Excel 2013 : La validation des données

Démarrer avec une liste déroulante simple

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Dans cette séquence, vous allez créer votre première liste déroulante. Cela vous aidera à jeter les bases d'un tableau Excel professionnel.
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Transcription

Durant cette vidéo, nous allons apprendre ensemble à réaliser une liste déroulante simple. Une liste déroulante est en fait une forme de validation des données. Elle va vous permettre de gagner beaucoup de temps sur vos tâches répétitives, et surtout sécuriser vos informations. Comment ça marche ? Créons la base d'un tableau. Ici, je vais écrire Date. Et ici, par exemple, Paiement. Dans ma colonne Date, pas de surprise, j'écrirai des dates. comme En attente, ou En cours, ou Effectuer. Commençons à écrire, par exemple Effectuer, ou En attente. Lorsque je commence à écrire des éléments dans une colonne, Excel les reconnaît, c'est à dire que si j'écris les premiers caractères, il interprétera les suivants par rapport à ce que vous avez écrit avant. C'est pratique, ça me fait gagner du temps. Le problème survient lorsque j'ai des termes qui sont très ressemblants, comme En attente et En cours. Tant que je n'ai pas écrit les premiers termes, Excel ne sait pas ce que je souhaite. J'écris E, il ne sait pas, En, rien. Je suis obligé d'écrire En, espace, puis le caractère suivant, pour qu'il commence à interpréter. Ce n'est rien, mais ça me fait perdre du temps. Si vous devez effectuer cette tâche au moins 100 fois par jour, c'est autant de temps perdu. C'est ici que les listes déroulantes rentrent en jeu. Comment les créer ? il y a deux astuces. J'efface d'abord ces cellules. La première technique, la plus simple, pour créer des listes basiques, consiste à sélectionner votre cellule, puis d'aller dans Données, Validation des données, puis de choisir Liste. Là, à vous d'indiquer les termes que vous souhaitez voir figurer dans votre liste, et séparer chacun de ces termes par des points-virgules. Concrètement, j'écris En attente, point-virgule. En cours, et je pense à la majuscule, point-virgule, Effectuer, et je fais OK. Première chose qui saute aux yeux, un bouton est apparu. Cela veut dire qu'une liste déroulante est présente. Si je clique dessus, je retrouve bien chacun de mes termes. C'est entièrement modifiable à loisir. Visuellement, c'est comme si je l'avais écrit moi-même. Autant que possible, comme pour toute validation de données, je vous recommande d'utiliser cette liste avec une table automatique. Si vous ne vous souvenez plus comment faire, sélectionnez tous vos éléments, clic-gauche enfoncé en haut à gauche, déroulez, puis lâchez le clic. Insertion, Tableau. Précisez si votre tableau comporte des en-tête. Là, c'est le cas, Date et Paiement. OK. Pourquoi est-ce que je fais ça ? Comme pour toute validation des données, si j'étire mon tableau, la validation des données est reproduite à chaque ligne, alors que je n'ai créé qu'une seule validation des données. C'est le côté le plus intéressant. Votre validation des données, ici, donc votre liste, vous permettra de gagner du temps, c'est certain, mais surtout, cela sécurise les informations. Là, j'ai mis des termes simples, mais imaginez que vous ayez des références qui se reproduisent fréquemment, ou des termes techniques, ou des mots longs. Avec la liste, vous empêchez toute erreur de saisie. Ça, c'était la première astuce, c'est la plus simple pour les créer. Vous avez une deuxième Je vais par exemple créer Produit. Et je vais créer à côté Liste de produits. Par exemple, Chocolat, Nougat, Caramel, Bonbon, Voici. Là, j'ai une base de données et je vais l'utiliser pour créer ma liste. Je me positionne là où je souhaite la créer, puis je vais dans Données, Validation des données. Et là, je choisis Liste, à nouveau. Je clique dans le champ Source et là, je sélectionne tous mes éléments. Notez une chose, j'ai sélectionné une cellule blanche en premier. Cela me permettra d'effacer rapidement le contenu de ma cellule, si besoin, sans saisir le clavier. Je vous recommande donc de laisser un espace et de le sélectionner dans votre source. Ok. Le bouton est bien apparu, j'ai bien tous mes éléments. Plutôt pratique, et je peux effacer, si besoin. Le gros avantage de cette liste est que je peux la modifier à la volée. Là, j'ai Bonbon au singulier, je peux choisir de le mettre au pluriel. J'y retourne, Bonbons a bien été modifié. Je peux donc le modifier très rapidement. Problème cependant, si je rajoute un produit, ma liste n'est pas adaptée automatiquement. J'ai bien une cellule blanche et quatre produits, alors que j'ai une cellule blanche et cinq produit. Si je veux utiliser une liste dynamique, je vais devoir adapter mon astuce. Quoi qu'il en soit, pour des listes simples, ces deux techniques fonctionnent parfaitement. Pour aller plus loin, je vous recommande de créer cette base de données dans une autre feuille, ici par exemple. Là, gardez uniquement votre tableau, ce sera plus propre et plus professionnel. Vous savez désormais comment créer des listes déroulantes simples dans Microsoft Excel. Dans ma colonne Paiement,

Excel 2013 : La validation des données

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Date de parution :9 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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