Excel 2016 : La validation des données

Détecter et reprendre les erreurs de validation

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La validation des données prévient non seulement les erreurs de saisie, mais elle vous permet aussi de repérer les cellules qui en contenaient déjà.
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Transcription

Durant cette session, nous allons apprendre ensemble à détecter puis reprendre les erreurs de validation. Ici, nous avons un exemple de base de données avec des dates et des références. Ici, j'ai plus de 1 100 lignes. Je reviens au début. 1 100 lignes classiques qui sont écrites et pourtant, elles sont remplies d'erreur. Mais je ne peux pas le voir. Une technique toute simple à votre disposition que vous avez pour pouvoir repérer ces erreurs consiste à cliquer dans Données. Juste à côté de l'icône de validation des données, vous avez une flèche, vous pouvez cliquer dessus. Puis cliquez sur Entourer les données non-valides, ce que je fais. Premier problème qui vous saute aux yeux : votre feuille contient plus de 255 cellules non-valides. Seules les 255 premières cellules seront donc marquées. OK. L'avantage c'est que c'est immédiatement visuel. Je comprends où se situe l'erreur. L'inconvénient, c'est que ça ne sélectionne pas tout. Cela me permet toutefois de cliquer sur une des cellules concernées puis d'aller dans Données, Validation des données, et de comprendre quelle est l'erreur. Là, je dois avoir une longueur de texte égale à 3 caractères. Effectivement, là j'en ai 4. Si vous avez besoin d'une analyse rapide, c'est un très bon outil. Si vous devez corriger toutes les erreurs, ce n'est pas un outil performant. Pourquoi ? Simplement parce qu'il ne les détecte pas toutes immédiatement. Vous ne pouvez pas chiffrer votre travail. Simplement parce qu'il ne les détecte pas Vous ne pouvez pas chiffrer votre travail. Je reviens en arrière. Si besoin, je les fais réapparaître : Données Validation de données. Entourer les données non-valides. OK. Pour les faire disparaître, vous pouvez y retourner, puis effacer les cercles de validation. Si vous voulez effectuer un travail plus précis, je vous recommande d'utiliser une nouvelle fois, une table automatique. Comment faire ? Cliquez n'importe où dans vos données, puis allez dans Insertion, puis Tableau. Par défaut, il va sélectionner toutes les données qui sont à proximité. Donc là, tout le tableau. La seule chose que vous avez à faire, c'est préciser si votre tableau comporte ou non des en-têtes. Là, c'est le cas. OK. Première chose qui apparaît : vous pouvez voir des petits triangles verts, des petites flèches vertes. Cela vous indique qu'il y a effectivement des erreurs. Là, nous savons déjà qu'il s'agit d'erreur de validation. Ce que je vous conseille de faire à partir de ce stade, c'est d'analyser l'erreur. Données Validation de données Je dois avoir une longueur de texte égale à 3 caractères. Écrivez-le quelque part. Je dois avoir strictement 3 caractères. Ensuite, ce que je vous recommande faire, c'est de créer un filtre qui va vous permettre d'englober toutes vos erreurs. Votre tableau automatique crée ce type de filtre. À vous de le personnaliser. Je clique donc. Puis je vais dans Filtres textuels et je vais choisir un filtre personnalisé. Mon but c'est d'avoir uniquement ce qui ne possède pas 3 caractères. Je vais donc utiliser les caractères spéciaux qui se trouvent en dessous, utiliser un point d'interrogation pour représenter un caractère. J'en mets 3. 1, 2, 3. Là, qu'est-ce que j'indique à Excel ? Je veux tout récupérer qui contient au moins 3 caractères. Précisément la recherche : je veux quelque chose différent de. Et différent de 3 caractères. Tout ce qui ne correspond pas à ce critère, et donc tout ce qui apparaît en erreur, apparaîtra. Je fais OK. Et là, je peux voir effectivement, que je n'ai que des erreurs. Que des triangles verts. Cette technique est excellente, pourquoi ? Parce que vous avez premièrement, uniquement les erreurs sous les yeux, et deuxièmement, vous pouvez le chiffrer. En cliquant sur la colonne B, en bas à droite, vous avez un nombre non-vide : 612. Si j'exclus le titre, ça fait 611. En quelques clics, je sais que j'ai 611 erreurs à traiter. Ce que ne permettaient pas les cercles de validation. Vous savez donc désormais comment détecter et reprendre les erreurs de validation, dans Microsoft Excel.

Excel 2016 : La validation des données

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Date de parution :13 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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