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Gérer le changement

Définir les huit étapes du processus

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Dans cette vidéo, vous allez étudier en détail le processus de la conduite du changement, en huit étapes.

Transcription

Première étape : définir un sponsor et un chef de projet du changement. Le sponsor est nécessaire pour montrer que ce projet a le soutien de la direction et est inévitable et un chef de projet identifié est nécessaire pour garantir une bonne centralisation des actions et des remontées d'informations. Si vous êtes l'acteur principal de cette démarche, à vous de communiquer clairement sur l'identité de ces deux rôles. Si vous devez conduire un changement mais que vous n'en êtes pas l'acteur principal, vous devez impérativement vous assurer de leurs identités, voire s'ils n'ont pas été bien définis, suggérer clairement qu'ils le soient pour assurer le succès de ce changement et identifier à qui vous référer pour le conduire. Seconde étape : établir un diagnostic de la situation. Celui-ci permet de justifier la nécessité du changement en s'appuyant sur des faits objectifs. Si c'est vous qui souhaitez initier ce changement, c'est à vous de réaliser ce diagnostic. Pour cela, vous allez repérer les axes de difficultés, de problèmes ou d'inefficacités actuels en effectuant une analyse des données internes que vous pourrez compléter par des remontées de témoignages terrain. À partir de toutes ces informations recueillies, vous allez pouvoir réaliser une synthèse des axes à optimiser desquels découleront les projets à initier pour faire évoluer dans le bon sens l'organisation. Par exemple, vous mesurez que vos collaborateurs passent 90 % de leur temps à des tâches opérationnelles à faibles valeurs ajoutées, ce qui leur laisse très peu de temps pour améliorer la qualité de service à vos clients. Ce diagnostic vous permettra de justifier la nécessité de mettre en place un nouvel outil. Si vous devez conduire ce changement sans l'avoir initié, vous devez avoir accès à ce diagnostic pour pouvoir vous appuyer dessus dans vos futures communications. Troisième étape : recenser les acteurs. C'est une étape fondamentale, puisque directement liée aux futurs impacts de ce changement. En effet, qui mieux que les experts métiers directement impactés par le changement à venir pourront alerter sur les impacts clés. Négliger cette étape, c'est prendre le risque d'oublier un impact décisif dans le changement et prendre un vrai risque d'échec du projet. N'oubliez personne. Et pour cela, cartographiez la situation et les acteurs partis prenants. Idéalement, le chef de projet désigné devra être détaché d'un service en particulier ou en tout cas en capacité de comprendre chaque maillon impliqué, cela afin de ne pas privilégier une vision unique des choses. Par exemple, pour une fusion entre deux organisations, un chef de projet marketing ou commercial pensera évidemment aux services corps business comme le commercial, la production ou le service client mais il devra aussi inclure les services de support comme la comptabilité qui réglera les factures ou encore la DSI qui devra peut-être développer de nouvelles interfaces de travail collaboratif. Précipiter un changement pour des raisons business se comprend mais n'est pas sage au regard de l'efficacité recherchée. Prendre le temps d'identifier et de rencontrer chaque métier impacté vous permettra d'anticiper les impacts et les besoins réels d'accompagnement de ces collaborateurs. Que vous soyez ou pas l'initiateur du projet, cette étape vous concerne. Quatrième étape : identifier les degrés de maturité. À partir de ces populations de collaborateurs qui vont être impactées, évaluez lesquelles sont opérationnellement plus ou moins prêtes à bouger. Par exemple, s'il s'agit d'un outil à implémenter pour faire gagner du temps aux équipes, cette notion de perte de temps ou même la possibilité d'optimiser l'outil actuel a-t-elle déjà été évoquée par les équipes concernées ? Si l'idée a déjà émergé chez les collaborateurs, elle sera d'autant mieux accueillie. Sondez les managers de proximité à ce sujet. Et si vous n'êtes pas l'initiateur du projet, vous devrez remonter ces informations au chef de projet concerné. Cinquième étape : identifier et analyser les impacts. Cette étape est essentielle pour réussir votre accompagnement futur. Ce changement va-t-il modifier les pratiques opérationnelles… par exemple, l'utilisation d'un nouvel outil… ou bien va-t-il engager des collaborateurs, qui jusqu'ici n'avaient que peu d'interactions, à travailler désormais main dans la main ? Les impacts ne sont pas les mêmes. Dans mon premier exemple, il impliquera une formation à l'utilisation d'un nouvel outil. Dans mon second exemple, il impliquera un plan d'animation pour créer un esprit d'équipe. Là aussi, que vous soyez le chef de projet ou un manager qui doit accompagner ce changement, cette étape vous concerne. Sixième étape : prévoir un budget dédié pour pouvoir soutenir le succès de ce projet. Vous devez bien évidemment, au moment de sa présentation à la direction, en évaluer le coût ou bien si vous n'êtes pas le commanditaire, faire remonter à vos managers le coût, les moyens dont vous aurez besoin pour mener à bien ce projet. Cela peut être un budget, bien sûr, s'il s'agit d'acheter un nouvel outil ou de payer une formation à vos équipes mais il peut s'agir également de temps à prendre sur votre actuelle feuille de route car ce changement peut possiblement vous amener à retarder certains projets en cours ou qui avaient été prévus jusqu'ici. À vous de le prévoir et de l'annoncer. Septième étape : identifier et prioriser les actions qu'il faudra mener. Pour cela, réalisez une liste des actions à effectuer depuis l'annonce du changement jusqu'à sa mise en place totale. Les modules suivants sont consacrés à vous aider notamment sur cette étape clé. Enfin, huitième et dernière étape : piloter la démarche en introduisant et suivant des indicateurs tels que le niveau de satisfaction des utilisateurs, la contribution à atteindre des objectifs du projet, la vitesse et la qualité d'appropriation des collaborateurs, le pourcentage des collaborateurs s'étant approprié le changement. Voilà, vous avez posé en amont de votre pilotage du changement les principales briques qui vous seront utiles au cours de votre prochain voyage. Vous avez identifié votre destination et votre trajet idéal, les différents ports où vous devrez vous arrêter pour vérifier le bon fonctionnement du bateau, vous ravitailler, voire faire réparer la coque, les différentes personnes de votre équipage et les avez positionnées à leurs postes de compétence et d'expérience, l'ensemble des passagers dont vous aurez identifié globalement le niveau d'intérêt et d'accueil vis-à-vis de ce voyage ainsi que leur niveau d'expérience (par exemple, est-ce un second embarquement après un premier voyage qui a été un échec ou bien est-ce un tout premier embarquement pour ce type de voyages ?), les ressources qui vous seront utiles pour la traversée, à la fois les sacs de pièces d'or pour ce dont vous aurez besoin en route mais aussi les denrées alimentaires de survie pour toute la durée du voyage ainsi que les denrées qui vous permettront de faire la fête sur le pont lorsque vous aurez passé un orage. Pensez aussi à faire monter à bord un professeur de langue si vous devez traverser des contrées inconnues dont le langage n'est pas maîtrisé par tous. Vous êtes assuré que le capitaine et son bras droit sont bien montés à bord et valident la nécessité de ce nouveau départ et vous avez bien avec vous la carte de votre itinéraire et de vos principales étapes ainsi que la liste des choses à préparer en priorité avant le départ. Voilà, vous vous êtes engagé à rapporter de ce voyage de nouveaux fruits, de nouvelles richesses. Vous voici fin prêt pour larguer les amarres.

Gérer le changement

Maitrisez les différents niveaux d’approche de la conduite du changement. Familiarisez-vous avec la courbe du deuil et abordez les 8 étapes de la notion de processus.

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Date de parution :27 févr. 2017

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