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Excel 2016 : Astuces et techniques

Définir les options des TCD

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Paramétrez la mise à jour des données de vos tableaux croisés dynamiques. Vous allez pouvoir choisir l'ordre des champs, définir le comportement de la disposition et la mise en forme lors de la mise à jour.
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Transcription

Passons voir maintenant la partie actualisation, mise à jour de mes tableaux croisés dynamiques. Nous savons que quel que soit le tableau croisé dynamique, que ce soit le tableau croisé dynamique général, (je vous en ai créé un autre, histoire de changer un peu de type de données) ou que ce soit les tableaux croisés dynamiques enfants, ces tableaux croisés dynamiques sont tous liés par rapport aux données. Donc quand je vais actualiser manuellement, en faisant un clic droit, actualiser, ou en venant choisir les options, ici, qui se trouvent dans l'onglet analyse, tous mes tableaux croisés dynamiques vont s'actualiser. Nous allons voir comment nous pouvons optimiser tout ça. Premièrement, j'aimerais bien que l'affichage de mon tableau croisé dynamique me permette de voir toutes les colonnes, vous voyez, sans être obligée de prendre mon ascenseur. Donc je vais venir juste, allez, on va dire travailler manuellement, sur la présentation de mes différentes colonnes. Je passe un moment, ici, à réduire la taille de mes colonnes, de manière à avoir un affichage qui me permette d'avoir tout à l'écran. Je suis contente de moi. Maintenant je vais venir dans ce qui m'a servi comme de source de données, dans ma feuille qui s'appelle base, ici. Je vais venir rajouter un enregistrement. Donc je viens ici saisir la date. Je viens ici, par l'intermédiaire de la validation de données, choisir les différents éléments. Et c'est monsieur Gay, qui va avoir fait ça, sur la ville de Madrid. Et je vais venir rajouter ici 5000. Nous allons, avant même que je valide, vérifier quel est le total général ici. Si je prends la vision de mon total général, je suis ici à 66.248. Pour monsieur Gay, en particulier, j'ai changé l'analyse comme on l'a vu précédemment, je ne suis pas obligée de garder la même requête, donc là j'ai demandé le nombre de ventes. Et maintenant, passons voir ce qui se passe, si je valide ceci. Voilà, je vais même changer comme ça on verra bien la différence. Je passe ça à 10.000. Si je reviens sur mon tableau croisé dynamique, qu'est-ce que ça a changé ici ? Ou même sur l'un des tableaux croisés dynamique enfant? RIen, parce qu'il faudrait que j'actualise manuellement. Ce qui est tout à fait possible, et sur n'importe quel tableau croisé dynamique. Je viens ici regarder ce qui correspond au commercial qui s'appelle monsieur Riche. Si je fais actualiser, bien évidemment, chez lui rien ne va changer. Mais étant donné que je vous ai dit que, tous ces tableaux croisés dynamiques sont liés entre eux, je repasse ici sur la partie total général, j'ai bien le montant qui a été augmenté. Et si je viens voir ici, je suis bien passée à sept ventes. Alors déjà, voyons voir en termes d'optimisation, ce qui s'est passé ? Je m'étais cassée la tête à bien faire en sorte que mes colonnes soient réduites, pour pouvoir visualiser la totalité de mon tableau croisé dynamique. Or mes colonnes ont repris leurs dimensions originales. De la même façon, je ne voudrais pas être obligée, à chaque fois, de faire un clic droit et d'actualiser, Il suffit que je travaille sur autre chose, que j'oublie, je ne sais plus si mes données sont actualisées ou pas. Donc tout ceci ça va faire partie, à nouveau, des options des tableaux croisés dynamiques. Si je viens ici faire un clic avec le bouton droit, et choisir les options de tableaux croisés dynamiques, dans un tout premier temps, nous allons voir dans ce qui s'appelle la disposition, et mise en forme, que lors de l'actualisation, regardez qu'il ajuste automatiquement la largeur des colonnes. Et voilà pourquoi, même après avoir passé du temps à réduire mes colonnes, dès que j'ai actualisé, il m'a remis ça avec sa taille d'origine. Donc je vais le décocher pour garder ma disposition, premier élément. Deuxième élément, je vais passer ici au niveau des données. Et au niveau des données, je vais dire que je veux actualiser les données, lors de l'ouverture des fichiers, comme ça je n'ai plus besoin de penser à actualiser, avant de quitter mon classeur le soir. Je sais que dès que je l'aurais fermé, à la réouverture toutes les données vont venir se mettre à jour. Donc, je vais valider ceci. Ça va automatiquement être reporté sur la totalité des tableaux croisés dynamiques. Maintenant nous repartons, voilà. Je réactualise la vision de mes colonnes, histoire de vous montrer que cette fois-ci la mise en forme ne sera plus modifiée. Voilà qui est mieux. Donc j'ai mon résultat ici, je vais repasser à nouveau sur ma base de données. Je vais venir ajouter à nouveau un enregistrement. On va prendre monsieur Riche. Ça, ça va être fait sur Lyon, et je vais rajouter 2.000. Et pour l'instant, ce que je vais faire simplement, c'est fermer mon classeur, et bien évidemment, l'enregistrer et le réouvrir. Regardons avant, bien évidemment, ici monsieur Riche, je suis à 26.800. Sur mon tableau croisé dynamique général, je suis toujours à 76.248, et ma disposition est bonne. Je viens donc ici fermer et enregistrer ce classeur. Voici, réouvert, mon classeur, vous pouvez constater que la mise à jour a bien été effectuée, je suis passée de 76.248 à 78.000. Si je viens voir ici au niveau de monsieur Riche, son total général a également augmenté. Et puis, venons vérifier que la disposition a bien été mise en place, et a conservé la largeur de mes colonnes. Voilà quelques petites options supplémentaires, vous en avez d'autres, dans les options des tableaux croisés dynamiques. Est-ce que vous voulez avoir la liste des champs ici, qui correspond à l'ordre de la base de données, ou en ordre croissant alphabétique. Il y a pas mal de choses supplémentaires, que vous pourrez aller voir directement ici, au niveau de ces options.

Excel 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :10 mars 2016

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