L'essentiel de Project 2013

Définir les options importantes de configuration de base

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Réalisez les paramétrages de base importants du logiciel. Il s'agit de commencer du bon pied et d'éviter de sérieux ennuis.
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Transcription

Avant de commencer à utiliser aussi réellement le logiciel je vais vous montrer maintenant quelques paramétrages qui sont, on va dire pour certains, très critiques voire même dangereux et pour d'autres qui font principalement office de confort visuel et également d'optimisation du temps de travail. Donc voyons de quoi il s'agit. Le premier paramètre que l'on va changer dans ce logiciel c'est l'affichage de la ligne numéro zéro de la table d'entrée qui est en fait une ligne récapitulative de toutes vos tâches. Effectivement lorsque vous avez un projet souvent vous êtes intéressés à avoir la durée totale, le coût total l'effort total et avoir d'autres informations ou statistiques. Et bien à ce niveau, plutôt que de créer une tâche fictive il faut savoir qu'il vaut suffit d'aller dans l'onglet « Format « du ruban. Et vous avez ici une case à cocher qui s'appelle « Tâche récapitulative du projet ». Et cette tâche récapitulative qui comme vous pouvez le voir a la valeur zéro qui lui est assigné et bien va vous montrer par défaut le titre de votre projet et comme commentaire ce que l'on avait saisi précédemment dans les métadonnées. Donc je vous rappelle c'est simplement ce qui était ici dans le backstage InformationsInformations sur le projet Propriétés avancées. Donc là on retrouve le titre et les commentaires. Il va de soi que vous pouvez changer aussi changer le titre depuis ici c'est une cellule qui peut-être modifiée Et également le commentaire en double cliquant dessus et allant dans remarques vous pouvez aussi le changer depuis cet endroit. Ça c'est le premier point, ce n'est pas critique c'est juste du confort. Ensuite, autre point c'est que l'associé du cours de gestion de projet théorique on va vous expliquer ça dépend des formateurs plus ou moins longuement de l'intérêt d'avoir des numéros d'identification unique pour chaque tâche, mais dont le numéro contient également le niveau hiérarchique de la tâche dans la structure du planning du projet. Pour ceci je recommande d'activer ici la case à cocher numéro hiérarchique, dont évidemment on verra l'utilité lorsqu'on va commencer à créer des tâches puisque on verra que devant chaque nom de tâche il y aura 1, 1.1, 2.3 qui apparaîtra pour dire ben voilà c'est la tâche de la deuxième phase donc le 2. Le 1 aussi c'est la première sous phase de la deuxième phase et 3 ben c'est la troisième phase de la première sous phase de la deuxième phase générale. On verra ça lorsque on commencera à créer du contenu. Ensuite, vous allez dans « Fichier » vous allez dans « Options » du logiciel et puis là dedans je vais vous faire changer des choses qui sont souvent donc comme je l'ai dit dangereuses pour certaines options et du confort visuel pour d'autres. D'abord on va parler du « Format de date ». Je vous recommande très fortement de prendre la « Format de date » qui affiche les heures et les minutes ben ça vous vous permet d'éviter certains pièges de compréhension du mécanisme de fonctionnement du logiciel. Alors, que si vous ne voyez pas les heures et les minutes vous risquez de passer, outre des erreurs de conception et de compréhension que vous avez fait sans faire exprès. Ensuite, le nom d'utilisateur du logiciel je vous recommande quand même de mettre le bon dès que vous travaillez sur Project Server. Également il en va de même pour vos initiales, après ça dépend évidemment si vous avez ça sur un trigramme ou un exagramme peu importe. Une fois ceci est fait, donc là c'est que du confort dans la section « Affichage » y vous ai recommandé quand vous n'avez pas Project Server d'avoir dans tous vos fichiers project la même unité monétaire. Effectivement si vous n'avez pas la même vous allez avoir un message d'avertissement à chaque fois que vous fusionnez des projets d'ailleurs comme on le voit dans la formation de gestion de portefeuille de projet. Vous allez voir un message qui vient la monnaie n'est pas la même et il faut savoir qu'à ce moment-là Microsoft Project va simplement non pas convertir vos données dans une monnaie unique, mais simplement par exemple toutes les monnaies dans des sous projets qui seront en Euro aura simplement comme unité la monnaie du projet principal sans qu'il y a qu'aucune de conversion de taux de change. Donc c'est extrêmement dangereux. c'est que pour ça qu'il est recommandé de travailler avec une monnaie on va dire beaucoup plus internationale que par exemple le franc Suisse. Donc là évidemment je passe en Euro pour la symbolique. Ensuite, également au niveau du trigramme des normes je vais chercher ici l'Euro en correspondance. Après évidemment on peut se mettre en Dollar si cela va de soi. Donc là c'est tout ce qu'il y a de confort et comme vous pouvez le voir il a converti ici dès que j'ai pris l'Euro en petit symbole de l'Euro puisque c'est effectivement plus court. Ensuite, au niveau « Échéancier » c'est là qu'il y a des choses dangereuses. D'abord il faut savoir qu'ici parce que vous voyez le début par défaut et la fin par défaut c'est simplement l'heure de début et l'heure de fin que va prendre Microsoft Project à une tâche que vous créez donc qui est nouvelle pour laquelle malheureusement ou par volonté vous n'auriez pas spécifié d'heure de début ou de fin. Donc ça veut dire que c'est Project qui va choisir. Il est assez courant à ce moment-là de prendre plutôt de huit heures et puis ici dans des fins par défaut on laisse effectivement suivant on laisse de 18 heures. Maintenant il faut savoir également une chose contrairement à ce que dit Microsoft où ils disent il est recommandé à droite d'avoir 6 heures qui correspondes au calendrier ce qui n'est pas vrai dans la réalité d'entreprise, ces heures ont un impact également au niveau du visuel effectivement je m'explique si je crée maintenant par exemple une tâche qui s'appelle « Test », voilà je puis la mets en mode automatique et on reviendra là-dessus plus tard. Et bien observez bien qu'actuellement elle commence à 9 heures ça c'est parce que le projet actuellement commence à 9 heures. Et elle finit à 18 heures donc elle est bien sur le bord ici voyez du mardi. Si maintenant je mets ici que cette tâche se termine à 17 heures puis je dis oui je vais continuer on voit que là dans le cas présent il l'a décale totalement de part son début. Donc comme vous pouvez le voir voilà bon ben la tâche maintenant commence le jour d'avant, mais elle finit effectivement à 17 heures. Et vous voyez que là il y a un trou entre le mardi qui est là et la fin de mardi. et souvent les gens disent, mais je ne comprends pas mais j'en ai pour moi ils finissent à 17 heures. Ben non en fait, il faut savoir que dans Project l'option n'était tout à l'heure où effectivement il va prendre 18 heures comme horaire de fin par défaut des tâches auxquelles aucune heure de fin n'a été spécifié. 18 heures va correspondre également au dessin de la fin des tâches. Effectivement si ici je remets 17 heures et je fais OK voyez que la tâche est restée à 17 heures au niveau de la fin. Et maintenant elle retermine correctement sur la bordure de mardi. Donc c'est il faut juste qu'on être conscient c'est rien dramatique, mais il faut comprendre le choix qu'a fait Microsoft. Revenons sur notre 18 heures et maintenant ce qui est dangereux comme option maintenant c'est les heures par jour, les heures par semaine et les jours par mois. Effectivement en gestion de projet quand vous créez une tâche et vous voulez que sa durée est de deux jours, ça ne veut rien dire. C'est comme à l'époque où il n'y avait pas de talent pour la masse il y a des pays qui disaient un kilo ce n'était pas le même kilo que sur un autre continent. Donc il y a un moment il faut définir l'unité de base et l'unité de base de Project c'est à chaque entreprise et organisation de la définir. C'est pour ça que quand vous allez dans Échéancier la journée vaut 7 heures. Or que vous tapez une tâche de deux jours derrière en fait il y a 14 heures potentiellement d'effort. donc là souvent on change on met 8 par exemple. Ensuite, lorsqu'on crée des tâches qu'ont une durée par exemple d'une semaine et bien par défaut Project qu'est-ce qu'il fait derrière, il va prendre un certain nombre d'heures puisque lui ces « état long » ce sont les heures. Et effectivement si vous regardez dans l'échéancier il va prendre 35 heures. Donc là on va mettre par exemple 40. Ensuite, pour les jours, par mois c'est pareil parce qu'on peut créer des tâches en unité de mois. Maintenant également toujours dans cet onglet qu'est-ce qui est dangereux ? C'est que quand vous commencerez à travailler avec les ressources pour des raisons de compréhensions, je vous le dis honnêtement on ne traitera pas ça dans cette formation c'est dédier aux formations sur la gestion des ressources. On va mettre ici type de tâche par défaut durée fixe. C'est effectivement souvent ça évite aux gens des problèmes de compréhension au niveau du comportement des tâches qui travaillent avec des ressources. Alors, je ne dis pas qu'il faut toujours se mettre en durée fixe, mais quand vous travaillez avec des gens qui n'ont pas l'habitude de gérer des entreprises ou des administrations et qui n'ont pas suivi des formations de gestion de projet théorique, ils on la peine de comprendre ce qu'il se passe lorsqu'on est en mode capacité fixe et travail fixe. Donc là c'est juste une recommandation. Maintenant dans Vérification c'est de l'orthographe il n'y a rien à changer. Dans Enregistrer ici il y a quelque chose qui énerve beaucoup les utilisateurs de Project c'est que l'enregistrement automatique n'est pas activé. Donc par sécurité je vais mettre un enregistrement automatique toutes les 20 minutes. de lui demander d'enregistrer que le projet qui est actif qui me demande quand même de confirmer avant d'enregistrer parce que des fois avec Project on ne peut plus faire retour arrière une fois que c'est enregistré. Maintenant pour enregistrer c'est tout. Dans langue on ne va pas s'en occuper parce que rien de critique, mais dans options avancées il y a des choses énervantes et d'autres qui sont importantes. Dans les choses énervantes il y a l'assistant de planification. Effectivement des responsables de projet qui mettent des échéances qui changent des heures de tâche ne veulent pas avoir constamment l'ordinateur qui leur dit êtes-vous sûr, voulez-vous bien confirmez-vous que. Donc là on a tendance à désactiver en fait le conseil de l'assistant de planification. Que je recommanderai de le désactiver si vous voulez avoir sur votre écran et sur votre ordinateur les mêmes comportements de ce que je vais vous montrez pendant cette formation. Ensuite, si on descend là dedans un autre point qui est important lorsqu'on débute dans le domaine de la planification pure, c'est de lui dire au cas ou vous géreriez plusieurs projets dans un même fichier Project et que ces projets ne sont pas connectés entre-eux de dire au logiciel de calculer plusieurs chemins critiques. Donc à nouveau je ne vais pas vous faire une formation de gestion de projet pour vous expliquer ce que c'est un chemin critique. Vous êtes cnsés savoir ce que c'est. Et également vous pouvez redéfinir le concept de chemin critique où par exemple j'ai un certain nombre de mes clients qui disent ben chez nous un projet déjà critique dès le moment où on a deux jours de marges. Bon ça c'est propre à chacun de définir son standard. Dans les formations je le laisse à 00. Pourquoi parce que ça permet aux gens de vérifier que ce qu'ils ont appris dans les cours théoriques. et bien il le retrouve dans le logiciel et effectivement ça un peu plus simple pour eux de faire la vérification à la main ou dans un tableur lorsqu'ils recontrôlent les calculs. Donc voilà pour les paramétrages de base de comportement du logiciel que je ne serai vous recommander que trop fortement de faire avant de commencer à créer quoi que ce soit et également avant de déployer votre fichier en tant que modèle de département ou d'entreprise.

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Date de parution :28 juil. 2016

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