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L'essentiel de SharePoint 2016

Développer un workflow

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Apprenez à concevoir et à monter un workflow d'approbation. Vous verrez également comment qualifier les différentes étapes de l'approbation.
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Il ne nous reste plus qu'à passer à l'étape Mise en place du workflow. Sur la bibliothèque qui s'appelle Logistique, en tant que Sabine Paris, je vais venir dans l'onglet Bibliothèque ajouter un nouveau flux de travail. De quel type ? Approbation. Après, il va falloir que je donne un nom à ce workflow, à ce flux de travail, je vais l'appeler : « Flux de travail simple », on verra pourquoi après. On a bien expliqué, lors de l'explication théorique des différentes actions du workflow, c'est demander à quelqu'un de faire quelque chose. donc il va falloir que cette personne accepte et fasse une tâche. Pour que la tâche soit accessible, il faut qu'elle soit créée quelque part dans le site dans lequel le workflow est hébergé. Donc ici, il me propose de créer une nouvelle liste des tâches. Je veux garder également l'historique du flux de travail. L'historique du workflow, savoir ce qui a été fait, quel jour, à quel moment, Automatiquement, je lui demande de garder l'historique des flux de travail pour chaque instant, c'est-à-dire chaque démarrage de flux sur un document. Après, je vais définir quel est le déclencheur de mon flux de travail. À savoir qu'on peut demander que le flux de travail démarre automatiquement lorsqu'un nouvel élément est créé. J'aurais pu demander également à ce que le workflow redémarre dès que le document est modifié. Dans un premier temps, je vais prendre le contexte simple, à savoir que je voulais que le flux de travail démarre automatiquement à la création d'un nouvel élément. J'ai également la possibilité de lancer le flux de travail manuellement. Nous retrouverions, dans le menu contextuel du document, le flux de travail qui pourrait être lancé à la main. On peut également remonter le niveau d'autorisations nécessaire pour démarrer manuellement un flux de travail et demander, par l’intermédiaire de cette petite case à cocher, que l'autorisation Gérer les listes soit obligatoire pour démarrer le flux de travail manuellement. Étant donné que je lui ai demandé à ce qu'il le crée automatiquement, je vais laisser, malgré tout, le démarrage manuel. Imaginons que j'ai une perte de réseau à un instant T, c'est toujours intéressant de pouvoir le lancer manuellement, mais je ne demande pas à remonter le niveau de privilège pour autant. Je résume, première étape, je choisis le type de workflow. Deuxième étape, je donne un nom à ce workflow. Troisième étape, je lui dis de créer une nouvelle liste des tâches pour automatiquement mettre les tâches qui se rapportent à ce flux de travail, qu'il garde l'historique du flux de travail, et je lui demande à ce que le workflow démarre automatiquement à la création d'un nouvel élément. Je fais suivant. Il me faut maintenant définir les différentes étapes du workflow. D'où l'intérêt de ce que je vous ai dit précédemment, quitte à faire une maquette papier de votre workflow. Ce que je veux, c'est que dans un premier temps, puisqu'on n'a pas des tonnes d'utilisateurs et de groupes sur la session de travail aujourd'hui, la première personne contactée pour dire si elle est d'accord ou pas avec le document, ça sera Nicolas. Je vais choisir Nicolas. Je valide son nom, à partir du moment où je n'ai pas tapé le nom exact, j'ai des petites vaguelettes rouges qui me permettent, si je clique dessus, de choisir ce qui peut correspondre. Il peut me proposer plusieurs possibilités. Si c'est quelque chose qui doit être défini un à la fois, c'est-à-dire en série, rappelez-vous le schéma que l'on a vu précédemment, en l'occurrence, c'est ce qui va être mon cas, d'abord c'est Nicolas, puis ce sera Sabine, j'aurais pu me contenter de renseigner les deux noms séparés par « ; » et venir après valider les noms. Là, j'ai bien les deux personnes, ou les deux groupes, en série. Cela aurait été en parallèle, il aurait fallu que je choisisse d'abord les deux personnes ici, et là : simultanément. Si mon flux de travail devait comporter plusieurs étapes, à savoir les deux personnes en parallèle, puis une autre en série, il aurait fallu que j'ajoute une autre étape. Je pourrais choisir à chaque fois si c'est simultanément ou en série. En l'occurrence, comme je vais faire un workflow assez simple pour montrer comment ça se passe, je vais choisir les deux personnes, le premier approbateur sera Nicolas, le deuxième Sabine, et les uns après les autres, donc en série. Cette étape, je n'en ai plus besoin, je peux supprimer cette étape. De la même façon, je fais appel à des utilisateurs, ça n'aurait pas été Nicolas mais le groupe responsable, il aurait fallu que je décide, pour passer à l'étape suivante, s'il fallait l'approbation de toutes les personnes : un groupe ET, ou une personne du groupe : un groupe OU. C'est par l'intermédiaire de cette fonctionnalité que je définis si c'est à chaque groupe entré d'affecter une tâche à chaque membre et à chaque groupe qu'il contient. Je résume, si c'étaient des groupes que j'avais mis dans les affectations, ça aurait été pour chaque personne du groupe : un groupe ET. Si j'avais voulu générer un groupe OU, il aurait fallu que je décoche. Étant donné que je fais appel à des personnes et pas à des groupes, ça n'aura pas d’incidence. Il existe un modèle standard d'envoi de notifications pour le workflow. Je pourrais continuer à personnaliser l'information via ce champ de demande. En l'occurrence : « Merci de valider ou non ». Cela vient en plus du formulaire standard. Je vais avoir la possibilité de définir des échéances. Pour éviter que le circuit de validation ne traîne trop longtemps, je pourrais définir une échéance pour la totalité des tâches. En l'occurrence, j'ai deux personnes. Si j'en avais dix, j'aurais dix tâches affectées. Là, je pourrais mettre une date butoir pour la totalité des tâches. Imaginons, vous faites un flux de travail pour la remise d'un budget ou d'une liasse fiscale, il y a une date butoir à laquelle toutes les tâches doivent être réalisées. C'est une indication qui apparaîtra également dans l'envoi de la notification. Après, je pourrai définir une durée par tâche. À savoir, je dis que c'est huit jours par tâche. J'aurais pu également dire que c'est deux et non pas jour, ici, mais semaine par tâche. Ceci apparaîtra également dans la gestion des notifications du workflow. Là, étant donné qu'on va faire les tests immédiatement, je ne vais pas mettre de notifications supplémentaires en termes d'échéance. Qui va être prévenu ? Rappelez-vous le petit schéma que l'on a vu au départ, par mail, les personnes qui sont signataires. Malgré tout, si vous voulez tenir au courant d'autres personnes, à l'instar de ce qu'on a sur Outlook, vous avez un champ copie-conforme. Ça permet d'avertir des personnes lorsque le flux de travail démarre et lorsqu'il se termine, sans leur affecter de tâches. Attention, ce n'est qu'au début et à la fin, pas pour les étapes intermédiaires. Ça permet d’informer une assistante non signataire du flux de travail, mais de la fin du flux de travail. Ne serait-ce que pour qu'elle puisse voir l'historique. Après, je vais avoir le comportement de l'arrêt de ce flux de travail. Est-ce que je décide d'arrêter le flux de travail dès qu'il y a le premier refus ? Ce qui, en général, est fait. Ou dois-je terminer le flux de travail lorsque le document est modifié ? Rappelez-vous que nous pouvions, au démarrage, définir le déclencheur. Est-ce c'est quand un nouveau document est créé ? Est-ce que c'est quand un nouveau document est modifié ? On pourrait partir du principe que je veux terminer ce flux de travail quand son circuit de validation est modifié. Dans ce cas-là, il aurait fallu que je coche la case, pour remettre le document en validation dès qu'il est modifié. D'une manière générale, tous les scénarios sont possibles. Il faut que ça colle vraiment à une demande du métier. Je vous donne un exemple, si je suis sur un document qui doit évoluer tout au long de son circuit de validation, parce qu'il y a différentes étapes, ça va passer par un service qualité qui va vérifier le document, bien évidemment, le document doit être modifiable. Dans ce cas-là, il y a de fortes chances que je ne mette pas un flux de travail qui se termine en cas de modification. Par contre, si je viens faire une demande d'investissement, par exemple, elle est en fonction du montant. Si je viens à changer le montant, les personnes qui ont signé les premières n'ont pas signé pour le même montant. Il faut que je dise que si le document est modifié pendant le circuit de validation, je veux terminer le circuit de validation et le remettre en application dès que la modification est apportée. Tout dépend de vos besoins. Je résume, je voulais définir comment « dessiner le workflow », les différentes étapes. Je prends le contexte du groupe en importance, je peux personnaliser les notifications, définir des échéances, mettre des gens en copie sans qu'ils ne soient signataires et je définis le moment où le flux de travail est arrêté. Je ne vous parle pas de la dernière option pour l’instant, nous verrons tout à l'heure. Je n'ai plus qu'à enregistrer mon workflow, il va se déclencher automatiquement sur la liste, et je vois pour l'instant que je n'ai aucun flux de travail en cours. C'est ce que nous allons vérifier tout de suite, c'est-à-dire la mise en situation. Comment va fonctionner ce circuit de validation au fur et à mesure ?

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Date de parution :29 mars 2017

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