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Écrire des e-mails professionnels

Écrire un nouvel e-mail

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Il existe un grand nombre de paramètres d'envoi. Tenez-en compte et apprenez à répartir les destinataires.
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Transcription

Quand vous avez un mail à envoyer, vous avez deux façons de procéder. Soit vous écrivez un nouveau mail, un nouveau message électronique, soit vous répondez à un e-mail reçu et, dans ce cas, vous allez plus, dans cette partie-là, répondre. Là, elle est désactivée parce qu'il n'y a aucun e-mail auquel répondre. Imaginons que vous initiez l'échange autour d'un sujet, je vous conseille vivement de choisir l'option Nouveau message électronique. Vous pourriez être tenté de reprendre un ancien courriel, avec un sujet obsolète juste pour ne pas avoir à retaper l'adresse mail de votre correspondant. En dehors du fait que cela témoignera d'une certaine paresse, vous risquez de tromper votre destinataire avec un sujet dépassé et, pour peu qu'il imprime cet e-mail avec l'historique, il pourrait se retrouver avec des pages et des pages d'échanges qui n'ont plus rien à voir avec la question que vous abordez. Pour cette même raison, il est recommandé de ne pas multiplier les réponses et de partir d'un nouveau mail à chaque fois que le sujet change. Il faut savoir que vous pouvez adresser instantanément un même mail à plusieurs personnes. C'est d'ailleurs un des gros avantages de l'e-mail par rapport à la lettre. Le champ A ou bien To en anglais qui correspond au destinataire principal pourrait accueillir, en théorie, un nombre infini d'adresses, ici. Mais si vous excédez les dix adresses, la messagerie de vos correspondants risque de considérer votre e-mail comme un spam et de l'écarter automatiquement. Mieux vaut donc vous créer des listes de diffusion de dix personnes maximum et de multiplier les e-mails. Toutefois, vous avez aussi la possibilité de mettre en copie d'autres personnes par le biais des champs cc qu'on voit là et cci aussi qu'on voit ici. Ils se trouvent à côté ou juste en dessous du champ A. Dans ces champs, vous ne mettez que les adresses de personnes concernées par l'information mais qui, normalement, ne sont pas censées répondre à l'e-mail, elles n'ont aucune action à mener en lien avec lui. Cela peut être un supérieur hiérarchique qui doit en prendre connaissance, le personnel d'un service qui a besoin de l'info, etc. La différence entre cc (pour copie carbone) et cci (pour copie carbone invisible), c'est que, contrairement au premier cas, dans le second cas les adresses de tous ceux que vous y mettrez seront masquées les unes des autres et aussi du ou des destinataires principaux. Ce champ (ou ces champs) copie cachée permet donc d'éviter de diffuser sans leur consentement les adresses mail de vos contacts, tout simplement. Si, par exemple, vous devez envoyer à tous vos fournisseurs un même mail, je vous conseille de mettre vous-même en tant que destinataire principal dans le champ A, votre adresse mail et l'ensemble de ces contacts en cci (copie carbone invisible) ici, pour ne pas que chacun puisse obtenir les adresses des autres. Si vous avez mis certaines personnes en cc pour information, je vous suggère d'en préciser les raisons à votre destinataire principal dans le corps du mail, soit au tout début, soit à la fin. Cela peut se faire par une simple phrase du genre : J'adresse copie de cet e-mail à Monsieur Intel pour suivi du dossier ou bien Je vous invite à contacter Untel qui me lit en copie. Voilà dans quelles circonstances, on écrit un nouvel e-mail, en répartissant pertinemment les destinataires dans les différents champs de destination en fonction de leur lien avec le message. Dans la prochaine vidéo, nous allons voir comment il convient de répondre à un e-mail.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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