Excel 2013 : La validation des données

Détecter et reprendre les erreurs de validation

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La validation des données empêche les erreurs de saisie et vous permet également de repérer les cellules qui en contenaient déjà.
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Transcription

Durant cette session, nous allons apprendre ensemble à détecter, puis reprendre les erreurs de validation. Partons de cet exemple. J'ai une base de données classique, donc là, avec 1102 lignes, écrites de façon normale. Toutefois, cette base de données est remplie d'erreurs, mais elles ne sont pas visibles immédiatement. Comment faire pour les rendre visibles ? Vous pouvez aller dans Données, puis juste à côté de Validation des données, vous pouvez cliquer sur la flèche, puis cliquer sur Entourer les données non valides. Premier problème qui me saute immédiatement aux yeux : votre feuille contient plus de 255 cellules non valides, seules les 255 premières cellules seront donc marquées. Cette méthode ne me permet pas d'afficher toutes les erreurs. OK. Avantage toutefois, les erreurs sont immédiatement visibles, le visuel est frappant. Je peux donc repérer quel est le problème. Si j'ai besoin d'une analyse un peu plus fine, je peux cliquer sur n'importe quel cercle, puis retourner dans Données, Validation des données et lire. Là, je peux comprendre qu'Excel demande une longueur de texte égale à trois caractères. Évidemment là, ce n'est pas le cas, j'en ai quatre. Je peux donc travailler sur cette erreur. Avantage, c'est visible, je peux faire un diagnostic. Inconvénient, je n'ai pas toutes les erreurs, et surtout, je ne peux pas chiffrer la quantité de travail que j'ai, je ne peux pas l'estimer. Je ne sais pas si je peux m'y mettre maintenant ou si je ferais mieux de l'étaler dans le temps. Pour effacer les cercles, je peux aller dans Validation des données, cliquer à côté, puis Effacer les cercles de validation. Si vous désirez un outil complet, je vous recommande d'utiliser une table automatique. Comment on fait ? On clique n'importe où dans les données, ensuite Insertion et Tableau. Par défaut, Excel sélectionne toutes les cellules qui sont à proximité, donc toute votre base de données. La seule chose que vous ayez à faire consiste à préciser si votre tableau comporte des en-tête, ou non. Là, c'est le cas, Date, Référence, je laisse coché. OK. Là, ce que je peux voir, c'est qu'à côté de certaines cellules, j'ai une petite flèche ou un petit triangle vert. La table me permet donc de détecter les erreurs. Je peux ensuite cliquer dessus, faire Données, Validation des données, et comprendre ce qui se passe. Pourquoi est-ce que je vous recommande de faire une table ? La table vous permet d'obtenir des boutons de filtre, assez rapidement, qui vous permettent de trier et de filtrer. Mon but va être de filtrer uniquement les erreurs. Ainsi, je peux les traiter immédiatement et les chiffrer. Comment on fait tout ça ? Tout d'abord, je dois noter quelque part quel est mon critère. Longueur de texte égale à 3. C'est utile uniquement pour moi, ça me permet de savoir qu'est-ce que je recherche. Mon but va être de créer un filtre qui va me permettre de récupérer tout ce qui ne contient pas trois caractères, parce que c'est là-dessus que je peux détecter si j'ai une erreur ou non. Je clique sur mon bouton de filtre, puis Filtres textuels et là, Filtre personnalisé. Ici, je vais chercher est différent de. Mon but est évidemment de sélectionner tout ce qui est différent de ce critère. Là, je vais utiliser les caractères spéciaux. Utiliser le point d'interrogation pour représenter un caractère. Effectivement, le caractère, pour moi, n'a pas d'importance, c'est le nombre de caractères qui est important. Je vais donc mettre trois points d'interrogation; Mon filtre va donc garder tout ce qui est différent de trois points d'interrogation, donc de trois caractères. Je fais OK. Et là, effectivement, mon filtre est correct. Toutes les cellules que j'ai sous les yeux sont celles qui contiennent l'erreur. Énorme avantage, je peux travailler directement sur ces cellules. Autre énorme avantage, si je clique sur la colonne B, en bas à droite, je peux voir Nombres non vides, Si j'exclus le titre, cela veut dire que j'ai 611 cellules qui contiennent une erreur. La table automatique me permet de filtrer très précisément mes erreurs, et donc de les traiter. Vous savez donc désormais comment détecter et traiter les erreurs de validation dans Excel.

Excel 2013 : La validation des données

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Date de parution :9 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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