SharePoint 2016 pour les concepteurs

Développer la stratégie d'une liste

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Dans cette vidéo, vous apprendrez à enregistrer toutes les modifications, l'archivage ou la suppression de documents dans les journaux d'audit.
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Transcription

Dans cette vidéo, vous verrez comment enregistrer toutes les modifications, archivages ou suppressions des documents dans des journaux d’audit. Alors, on le fait à travers un objet qui s’appelle « une stratégie de gestion ». Cet objet, la stratégie, peut être associé soit à une bibliothèque, donc vous allez sur une bibliothèque, par exemple au niveau des paramètres et vous remarquerez que vous avez effectivement « Paramètres de la stratégie de gestion des informations », soit vous pouvez le faire à travers la notion de « Type de contenu ». Et c’est mieux parce que c’est plus transversal. Donc là, je suis au niveau du site racine. Je vais dans « Types de contenu de site ». Et là, je dois trouver normalement, voilà, un type de contenu que j’ai créé, « Projet » et je peux lui associer des paramètres de stratégie de gestion des informations. Donc je l’ouvre. Alors, je peux déjà activer la rétention. Le principe de la rétention, c’est d’aider vos utilisateurs à gérer le cycle de vie des documents. En effet, les documents ont tendance, déjà, à s’empiler, même j’ai envie de dire, à se sédimentariser. Autrement dit, certains documents existent mais on ignore où ils se trouvent, etc. Donc il faut de temps en temps avoir des mécanismes qui permettent soit de faire remonter les informations, soit au contraire, de les archiver au sens classique du terme, c'est-à-dire de les déplacer dans un endroit un peu spécifique. Eh bien, on peut le faire grâce à une rétention. Pour cela, il faut ajouter une étape de rétention et indiquer déjà quelle condition va déclencher la rétention. Alors par exemple, ça peut être une absence de modification depuis un certain nombre d’années : si le document n’a pas été modifié depuis plus de cinq ans par exemple. Eh bien, à ce moment-là je peux déplacer carrément le fichier vers la Corbeille, je peux le supprimer, le transférer vers un autre emplacement, etc. Alors, « Déplacer vers la Corbeille », et pire encore, « Supprimer définitivement », peut paraitre un peu rude mais toutefois imaginez un environnement par exemple de développement ou un environnement de test où il faut faire du ménage régulièrement, eh bien, ce n’est pas si choquant. Ensuite, vous avez aussi : « Transférer vers un autre emplacement ». Alors ça, ça se prépare quand même un petit peu au niveau de l’administrateur  « SharePoint ». Son rôle est de définir des emplacements d’archivage des documents notamment. Alors, je dis « archivage », en fait c’est plus large que l’archivage même si c’est vrai que dans la pratique souvent c’est utilisé pour l’archivage. Mais bon voilà, ça peut être plus large que l’archivage. Ensuite, vous pouvez aussi : « Démarrer un flux de travail ». Alors ça, c’est plutôt intéressant. Bon, sur cette plateforme, là, je n’ai pas développé de flux de travail mais si j’avais développé un flux de travail, je pourrais sélectionner ce flux de travail et je pourrais le démarrer et lui, pourrait déplacer, copier, enfin tout ce qu’on peut faire avec les flux de travail. Donc là, je vais simplement dire que je supprime définitivement et je valide par « OK ». Ensuite, vous pouvez activer l’audit. Alors ça, c’est vraiment intéressant dans la mesure où vous pouvez suivre la vie d’un document, savoir qui l’a ouvert, qui l’a téléchargé, est-ce qu’il y a eu des modifications, est-ce qu’il a été archivé, déplacé, copié, supprimé, sachant que bien sûr, tout cela a un « coût » entre-guillemets. C'est-à-dire que si vous mettez en place un audit, forcément des traces sont écrites et ça consomme des ressources. Donc généralement, il faut le faire avec discernement. Mais bon, des fois c’est extrêmement important, par exemple sur des documents sensibles. Alors, on peut éventuellement utiliser un code-barres avec une douchette par exemple et puis activer l’étiquette. Alors, ça c’est aussi intéressant dans le sens où vous pouvez très bien travailler dans une organisation qui demande que tous les documents produits soient étiquetés. Alors dans ce cas-là, vous invitez les utilisateurs à insérer une étiquette avant l’enregistrement et empêchez la modification d’étiquettes. Donc là ici, je vais mettre par exemple « CONFIDENTIEL ». Donc c’est associé à mon projet. Je peux régler la hauteur, on va mettre une hauteur d’un centimètre, cinq centimètres. Et si je fais « Actualiser », voilà, je vois le résultat. On peut changer la taille, évidemment tout ça. Donc je clique sur « OK » et vous allez mettre en pratique justement le paramétrage que vous avez fait de la stratégie. Donc il faut aller sur une bibliothèque qui est associée au type de contenu « Projet », justement « mes Projets ». Et là, je vais prendre par exemple ce document, je vais l’ouvrir. Je vais le modifier. Là, je vais mettre par exemple « Modification provisoire ». Voilà. J’enregistre. Et regardez le « pop-up » qui apparait. « La stratégie de ce document implique que celui-ci comporte une étiquette. Souhaitez-vous insérer une étiquette maintenant ? » Alors, si vous répondez « Non », bah vous continuez mais le document n’est pas enregistré. Sachant que si vous répondez « Oui », cela insère l’étiquette mais qu’il faudra de toute façon enregistrer votre document. Donc là, je réponds « Oui ». Je vois bien l’étiquette, elle est bien là. Et maintenant, je peux enregistrer. Le document est enregistré, je ferme. Et effectivement, je peux vérifier. Je fais « F5 » mais je peux vérifier en l’ouvrant. J’ai bien mon étiquette qui va apparaitre ici, dans l’en-tête du document. Donc ça, c’est un exemple du mécanisme de la stratégie de gestion des informations.

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Date de parution :9 mars 2017

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