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Les fondements de la gestion de projet : La communication

Diriger les réunions de projet

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Dans cette séquence, Jean-Marc Pairraud vous explique comment organiser, mener et conduire une réunion de projet.

Transcription

Les NTICs ne prennent heureusement pas encore toute la place dans la communication de projet et certaines personnes vous diront, et à juste titre, que rien ne vaut une réunion de projet. Je veux parler ici de la vraie réunion de projet, celle où tous les collaborateurs sont présents dans une même pièce. Celle où toute la dimension du langage verbal, et non verbal, peut s'exprimer. Avez-vous déjà vécu une situation de crise en entreprise ? Je peux vous garantir que, dans ces cas-là, les acteurs principaux se réunissent en chair et en os. Pourquoi ? Pour limiter au maximum le bruit de leurs messages. Pour minimiser les incompréhensions dues aux différents supports. Lors de relations directes, nous sommes capables de sentir, toucher, voir les actions clairement et également de ressentir, palper, percevoir toutes les subtilités qu'une communication distante ou interposée nous cache. Dans la communication de projet, la réunion est donc un processus nécessaire et stratégique pour la conduite, l'ajustement et la coordination de notre projet. C'est un temps fort de notre communication de projet. Nous pouvons utiliser la réunion à des fins informatives, et faire ainsi circuler une certaine information et vérifier si cette dernière est perçue de la même manière par l'ensemble des parties prenantes présentes. Nous pouvons l'utiliser aussi afin de recueillir des informations sur l'état d'avancement du projet, par exemple. Nous pouvons l'utiliser enfin pour résoudre un conflit, comprendre un retard de la date de livraison finale du projet. En fonction du projet et des besoins, elle peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. La réunion de projet se conduit en trois étapes : la première concerne la préparation. Nous devons définir clairement le thème de notre réunion, l'objectiviser, le plan de déroulement en fonction du temps, la liste des participants et la logistique. Personnellement, j'aime effectuer de petites réunions quotidiennes avec les membres d'une équipe projet. La seconde étape concerne l'animation de la réunion. Une réunion bien préparée est toujours plus facile à animer. La clé du succès dépend beaucoup de la capacité du chef de projet à optimiser les phases capitales de communication et de coordination entre les parties prenantes concernées. À cet effet, la réunion est un temps fort de la gestion de projet car elle exige de savoir travailler et décider en commun avec le souci d'économie du temps et de l'énergie de chacun. Les principales qualités requises sont l'assertivité, l'empathie et le leadership. L'animation d'une réunion demande de maitriser trois phases : les phases d'exposé grâce à des messages-clés, des arguments de persuasion, des canevas de structuration, des supports et des documents synthétiques. Les phases d'échanges grâce à une régulation des temps de participation de chacun, des points d'accords, une maitrise du temps, une gestion des conflits, et une résolution des divergences, et pour finir, les phases de décisions grâce aux processus de décision progressive avec déclenchement d'adhésion, un plan d'action, une gestion du suivi et une conclusion. Enfin, la dernière étape de la réunion de projet concerne l'après-réunion. Chaque réunion doit se terminer par un compte rendu afin d'ancrer l'ensemble des actions menées durant cette dernière. Ce compte rendu doit intégrer l'ensemble des décisions prises, le plan d'action, le cadrage des écarts, le contrôle de l'avancée du projet, la coordination et la supervision des tâches. Un dernier détail : nous devons veiller à ce que ce compte rendu soit distribué à tous les participants de la réunion et qu'il soit compris par tous. Alors, avez-vous planifié des réunions tout au long de votre projet ? Utilisez-vous des supports adéquats sur lesquels vous pouvez vous appuyer ?

Les fondements de la gestion de projet : La communication

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Date de parution :27 avr. 2017

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