L'essentiel de Project 2016

Désactiver une activité

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Votre formateur vous explique le rôle du bouton de désactivation d'activité, et les raisons pour l'utiliser. Vous apprendrez aussi qu'on ne peut pas masquer une activité.
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Transcription

Nous allons encore travailler dans la planification du projet. Cette fois, nous allons faire une petite manœuvre que Microsoft Project nous permet de faire et qui nous empêche de briser des liens entre nos activités et de s'assurer que notre planification est toujours équivalente, elle est toujours bonne et de s'assurer qu'on n’aura pas un problème si on fait une manœuvre qui pourrait briser des liens entre activités. Dans notre exemple, c'est un projet quand même relativement simple. Ce n’est peut-être pas un problème. Mais dans un projet plus complexe avec plusieurs activités, ça devient parfois un peu plus compliqué. Donc, j'explique la manœuvre que nous allons faire. Nous commençons à travailler le projet. Vous en faites une planification. Nous sommes sur la phase Débuter l'exécution. Et on s'en rend compte que Travailler l'étape 1.3 que j'ai ici, ce sera une étape qui n’est plus nécessaire dans notre projet. Donc, nous avons revu la planification. Nous avons fait le tour avec l'équipe de travail. Ils disent : oui, on va devoir faire l'étape 1.3. On arrive au moment pour faire la tâche. Par exemple, un ingénieur arrive, il dit : « non, finalement on n’a plus besoin de faire cette étape. » On a trouvé un moyen de faire deux étapes en un. Donc, cette étape devient redondante. Il est inutile de le garder dans le projet. Par exemple, on pourrait dire : « bon facilement, ce que je vais faire, c'est que je vais souligner l'étape et je vais l'effacer. » Mais comme vous pouvez le voir, ça change complètement mon projet car maintenant, mon lien de prédécesseur-successeur entre l'activité 5 et l'ancienne activité 6 est brisé. Donc je me retrouve avec Compléter l'étape 1 qui n'a plus de prédécesseur, qui revient à ce moment-là ici dans mon diagramme de Gantt, au début du projet. Et évidemment ici, ce serait facile de dire : « bon, on n’a juste qu’à lier les deux activités ensemble, mais c'est facile, c'est fait. » Mais imaginez-vous un projet plus complexe avec des centaines et peut-être même des milliers d'activités. On efface une seule activité. Il faut avoir beaucoup d'impacts au niveau de notre projet. Donc je vais faire un Ctrl + Z. Je vais ramener mon projet, comme il était au départ. Microsoft Project nous permet de faire cette manœuvre sans briser aucun lien, sans le changer, mais en gardant toujours la logique et en changeant la durée de mon projet. Je vais faire l'exemple ici. Je vais rajouter la durée ici à 20 jours, donc de l'étape 2, pour bien vous montrer comment Microsoft Project va travailler. Je vais faire ici un zoom arrière pour revoir un peu mieux mon diagramme de Gantt. Alors voilà, j'ai ici mon activité qui dure maintenant 20 jours, la durée de mon projet rendue à 45 jours estimés. Petite note : le point d'interrogation, c'est qu'on ne va pas rentrer les données, partout, de la durée de chaque étape. Donc, ce serait une durée estimée sur Microsoft Project. Pour l'instant, on n’a pas de souci à ce niveau. Donc Travailler l'étape 1.3, j'ai mis à 20 jours. On est prêt à démarrer le projet. Et mon équipe arrive et dit : « finalement l'étape 1.3, on n’a pas besoin. » Donc nous pouvons canceller l'étape. Pour canceller l'étape, comme j’ai montré auparavant, si je l'efface, alors à ce moment-là, ça brise mes liens et ça change la durée de mon projet. Ça change toutes les activités. Microsoft Project nous donne donc l'option de faire cette étape sans aucune difficulté, et sans devoir l'effacer, et sans devoir briser aucun lien. Pour ce faire, nous allons sous Tâche, dans notre menu, et le sous-menu Planifier et nous avons l'option ici : Désactiver. Cette option, qu'est-ce qu'elle nous permet de faire ? C'est de tout simplement dire, après avoir vu notre planification, nous nous rendons compte que cette étape n'est plus nécessaire. C'est comme, l'équivalent, si je l'effaçais. Mais je garde tous les liens logiques en arrière. Donc, je clique sur le bouton Désactiver, ce que Microsoft Project fait. Dans le fond il dit : « ici, je garde la tâche à mon Gantt chart. Je le mets en blanc, donc en transparent, pour dire que cette fonction est maintenant désactivée. » Ici il grise, il barre la tâche en indiquant qu’elle a été effacée, Et le nouveau lien ici qu’il vient de faire, à Début. Donc ce qu'il fait, c'est qu'il garde les liaisons, mais à ce moment-là, il garde une liaison comme s’il faisait une liaison de fin et début avec l'étape 5. Mais il cancel à ce moment-là l'étape 6, tout en gardant les liens logiques. Donc, c'est un peu l'équivalent de effacer l'activité. Mais à ce moment-là, les liens ne sont pas brisés. Si je clique-droit sur la tâche, j'ai maintenant le coché vis à vis de Désactiver la tâche. Mais je ne peux pas, un peu comme dans Excel. Je ne peux pas cacher cette tâche. Cette tâche restera affichée pour la durée de notre projet. On peut la désactiver mais on ne peut pas, à ce moment-là, la cacher. Si je le désire, ah, ok finalement, la tâche on a besoin, je ne refais que clique sur Désactiver. À ce moment-là, la tâche ici revient. Encore une fois, le clic-droit et je clique sur Désactiver la tâche. Donc, une petite fonctionnalité importante dans MS Project qui vous permet de faire un changement dans votre planification, qui empêche de briser, de changer le fonctionnement de tous les liens. Et on peut voir ici, notre projet est passé à 27 jours pour être complété.

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Date de parution :22 déc. 2017

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