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Excel 2010 : Astuces et techniques

Détecter les doublons

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Vérifiez rapidement la présence de doublons dans une table ou dans un tableau. Apprenez également à les traiter et à les supprimer.
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Transcription

Lorsque l'on a, dans un fichier Excel, beaucoup d'information, de données, et que l'on a besoin de chasser les doublons, là, en l'occurrence, j'ai une colonne qui correspond à mes numéros de commande, ça aurait été la même chose avec des numéros de factures, il ne faut pas que j'ai de doublons, ce n'est pas normal. Comment puis-je faire, d'abord pour visualiser les doublons ? Et peut-être réparer des erreurs de saisie en supprimant les doublons ? Nous allons avoir deux types de comportement suivant si l'on est sur un tableau ou sur une plage de cellules. Je commence avec le tableau et pour bien vous montrer, j'ai créé un doublon dans mes références de commande. Comment est-ce que je peux le visualiser ? Je sélectionne ma colonne, je viens chercher dans les mises en forme conditionnelle, au niveau des règles de mise en surbrillance, les valeurs en double. Je pourrais spécifier un format particulier, je laisse le format par défaut : le remplissage rouge clair et le texte rouge foncé. Mais j'aurais pu le personnaliser, comme je vous l'ai montré tout à l'heure. Je n'ai plus qu'à faire OK et je vois que j'ai un double. Ce n'est pas évident, si j'ai x lignes, de retrouver quelles sont les doubles. Pour cela, je vais exploiter le filtre par couleur. Comme la règle de mise en forme conditionnelle porte sur le remplissage et porte également sur la police de caractères, je peux filtrer par rapport à la couleur de remplissage et voir où est-ce que j'avais un doublon. J'aurais eu exactement le même fonctionnement que ce soit sur un tableau ou sur une plage de cellules. Je vais juste changer ma référence ici. C'est celle que j'avais changée précédemment sur le tableau, c'est fait. Que je sois en plage de cellule ou en tableau, cela ne change absolument rien, je sélectionne ma colonne. Je viens chercher la mise en forme conditionnelle qui m'intéresse, je valide. La seule différence, c'est que le tableau m'a rajouté automatiquement les filtres. Là, je ne les ai pas, il faut que j'aille les mettre pour pouvoir, par la suite, exploiter les filtres par couleur. Voilà pour la partie recherche de doublons. Maintenant, je vais commencer à aller un peu plus loin, à savoir que je vais réellement créer un doublon. D'abord, je reviens mettre la bonne référence, du coup, voyez que la mise en forme conditionnelle est partie. Sur la plage de cellules, pour créer un doublon devant vous, je vais venir sélectionner toute une ligne et juste faire un copier-coller. Copier, je me mets là et je fais Insérer les cellules copiées. Maintenant, je vais faire exactement la même chose, mais sur mon tableau. je sélectionne ma ligne, je fais copier, et je me place ici, et regardez que si je fais Insérer les cellules copiées, je vais avoir un message ; ce n'est pas un message d'erreur, c'est simplement que, rappelez-vous, un tableau est un périmètre. Il me dit que je ne peux pas insérer directement la ligne qui a été copiée. Je n'ai plus qu'à revenir en arrière et sélectionner, cette fois-ci, ou que les valeurs, c'est possible, ou commencer par insérer une ligne vierge et rechercher la ligne en question. Ne vous étonnez pas, c'est normal que vous ayez cette erreur, elle provient du fait qu'on ne peut pas, dans un tableau, insérer une ligne complète. Je vais juste changer, à nouveau, la valeur qui était 45 pour ne plus avoir cette mise en forme conditionnelle qui apparaît. Il y a déjà un comportement différent si je veux insérer un élément, en l'occurrence, faire en sorte que je crée un doublon devant vous. OK, si je suis dans un tableau, j'ai des outils de tableau et parmi ceux-ci, j'ai quelque chose qui s'appelle Supprimer les doublons. En termes d'enregistrement, en termes de dénomination dans les bases, un doublon, en termes informatiques, c'est toutes les colonnes identiques, voilà pourquoi il m'a sélectionné la totalité de mes colonnes. Si, exceptionnellement, je voulais vérifier un doublon qui ne porte pas sur la date de commande, il faudrait que je désélectionne la colonne que laquelle je ne veux pas faire de vérifications. C'est les erreurs de copier-coller que je veux chasser. Donc, je viens garder la sélection des colonnes, et voilà, il me dit qu'une valeur en double a été trouvée et supprimée et il m'en reste 199 valeurs uniques. de la même façon, j'aurais pu faire ça sur la plage de cellules, si ce n'est que je ne vais pas trouver l'option dans les outils de tableau, je ne suis pas sur un tableau. Par contre, je traite des données. Je vais trouver cette option dans l'onglet qui correspond aux données, parmi les outils de données, je retrouve Supprimer les doublons. Avec, à chaque fois, la même possibilité, de dé-sélectionner certaines colonnes qui ne doivent pas faire partie de ma recherche. Je n'ai plus qu'à valider, il m'a trouvé la même chose. Voilà, en quelques sorte, comment je peux exploiter la mise en forme conditionnelle pour visualiser mes doublons et après, que je sois sous format tableau ou plage de cellules, je peux lui demander de supprimer automatiquement les valeurs en double.

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