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Outlook 2013 : La gestion du temps

Déléguer une tâche

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Voici dans cette séquence comment créer et déléguer une tâche dans Outlook 2013.
04:55

Transcription

Nous avons vu dans un tutoriel précédent que lorsqu'on établissait notre planning pour la semaine à venir, il était opportun d'utiliser la matrice d'Eisenhower. Matrice d'Eisenhower qui nous permet de lister les tâches Urgentes et Importantes, les tâches Urgentes, Non importantes, les tâches Non urgentes, mais Importantes, et enfin, les tâches Non urgentes et Non importantes. Et ce sont les tâches qui sont ici, qui doivent venir dans vos Tâches Outlook et qui peuvent être déléguables. Nous allons donc voir dans ce tutoriel comment déléguer une des tâches que nous aurions notée dans cette matrice d'Eisenhower. Je réduis la fenêtre. Je suis donc sur les Tâches d'Outlook, je vais me positionner sur le compte, sur lequel je souhaite créer cette tâche, là, je vais prendre mon compte en ligne Office 365. Je me positionne à cet emplacement, clic droit, et je viens faire un clic gauche sur Nouvelle demande de Tâche. Et là, qu'est-ce que je vois paraître, bien, au-dessus de l'Objet je vois paraître la case À qui va me permettre de taper l'adresse mail de la personne à qui je souhaite confier ce travail. Je ferme cette fenêtre. Une autre possibilité consiste à venir sur l'onglet Accueil sur Nouveaux éléments. J'ouvre cette zone et je viens cliquer sur Demande de tâche. De la même manière, je me retrouve donc à l'endroit qui va me permettre de taper l'adresse mail de la personne qui devra réaliser ce travail. Je ferme cette fenêtre. Une autre possibilité consiste non pas créer une tâche en la déléguant, mais déléguer une tâche déjà existante. Si, par exemple, je souhaite déléguer cette tâche la « Photo 360 chez Mido ». Je double-clique pour ouvrir la tâche en question, et donc là, à partir de là, si je veux la déléguer, je viens sur l'onglet Tâche dans le groupe Gérer sur l'icône Affecter une tâche. Je clique la-dessus et je retrouve donc le À que nous avons vu précédemment. Donc, grâce à cette case je vais quoi? Déléguer ma tâche. Je ferme, non, je ne veux pas enregistrer. Donc, nous allons maintenant créer une Tâche déléguable Je fais donc un clic droit, je viens sur Nouvelle demande de tâche, et je vais dire que je veux déléguer cette tâche à Paul. J'écris Paul, on m'affiche tous les Paul qu'il y a sur le domaine sur lequel je travaille, donc, là, il n'y en a qu'un. Je clique sur son nom, je vais mettre un Objet pour cette tâche, donc, Photo à 360° [bruit de clavier d'ordinateur] pour le client Chinatown [bruit de clavier d'ordinateur]. [bruit de clavier d'ordinateur] Bien, cette tâche, on devra la faire... alors, on a pris rendez-vous avec le client le 14 janvier 2014. Voilà, cette tâche, elle n'est pas commencée, donc, elle a une priorité tout à fait normale. Il faut Prendre le fish-eyes [bruit de clavier d'ordinateur], ainsi que le pied [bruit de clavier d'ordinateur]. et la tête panoramique [bruit de clavier d'ordinateur]. Voilà, je peux venir mettre des détails, comme nous l'avons vu précédemment, pour compléter la création de ma tâche. Et donc, une fois que j'ai terminé, il ne me reste plus qu'à envoyer cette tâche à la personne qui s'appelle donc ici Paul Lemonde. Je clique sur l'icône Envoyer, la Tâche est enregistrée et est envoyée immédiatement, donc, à Paul Lemonde. Paul Lemonde, comme nous l'avons vu d'ailleurs pour le Calendrier, Paul le Monde va recevoir un mail, mail qui va lui permettre d'accepter ou de refuser cette tâche. Donc, si Paul accepte cette tâche, je serais prévenu, si Paul n'accepte pas cette tâche, eh bien, je serais aussi prévenu, puisque la tâche, vous voyez, je l'ai ici, Photo à 360° pour le client Chinatown. Donc, quand je double-clique dessus, pour l'instant, je suis Dans l'attente d'une réponse du destinataire. Si donc il accepte, comme nous l'avons vu pour calendrier, ici, qui aura écrit Une personne a acceptée; le système gère les statistiques. Voilà, donc, en quelques mots comment on crée une tâche et qu'on la délègue. Alors, vous remarquez au passage que l'icône ici a changé. Ça, ce sont des tâche normales, des tâches que je dois effectuer, moi, alors que ça, c'est une tâche qui est déléguée, il y a une petite flèche et un petit bonhomme pour m'indiquer que la tâche est déléguée. Bien évidemment, lorsque Paul aura accepté, et lorsqu'il fera avancer le pourcentage d’achèvement des travaux, je serais bien évidemment mis au courant. Voilà, donc, comment déléguer une tâche. Je vous convie à utiliser fréquemment cette option afin d'alléger votre planning.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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