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L'essentiel de Project 2013

Définir les échéances

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Posez les échéances ou deadlines, après les contraintes et distinguez-en l'utilité, la différence et la dynamique.
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Transcription

Après avoir vu comment poser les contraintes, il est logique, dans la démarche d'un projet, de poser les échéances. Donc, évidemment, il y en a beaucoup qui parlent, des fois, non pas de gestion de projet, mais de gestion d'échéancier. Alors, il faut savoir que les échéances, qu'on appelle fréquemment les deadlines et les contraintes, travaillent souvent main dans la main sur une même tâche. Mais il se peut qu'on ait des tâches avec contrainte et sans deadline, donc sans échéances, et des tâches qui ont des échéances mais pas de contraintes. Ça dépend. Alors, allons-y ! Voyons comment cela fonctionne. Pour ce faire, déjà, on va aller supprimer la relation que l'on a faite sur cette tâche ici, et on va poursuivre notre démarche avec la phase « Réalisation » en y créant ici une tâche qu'on va appeler « Tâche 9 ». Cette « Tâche 9 », on va faire quelque chose d'un peu particulier pour montrer que ça existe, avant d'aborder le sujet des échéances. On va dire qu'elle a comme prédécesseur, non pas qu'une seule tâche mais plusieurs. C'est pour ça que, dans la colonne « Prédécesseurs » , on va dire qu'elle aura la tâche de la ligne numéro 22, la tâche de la ligne numéro 23, et la tâche de la ligne numéro 24 . C'est-à-dire qu'elle ne peut pas commencer sans qu'au moins, ces trois-là soient terminées. Évidemment, on peut tout à fait mettre, et c'est ce qu'on devrait faire normalement, ces trois prédécesseurs, plutôt sur le jalon de début de la phase, et ensuite, dire que notre « Tâche 9 », elle, a comme prédécesseur le jalon de la ligne 28, si on suit les recommandations des standards internationaux de management. Encore une fois, après, rien n'empêche aussi de dire que notre jalon qui est ici dans « Fin Planification », lui au fait, il est comme prédécesseur ; seulement, une des tâches qu'on a dans la phase ou simplement qu'il n'y a pas de jalon de fin dans cette phase parce qu'il n'y a rien à valider. Passons maintenant à nos échéances. Donc pour cette « Tâche 9 » qu'on va mettre, par exemple, à 3 jours exacts, imaginez, donc, pas d'estimation, eh bien, supposez qu'on ait une contrainte du type « Fin Au Plus Tard Le ». Donc, lorsqu'on a une contrainte « Fin Au Plus Tard Le », normalement, les responsables de projet ne vont jamais communiquer cette info aux exécutants. Donc l'idée, c'est que si, par exemple, on a, effectivement, une date de contrainte qui, imaginez, est au 16 août, à 17:00 pour « Fin Au Plus Tard Le », ce que je souhaiterais, c'est, évidemment, ne pas communiquer cette information-là. C'est-à-dire, que déjà, elle ne se voit pas sur le planning. Donc, ça fait une raison de plus, comme quoi, elle ne va pas être communiquée. Mais maintenant, la deadline, ce n'est pas la même chose. C'est-à-dire que c'est une date qu'on peut éventuellement dépasser, et qu'on va faire croire comme étant la date, on va dire, de retard mortel pour le projet. Donc, comment définit-on une échéance? Eh bien, on va ici, sur la « Tâche 9 ». Dans « Echéance », ici, je ne vais donc pas mettre la date de contrainte du 16 août à 17:00. Je vais me prendre quelques jours de marge en disant : « Ah oui, bon, en fait, je vais leur faire croire que c'est le 7. » Enfin, pas le 7 juillet, mais on va rester au mois d'août. On va prendre quelque chose qui est juste un petit peu plus tôt. Allez prenons, le 12 à 12:00. Si on valide ça et qu'on fait un « OK », vous allez pouvoir constater que maintenant, dans le planning qui s'imprime, la deadline, elle, elle s'imprime par défaut. Donc, bon, il faut savoir qu'on peut, avec un petit bricolage qui est tout à fait officiel, faire en sorte que les contraintes apparaissent aussi à l'impression. Mais ça, ça sort du contexte d'un cours fondamental puisqu'il s'agit d'un cours sur le reporting. Mais là, vous voyez que la deadline s'affiche, et la contrainte ne s'affiche pas. Maintenant, observez une chose. Si je fais exprès de rallonger la durée de cette tâche, et que je m'approche ici de la date d'échéance. Pour l'instant, rien d'extraordinaire, je m'approche de plus en plus. Et il y a un moment, vous voyez, là maintenant, paf, je la dépasse. Je n'ai aucun message d'avertissement. Rien ! Et souvent les gens, ils disent : mais pourtant, deadline, c'est la mort. Non ! C'est censé être la mort. C'est pour faire croire aux exécutants qu'on serait mort. Mais la vraie deadline, c'est la contrainte. D'ailleurs, on peut déjà voir une chose maintenant. C'est qu'en ayant dépassé cette deadline, contrairement aux contraintes, déjà on a ici un « ! » qui nous dit : cette tâche dépasse son échéance. Donc, on n'a pas un énorme message d'erreur, on a juste un logo pour les deadlines. Maintenant, la chose étant, c'est : oui mais, qu'est-ce qui se passe si je dépasse l'échéance, plus la contrainte ? Eh bien, là évidemment, si maintenant, je mets à 11 jours, on sait qu'on approche de la date de contrainte. À 12 jours, là, j'y suis presque tangent. Et si j'ajoute maintenant une durée, puis encore une durée, là comme vous pouvez le voir, ma tâche, qu'est-ce qu'elle fait ? Au fait, elle pousse la partie gauche du planning Pourquoi ? Parce qu'elle tape contre la contrainte, vous voyez? Regardez bien ce qui se passe sur la phase en haut. Elle pousse, elle pousse, elle pousse. Donc, pour le coup, elle va pousser jusqu'à plus soif parce qu'elle doit respecter la contrainte qui est à droite. Alors, vous allez me dire : donc, finalement, je n'ai jamais de message d'erreur relativement à cette contrainte. Non. Dans ce contexte, effectivement, vous n'aurez pas de message d'erreur. Parce qu'il va pousser la partie gauche du planning qui, actuellement, n'a pas débutée. Donc, il peut le faire. Par contre, si maintenant, imaginez que cette tâche commence. Donc, je vais double-cliquer sur la tâche avec laquelle on s'amuse, et je lui mets 1 % achevé, par exemple, de 5 %. Eh bien, cette tâche-là, elle ne peut plus, vu qu'elle a commencé, partir sur la gauche parce qu'on ne remonte pas dans le temps. Quand un projet a déjà commencé et une tâche a déjà commencé, on ne peut pas remonter dans le temps de cette tâche-là. Si maintenant, cette tâche, je réduis à nouveau sa durée, donc là, on sait qu'on est tangent, à peu près, à la date de contrainte, j'arrive au 12, voilà, et paf, là je mets le 13. Et donc, ici la question, c'est : est-ce qu'on dépasse notre contrainte ? Donc, on voit qu'on est au 16 du 08 à 09:00 du matin. Donc, on y est pas encore. Je mets 14, 16 du 08, 17:00 ; donc, ça approche de la contrainte. Et le 15. Et là, maintenant, j'ai totalement dépassé la contrainte. Et comme vous pouvez le voir, j'ai le petit logo ici qui me dit : Attention ! Vous violez la contrainte. Et comme vous pouvez voir, pas de message d'erreur conséquent. C'est juste le logo de la contrainte qui change. Et vous allez me dire tiens, mais c'est bizarre. Pourtant, on lui a dit de respecter les contraintes. Oui, effectivement, si je vais dans « OptionsEchéancier », puis qu'on va regarder : « Les tâches respectent toujours les contraintes de dates », c'est le cas. Mais là, le projet, le logiciel, il n'a pas le choix. Pourquoi ? Parce qu'on lui demande d'ajouter des jours ? Il doit respecter la contrainte, certes. Mais en même temps, la tâche a commencé, donc il ne peut pas pousser la tâche à gauche. Donc, qu'est-ce qu'ont décidé de faire Microsoft et les autres développeurs de logiciel alternatif à Project ? De violer la contrainte. Donc, pour le coup, on se retrouve quand même avec ce petit calendrier avec ce petit symbole jaune, que je vous avais dit que normalement, quand vous faites de la planification pure, vous ne retrouverez jamais. C'est que lorsqu'on fait du suivi de projet qu'on retrouve, normalement, parfois, eh bien, ce logo, lorsqu'on a du retard. Mais bon, là, j'ai fait une démo exceptionnelle. Normalement, dans les formations fondamentales, on ne montre jamais comment faire du suivi de projet en gérant l'avancement avec le « % » achevé. Donc là, ici, je vais annuler pour remettre cette tâche, dans le cas présent, avec un « % » achevé à 0. Donc, voilà pour cette démonstration. Donc, je vous rappelle qu'une deadline, c'est du conditionnel. C'est simplement une information qui va apparaître à l'écran pour être communiquée aux exécutants. Une contrainte est plus forte qu'une échéance, en termes de gestion de projet. Et après, c'est à vous de gérer ça comme vous le souhaitez. Encore une fois, si vous voulez faire apparaître les contraires à l'écran, référez-vous à mon livre parce que ce n'est pas une notion qu'on voit dans des cours fondamentaux, mais dans les cours de reporting.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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