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​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Définir les options de paramétrage

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Vous allez paramétrer le suivi du courrier, les accusés de lecture et de réception, et changer les comportements par défaut. Voyez aussi le paramétrage du comportement du volet de lecture et videz les propositions de saisie semi-automatique.
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Transcription

Voyons voir maintenant quelques-unes des options d’Outlook qui peuvent être très pratiques. Je viens de recevoir un mail de la part de mon collègue Laurent Valente et quand j’ouvre ce mail pour le lire, regardez que si je viens simplement ici hein, mon mail n’est pas lu hein. Par contre, j’ai quoi ? J’ai automatiquement ici une demande de confirmation de lecture. Et puis, je ne sais pas ce qui me passe par la tête à ce moment-là, je fais « Ne plus me poser la question pour l’envoi d’accusés de réception » Et je fais ça et je dis « Non ». Ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu’en fin de compte toute personne, qui dorénavant va m’envoyer un mail avec une confirmation de lecture, jamais Outlook ne me posera plus la question puisque je lui ai demandé de définir le comportement par défaut comme étant « non, je ne veux pas renvoyer de confirmation. » Donc ça, si je veux pouvoir le modifier par la suite, où est-ce que je vais trouver ? Bah c’est ici, dans ce qui correspond aux options d’Outlook, donc dans l’onglet « Fichier », au niveau de ce qui s’appelle ici les « Options », que je vais trouver ça dans la partie qui concerne normalement le courrier hein, et ici, si je descends parmi ces options, je vais retrouver quelque chose qui concerne en fin de compte, bah les suivis de message. Et ces suivis de message, bah regardez que ici, le comportement, je suis venu moi hein, devant vous hein, le faire passer à « Ne jamais envoyer de confirmation de lecture ». Je voudrais qu’à nouveau il me pose la question, bah il suffit que je vienne définir ceci pour retrouver le comportement que vous avez vu précédemment. Premièrement. Deuxièmement, on va se positionner dans l’autre sens, où voudriez-vous de ne pas être obligé à chaque fois de venir à l’envoi des messages hein, dans l’onglet qui s’appelle « Options » pour dire : « je voudrais une confirmation de lecture ». Bah je pourrais définir cette confirmation de lecture systématiquement dans tous les nouveaux messages que je vais créer. Je vais quand même faire un petit aparté sur la confirmation de lecture. Déjà, premièrement, vous avez vu que c’est quand même soumis à ce que décide l’utilisateur hein. J’ai pu moi, précédemment dire : « non, je ne veux pas envoyer de confirmation de lecture. » Donc déjà, le collègue qui m’a envoyé le mail, il a rien eu hein. Mais c’est pire que ça. Pire que ça parce que qu’est-ce qui gère en fin de compte les confirmations de lecture? C’est uniquement Outlook. Or, toutes les personnes sur la France, dans le monde, ne travaillent pas qu’avec Outlook. Il y en a d’autres de système de messagerie. Et si je travaille avec un autre système de messagerie et que je décide moi, d’envoyer à quelqu’un qui a une messagerie, je ne sais pas, Lotus Notes ou Gmail, jamais on ne lui demandera s’il veut confirmer ou pas la lecture. Donc bref, ça ne fonctionne que si j’envoie des mails à des personnes qui sont sur un logiciel de type Outlook. Mais voyez-vous, on peut quand même le personnaliser ici. Donc ça, c’est ce que j’ai ici, au niveau des options de suivi. Il y a également autre chose que je voulais vous montrer et ce qui pose souvent un problème quand on ne sait pas comment ça fonctionne C’est que ce qui concerne en fin de compte le volet de lecture. Alors, ce volet de lecture, vous savez, c’est ce qui apparait là. Vous avez pu remarquer que jusqu’à présent moi, les mails je peux les lire ou les pré-lire si vous voulez, dans le volet de lecture. Pour autant il ne change pas de comportement, ils sont toujours marqués comme étant « non-lus ». Pourquoi ? Parce que c’est le comportement qui est configuré ici. Et si je regarde, il y a bien marqué ici que l’élément il va changer de statut, quand ? Bah quand je vais changer de sélection, quand je passe d’un élément à un autre, quand j’appuie sur la barre « ESPACE », mais absolument pas quand il est pré-affiché en fin de compte dans le volet de lecture. Or, il y a certains clients de messageries qui son configurés avec ce comportement-là et souvent on me pose la question à savoir où est-ce qu’ils peuvent le changer bah c’est là. Voilà, c’est dans les « Options » en fin de compte, de ce qui s’appelle « le volet de lecture ». Alors, des options il y en a pleins d’autres, je vous laisserais au fur et à mesure les découvrir, vous allez avoir tout ce qui est ici en termes de courrier, mais toutes les options qui concernent également les calendriers, les contacts, les tâches et puis toute la partie d’options avancées sur laquelle nous reviendrons tout à l’heure, ne serait-ce que pour parler de ce qui s’appelle « l’import » ou « l’export » d’éléments.

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2016. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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