouve partout, à l'intérieur de cette zone-là. Voilà, comme ceci, ensuite, je ferme ma parenthèse et je repars pour un tel que. Tel que quoi ? Eh bien, tel que la valeur qui est ici, soit égale à quelque chose situé dans cette colonne-là. Voyez, là, j'en suis déjà à deux conditions. Je ferme la parenthèse et je peux continuer : multiplier, ouvrir la parenthèse, tel que, tel que, tel que, autant que j'en ai besoin ! Les conditions que j'exprime ici, les deux conditions sont implicitement connectées entre-elles par le mot « et », il faut que les deux conditions soient remplies pour obtenir le résultat. C'est bien mon besoin puisque moi, je veux avoir le chiffre d'affaires réalisé à Nantes avec la famille vidéo. Donc, les deux sont liés, c'est pas ou l'un ou l'autre. Je ferme ma parenthèse une deuxième fois pour la somme, j'enfonce la touche Ctrl, la touche Majuscule flottante et tout en tenant ces deux touches enfoncées, j'appuie sur Entrée. Voilà donc pour la vidéo à Nantes, si je mets brest ici, je vais avoir le chiffre d'affaires réalisé à Brest, toujours pour la vidéo, si maintenant, je veux connaître le Hi-Fi, je fais hi-fi et là, voici le chiffre d'affaires de Brest en Hi-Fi. Bien sûr, je peux mettre un formatage dessus, il est même possible de faire des ou, mais c'est un petit peu plus compliqué, il y a un plus grand nombre de parenthèses de plus, de moins, donc ça, c'est quelque chose que l'on verra éventuellement, ultérieurement. Commencez déjà par maîtriser le Et et lorsque vous aurez une bonne maîtrise du Et, vous pourrez toujours vous concentrer pour essayer de faire un Ou.

Excel pour Mac 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :30 juin 2017

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