Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Différencier le suivi et les catégories

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Jean-Luc Delon vous aide à comprendre les actions de suivi d'e-mails. Vous allez également apprendre à utiliser les catégories.
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Transcription

Nous allons dans ce tutoriel aborder la différence qu'il peut y avoir entre les actions de suivi et les catégories. En deux mots, les catégories permettent d'organiser vos mails pour pouvoir les retrouver plus facilement. Et les actions de suivi sont là pour vous dire attention il faut que tu n'oublies faire telle et telle chose avant telle date. Les actions de suivi finalement se sont ni plus ni moins que des tâches. Ce que l'on faisait avant lorsque on n'avait pas d'ordinateur, l'idée c'est le nez au mouchoir pour se dire, ah, tiens il ne faut pas que j’oublie quelque chose. Alors, j'ai ici un certain nombre de mails et certains sont affublés d'un petit drapeau, comme c'est de là. Et donc, ce petit drapeau c'est justement un suivi. C'est un drapeau de suivi, drapeau que j'ai mis pour me rappeler qu'il faut absolument que je réponde à ces deux mails avant une certaine date. C'est donc devenir des tâches. Comme j'ai affiché ici le volet des tâches, je vois tout ce qui à faire d'ici Demain. Ce volet des tâches comment je le fais apparaître ? Tout simplement en venant dans Affichage, en allant dans DispositionBarre des tâches et je choisis ici Tâches. Si je relique sur Tâches, bien évidemment, le volet disparaît. Donc, le fait d'avoir une colonne supplémentaire quand vous avez un grand écran avec les tâches, un peu sympathique. On a un autre moyen de faire, je referme le volet. L'autre moyen c'est tout simplement de venir ici sur cette icône, en bas gauche de l'écran, pour afficher la liste des tâches qu'il y a à réaliser. Je reviens sur mail. Le fait de mettre un suivi sur un mail, fait ni plus ni moins que de créer une tâche. Alors, comment est-ce qu'on met ce drapeau ? De la manière la plus simple qui soit, il suffit de se positionner sur le mail, comme ici je clique gauche, on fait un clic droit, on vient sur Assurer un suivi et là, on choisit le suivi qu'on veut. Donc, Aujourd'hui par exemple, ben voilà. Ce mail c'est aujourd'hui qu'absolument qu'il faut que je traite. Si à nouveau, je fais apparaître ma Barre des tâches, comme ceci, Tâches, je m’aperçois maintenant que j'ai quelque chose à faire Aujourd'hui et quelque chose à faire Demain. Alors, forcément à un moment donné ou à un autre, je traite le problème et quand le problème,il est traité, bah je peux faire un clic droit dessus et puis dire et bah voilà, j'ai terminé, je viens sur Assurer un suivi et je dis Marquer comme terminé. Op, une petite coche fait son apparition, la tâche en question disparaît de la liste des tâches, le problème est réglé. Enfin, on fait un moins traité. Alors maintenant, je vais venir sur le suivant, là j'ai quelque chose à faire par rapport à ce message. Je vais faire un clic droit dessus, je vais venir sur Assurer un suivi et je vais dire, par exemple, je vais assurer ce suivi la Semaine prochaine. Donc, je change le suivi. Donc, je vois qui ci c'est la Semaine prochaine, j'ai donc jusqu'à la semaine prochaine pour le faire. Oui mais je me connais plus je le mets tard et plus j'ai tendance à l'oublier, donc, entre Aujourd'hui et la Semaine prochaine ce qui serait bien c'est d'avoir un dring dring, une petite alerte qui me dise, eh termine parcours par exemple. C'est bientôt qu'il va falloir quand même traiter ce problème parce que la date limite elle approche. Comment je peux faire ça ? Et bien, il suffit tout bêtement de mettre un rappel. Alors, je vais venir sur Accueil, je suis donc sur le mail en question et là je vais faire la chose suivante. Je vais venir sur Assurer un suivi dans le groupe Indicateurs. Et je vais venir cliquer gauche sur Ajouter un rappel. Donc, je dois Assurer un suivi, la date d’Échéance c'est le 30 septembre mais bon voilà voilà, je me connais si la date c'est le 30 et que aujourd'hui, nous sommes le 19 et ben je vais essayer quand même de me secouer un peu, on va dire ça le vendredi par exemple 23. Et à quelle heure ? Et bien, à 10:30. Et là à l'aide de cette petite icône, je vois que j'ai un fichier WAV qui est accroché à ça. Ça fera un signal sonore à la date en question, je fais OK. Donc maintenant regardez, j'ai à la fois le petit drapeau de suivi et une petite horloge à côté qui me dit attention, Ça fera dring dring. Je suis en revanche, peux changer à tout moment. Je suis dessus, y a quelque chose qui va pas au niveau de cette petite horloge, j'ai envie de changer la date. Qu'est-ce que je fais ? je viens dessus, je reviens sur Rassurer un suiviAjouter un rappel. Et là, je change, je vais dire non pas le 23, je peux faire le 22, je mets le 22, je fais OK Et le tour est joué. Et bien sûr donc à un moment donné, je vais traiter le problème et quand je traiterai le problème, je fais clic droit dessus, je viens sur Rassurer un suivi. Je dis Marquer comme terminé et le problème est réglé, petite coche verte, tout va bien se passer au vert. Voilà donc ce que l'on peut faire avec ces petits drapeaux. Maintenant, la catégorie, bien, par exemple, celui-là là, je voudrai lui mettre une catégorie pour pouvoir le retrouver facilement. Et ben, je vais cliquer sur le mail en question, je fais un clic droit je viens dans Classer, dans Classer où ? Dans clients. Op. Et là, la catégorie Clients. Et puis ce mail là, bah pareil, je vais mettre un clic droit, Je vais dire Classer dans la catégorie clients. Et puis celui là ici, je vais dire et ben que je veux le classer dans la catégorie Fournisseurs. Bref, j'attribue des catégories à mes différents mails. Alors à quoi ça sert ? Et bah ça sert à avoir des jolies couleurs. Non, ça sert pas qu'à ça. Ça me permet voyez, si je viens dans Affichage, j'ai la possibilité, on va fermer la Barre des tâches ici, de modifier l'affichage de telle sorte que mon affichage passe en affichage catégorie. Pour ce faire, je vais venir sur l'icône Organiser par du groupe Réorganisation. Je clique dessus. Et là, je vais dire organiser par Catégories. Et là, regardez bien ce qui se passe, op. Je peux replier les Clients, je peux replier le Fournisseurs, les Sans catégorie, néant, je peux les replier. Donc là maintenant, je peux voir que tout ce qui correspond aux clients, je peux voir que tout ce qui correspond aux fournisseurs. C'est assez sympathique. D'autre part, on a la possibilité bien sûr de rajouter des catégories si on veut pour mettre plusieurs catégories, je fais un clic droit, je viens sur Classer. Je vais dire que c'est un fournisseur Presse, donc ça a pas de sens, mais imaginons. Et là j'ai deux catégories qui sont sur le même élément et donc il apparaît dans ces deux catégories. Les catégories, vous pouvez dans l'Accueil Classer en cliquant sur Toutes les catégories, vous avez la possibilité de les renommer bien sûr. Donc là, je vais le retirer du mail sur lequel je me trouve. Ici, j'ai une catégorie qui est violet, je vais pouvoir la Renommer en l'appelant par exemple catégorie Commande en cours. La suivante, je vais la Renommer, je vais l'appeler SAV. Et ce mail, je vais lui affubler le SAV. Je peux aussi changer la couleur, si la couleur ne me convient pas. Je fais OK Mon mail maintenant est passé en SAV. Voilà donc comme résumé, nous avons le suivi qui permet de faire une action et nous incite à l'action le suivi, et de se dire attention il faut traiter ce problème avant telle date, et entre la date du jour et la date à laquelle le problème doit se traiter, on fait soumettre une alerte. Et la catégorie, bien, elle nous permet de cataloguer nos mails de manière à ce que l'on puisse plus facilement retrouver ces mails, surtout quand on a une grande quantité dans notre boite de réception.

Office 365 : L'essentiel d'Outlook

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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