Excel 2016 : La validation des données

Démarrer avec une liste déroulante simple

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En créant votre première liste déroulante, vous serez à même de créer un tableau Excel de niveau professionnel.
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Transcription

Durant cette vidéo, nous allons apprendre ensemble à réaliser des listes déroulantes dans Excel. Une liste déroulante est en fait une forme de validation des données. qui me permet de gagner beaucoup de temps lorsque j'effectue des tâches répétitives. Comment ça marche ? Créons la base d'un tableau. Ici, j'écris « Date » et là « Paiement ». Pour mes dates, pas de surprise, j'écrirai des dates. Pour mon paiement, je peux avoir plusieurs choix. Comme en attente, effectué ou en cours. On sait qu'au début, il faut écrire intégralement. « En attente », « Effectué ». Par exemple. Dès que je commence à écrire, à partir d'un certain moment, Excel me fait une proposition. C'est intéressant, ça me permet de gagner du temps. Le problème si vous avez des termes ressemblants. Par exemple, « En cours » et « En attente » ont le même début. Ce qui fait que si je dois les récrire, je suis obligé d'écrire : « En », espace, puis après, commencer à écrire le terme suivant. Ce n'est rien, mais si c'est quelque chose que vous devez effectuer une centaine de fois par jour, ça vous fait perdre du temps. C'est ici que les listes entrent en jeu. Je vais donc effacer ces éléments. Comment faire pour créer une liste ? Deux façons de faire. La première, pour les éléments les plus simples, allez dans Données, après avoir sélectionné la bonne cellule, bien sûr, et ensuite, Validation des données. Ensuite, à partir de là, allez dans Autoriser et choisissez Liste. La première façon de faire, consiste à aller dans la source et d'écrire vos différents éléments séparés par des points-virgules. Par exemple, je vais écrire « En attente », point-virgule, et je pense à la majuscule, « En cours », point-virgule, « Effectué ». OK. Premier élément immédiat : vous pouvez voir qu'un petit bouton s'est rajouté ici. Quand je clique dessus, j'ai directement mes trois termes. Ce qui fait que je n'ai plus du tout besoin d'écrire. J'ai juste à cliquer et choisir l'élément que je souhaite. C'est modifiable à loisir. Premier avantage : c'est très rapide. Deuxième avantage : l'orthographe est fixe. Je ne fais plus d'erreur de saisie grâce à la liste. C'est très pratique si vous avez des références, des termes techniques ou des noms précis qui reviennent souvent. Évidemment pour utiliser cette validation des données, je vous recommande de la créer dans une table automatique. Si vous ne savez pas comment le faire, sélectionnez tous vos éléments, clic gauche enfoncé, déroulez et lâchez puis allez dans Insertion et Tableau. Précisez s'il y a des en-têtes ou non. C'est le cas : Date et Paiement. Cochez puis faites OK. Pourquoi faire ça ? Souvenons-nous : le tableau automatique me permet de reproduire certains éléments mis en forme, dont les validations de données. Là, j'ai créé une seule validation en B2. Si j'étire mon tableau, et que je lâche, il le reproduira à chaque ligne. Autant que possible, utilisez les tables automatiques. Je vous ai montré une première façon pour le faire. La deuxième façon de réaliser une liste consiste à partir d'une base de données. Je vous montre comment. Je vais rajouter un intitulé que je vais appeler « Produit ». Libre à moi de créer une liste plus ou moins longue. Ici, je vais la créer à côté. Dans mes produits je vais avoir : du chocolat, nougat, caramel, bonbon. Tout ce que vous souhaitez. Vous avez votre liste. Placez-vous là où vous souhaitez créer votre liste. Allez dans Données. Puis Validation des données. Choisissez Liste. Et cette fois-ci, plutôt que récrire les éléments un à un, vous pouvez faire égal et sélectionner tous les éléments de votre liste. Petite astuce : je vous recommande de laisser un espace blanc. pour pouvoir effacer rapidement la cellule si nécessaire. Donc on va sélectionner tout ça : clic gauche enfoncé, on déroule et on lâche. OK. Ici quand je clique, je retrouve tous les éléments donc ma cellule blanche qui me permet d'effacer rapidement. Énorme avantage : cela me permet de modifier les éléments directement. Bonbon sans s, je peux décider à la volée, de rajouter un S. Entrée. Ma liste se corrige automatiquement, plutôt que de repasser par Validation des données, etc. Inconvénient dans ce cas-là : la liste est statique. Si je rajoute un autre produit, il ne sera pas pris en compte. J'ai toujours ma ligne blanche et mes quatre produits. Je n'ai pas le dernier. Il faudra donc adapter la liste dans ces cas-là. Si vous avez besoin de quelque chose de très simple, vous pouvez utiliser ces deux astuces pour créer vos listes. Cette base de données je vous recommande de la créer dans une nouvelle feuille pour que ce soit plus propre. Ici, par exemple. Et là, gardez votre tableau de base. Vous savez désormais comment créer des listes déroulantes simples dans Microsoft Excel.

Excel 2016 : La validation des données

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Date de parution :13 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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