SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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Décryptez ce qu'est réellement la plateforme SharePoint. Vous allez comprendre son utilité ainsi que le principe de fonctionnement de ses différentes versions.
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Ma première mission, et non des moindres, va être de tenter d’expliquer ou de donner une définition à SharePoint. Vous avez certainement entendu parler de différentes choses : SharePoint, c’est une plateforme, SharePoint, c’est des espaces collaboratifs, SharePoint, c’est une GED, Gestion Électronique de Documents, SharePoint nous permet de faire de l’ECM, l’Entreprise Content Management. Et puis peut-être avec des termes encore plus opaques et purement informatiques : les données sont des données qui sont stockées dans SQL, sur lequel on a ce qu’on appelle des différentes Web Apps. Bref, ce n’est pas toujours très, très simple de comprendre réellement ce qu’est SharePoint dans des scénarios d’utilisation et d’usage. Et c’est ce que je vais tenter de vous expliquer dans un tout premier temps, pour après, poser la terminologie de SharePoint qui est très spécifique, et le concrétiser, le matérialiser pour finir, à vous montrer des exemples de contenus que l’on va pouvoir travailler, qui sont ce qu’on appelle les applications du contenu de type bibliothèque et liste. Mais passons dans un tout premier temps, voir réellement qu’est-ce que c’est que SharePoint. SharePoint, si on revient à la base, c’est-à-dire si on prend vraiment sa première utilisation, c’est un site web. Qui dit site web dit adresse internet, donc URL. C’est un site web au même titre que vous pouvez avoir par exemple Météo France ou des sites d’information tels que les sites de journaux en ligne ou peut-être leboncoin, et de façon plus sécurisée, les sites de votre banque par exemple. Ce sera exactement la même chose., C’est-à-dire que SharePoint est un site web. Mais bien évidemment comme pour votre banque, vous n’aimerez pas que tout le monde puisse avoir accès à l’état de vos comptes. Donc SharePoint est un site web sécurisé. Et quand je dis « sécurisé », c’est que tout ce qui va être contenu dans SharePoint va pouvoir faire l’objet de sécurité mise en place par utilisateur, même si c’est effectivement dans le même contenu de page web. Mais pour résumer : SharePoint, Maintenant rentrons un peu plus dans le détail. Son objectif : c’est fait pour quoi SharePoint ? C’est fait pour rapidement et de façon très souple, que ça soit en termes d’utilisation, en termes de mobilité, puisqu’on n’est plus obligatoirement toujours contraint dans le contexte de l’entreprise, mais on peut être en déplacement, à l’autre bout de la planète pour chercher des clients. On peut être également entre les travaux, donc on a besoin de partager de l’information avec ses collègues, avec ses équipes, avec son entreprise peut-être avec des clients externes, des prestataires, de la façon la plus simple, sans avoir de contraintes géographiques et de moins en moins de contraintes techniques. Pourquoi ? Parce qu'au bureau, peut-être que j'ai un ordinateur de bureau, peut-être que quand je suis en déplacement, j’ai un portable, peut-être que j’utilise une tablette, voire mon téléphone. Donc il me faut quelque chose qui me permet de partager rapidement l’information et de façon souple. Et quel type d’informations ? Ça peut être des documents par exemple. Mais ça peut être des images. Ça peut être de la musique, de la vidéo. Ça peut être également tout ce qui est données à proprement parler comme une liste de contacts, calendrier. Mais ça pourrait être des tâches. Ça pourrait être tout type d’informations, comme simplement une idée. Bref, je vais pouvoir utiliser SharePoint que ça soit des fichiers, comme c’est le cas pour les documents, les images, la musique, les vidéos, mais que ça soit aussi des données, telles qu’on peut le concevoir, comme étant par exemple des données contenues dans une feuille de calcul Excel. Voilà l’objectif de SharePoint. Mais ces données, bien évidemment il faut qu’elles soient toujours sécurisées. Rappelez-vous, c’est le point d’orgue. Même si je mets certaines quantités de données dans certains emplacements côté SharePoint seules les personnes qui auront accès au moins en lecture pourront les voir. Et puis ces données sécurisées, elles permettent également, ne serait-ce que par leur structure et le positionnement où on les a placées, d’avoir une recherche optimisée. Il faut savoir qu’aujourd’hui, on passe beaucoup, beaucoup de temps à trouver l’information cohérente. L’objectif de SharePoint est de faire en sorte que ces données soient accessibles à n’importe quel de n’importe quel emplacement, et que la recherche soit vraiment très très simple, et toujours soumise à la sécurité. Je m’explique. Admettons que, je prends un exemple simple, admettons que dans mon site SharePoint, j’ai 50 documents qui parlent de formation, donc qui ont le terme formation dedans. Seulement moi, je vois 50 documents parce que j’ai droit, au moins en lecture sur 50 documents. Mon collègue Laurent Valente, lui, n’en voit que 3 lorsqu’il fait une recherche par mot-clé. C’est normal. Il n’a de droit au moins de lecture que sur 3 documents. Donc partager de l’information, certes sécurisée, et surtout en facilitant la recherche. Maintenant, continuons un petit peu les explications. Vous allez voir que durant les différentes vidéos, je vais vous expliquer comment utiliser telle ou telle sorte de fonctionnalité d’interaction toujours, entre les deux univers : la partie serveur et la partie cliente avec les applications Office. Malgré tout, il faut savoir que SharePoint La première édition, SharePoint Foundation, est la partie de base de SharePoint. C’est le cœur d’activité de SharePoint qui permet de gérer ce qu’on appelle les documents. Mais je n’aurais pas, dans la version SharePoint Foundation, la totalité des fonctionnalités. Après SharePoint Foundation, je vais trouver l’édition au-dessus, qui s’appelle SharePoint Server, mais qui, elle-même est déclinée en deux éditions : la partie Standard et la partie Entreprise. Et encore une fois, il y a des fonctionnalités qui ne sont disponibles qu’avec la partie SharePoint Server Entreprise. Et puis il y a une troisième possibilité de travailler avec SharePoint, c’est la partie SharePoint Online. Là, je ne suis plus avec un serveur installé dans mon entreprise. Je travaille avec des services Microsoft par l’intermédiaire de ce qu’on appelle les plans Office 365. Et bien évidemment, je ne vais pas non plus avoir les mêmes choix en termes de fonctionnalités, en fonction du fait que je travaille chez moi sur une partie Foundation, chez moi, sur une partie SharePoint Server Standard, Server Entreprise, ou en ligne, par l’intermédiaire d’un plan Office 365. Voilà en ce qui concerne les explications purement j’allais dire, théoriques de nos différentes, j’allais dire, utilisations de SharePoint. Je tiens simplement à rappeler comme dernier point que nous allons voir durant cette vidéo, différentes possibilités d’interaction avec les applications Office. Elles vont dépendre également de vos droits, de vos accréditations sur SharePoint, bref, de votre rôle. Il y a des choses qu'on va pouvoir exploiter en tant que juste utilisateur, membre, collaborateur. Il y a des choses qui vont nécessiter des droits supplémentaires pour venir par exemple associer un modèle de document à une bibliothèque. Ça, seuls les gestionnaires de site vont pouvoir le faire.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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