L'essentiel de Project 2013

Définir les contraintes sur les tâches

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Une fois les liaisons créées et les délais définis, votre planning va devoir s'aligner sur la réalité. Ainsi, vous allez vous aider des contraintes strictes, fortes ou faibles.
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Toujours dans les propriétés des tâches, il va de soi que lorsque vous avez fait le jalonnement, le phasage, l'ordonnancement, le séquençage, vous devriez donc avoir un semblant de planning avec vos tâches qui ont leur durée et leur structure, leur hiérarchie. Mais il vous manque encore quelque chose de très important pour de la planification pure. Et donc, les fondamentaux de la gestion de projet sur ordinateur, c'est le fait d'avoir vos dates à peu près réelles ; c'est-à-dire d'y mettre les contraintes et les échéances. Alors, notre but, maintenant, va être de se concentrer sur les contraintes. Alors, les deux contraintes que l'on retrouvera le plus fréquemment en gestion de projet, je l'avais mentionné tout au début de cette formation, ce sont les contraintes dites strictes sur le jalon de début et le jalon de fin. Effectivement, je vous ai dit que dans ce logiciel, il n'était pas possible de faire des projets en étau, c'est-à-dire de dire écoute, voilà, il doit commencer à telle date, il doit finir à telle date. je vais construire ce qu'il y a entre eux deux. Et si je sors de cet étau, il faut que tu m'avertisses. L'astuce, je vous avais dit, c'était de faire un projet double contraint. Et un projet double contraint, ça consiste à prendre le jalon de début, à le passer en mode automatique parce qu'il faut savoir, vous n'avez pas le droit de mettre des contraintes sur des tâches en mode manuel. Ensuite, on double-clique typiquement sur la tâche à laquelle on va mettre une contrainte ; donc là, c'est un jalon. On va dans « Avancées ». Et puis, dans « Avancées », il y a ici « Type de contrainte ». Et là, on retrouve, dans cette liste déroulante que vous voyez à l'écran, les 8 contraintes habituelles de la gestion de projet. C'est-à-dire : « Début Au Plus Tard Le », « Début Au Plus Tôt Le », « Dès Que Possible » , « Doit Commencer Le » , « Doit Finir Le ». Bref, on a les contraintes faibles, les contraintes fortes et les contraintes strictes qui sont ici. Donc là, on va dire : « Doit Commencer Le ». Et sachez que si je ne spécifie pas de date de contrainte, il va prendre la date actuelle de la tâche ; c'est-à-dire que comme ici, c'est un jalon et que c'est un « Doit Commencer Le », il va prendre la date et l'heure de début du jalon. Si je valide par un « OK », eh bien, ici dans le cas présent, on voit qu'il y a un calendrier qui est apparu, et ce jalon ne bougera plus jamais parce que c'est une contrainte stricte. Enfin, du moins, il ne bougera plus jamais. tant qu'on a forcé le respect des contraintes par le logiciel. Ce qui est de toute façon le paramétrage par défaut. Ensuite, normalement, on fait de même avec le jalon de fin. C'est-à-dire, on le passe en mode « Planification automatique », on double-clique dessus, on va dans « Avancées ». Dans « Type de contrainte », on va plutôt mettre un « Doit Finir Le ». Et à nouveau, si on ne spécifie pas la date de la contrainte, il va de toute façon prendre la date de fin, et donc, l'heure de fin de la tâche en cours. Donc là, je valide par « OK ». Et donc, il y a aussi ici un petit calendrier. Donc, maintenant, ce qui est intéressant ici à observer, si je fais, par exemple, un cas extrême, rappelez-vous qu'actuellement, on a nos réunions ici qui poussaient le jalon de fin, qui, maintenant, est contraint, et l'ensemble du projet est double contraint. Si par exemple, je prends cette « Tâche 8 » qui est ici, et que je la mets en relation Fin à Début avec ce jalon qui est là, et que tout d'un coup, je mets cette « Tâche 8 » à 2 mois estimés. Comme vous pouvez le voir, il y a un énorme message qui apparaît, qui me dit vous n'avez pas le droit ou oui, vous avez le droit, mais il y a un souci. Puis, évidemment, on n'a pas d'autres choix que de faire « OK », et ensuite, d'aller corriger le tir parce qu'on voit bien ici que la tâche est évidemment, totalement, hors délai. Alors, évidemment, vous allez me dire : mais, 1, comment je peux voir si j'ai des tâches qui ne respectent pas les contraintes ? La première manière de le faire, c'est d'ajouter une colonne qui s'appelle la colonne marge libre. Et au fait, dans la colonne marge libre, donc vous voyez que pour l'instant, ici, j'ai tout qui est a 0. Parce que la marge libre indique le délai qu'il y a entre deux tâches successives, et d'ajouter également, parce que les chefs de projet utilisent souvent conjointement les deux. C'est la marge totale. C'est-à-dire, le nombre de jour qu'une tâche peut avoir comme retard avant d'impacter la date de fin du projet. Donc là, je vous ai fait insérer deux colonnes qui sont extrêmement importantes dans la phase de planification de projet, et qu'on utilise également beaucoup lorsqu'on fait du suivi de projet. D'ailleurs, la marge libre et la marge totale, c'est quelque chose sur lequel on insiste normalement plusieurs heures dans les formations académiques de gestion de projet théorique ou d'ingénierie de gestion de projet. Et là, vous remarquerez que pour la marge totale, évidemment, on a notre tâche ici qui est négative ; elle a -0.58 mois. Ça veut dire qu'elle explose les délais. Et bien évidemment, les tâches qui sont indirectement dépendantes sont aussi, pour le coup, en négatif. Donc, c'est une manière de voir l'information. Donc là, je vais mettre 2 semaines estimées. Donc là, comme vous pouvez le voir, je ne viole plus, pour le coup, cette contrainte. Et si je me rends maintenant dans les marges totales, je vois que là, je suis bon. Là, je suis bon. Mais tout d'un coup, ici, j'ai une marge totale négative. Et pourtant, est-ce que cette tâche a une contrainte ? On peut voir que ce n'est pas le cas. Si je clique sur « Atteindre la tâche », on pourrait dire tiens, mais pourquoi est-ce qu'il y a une marge négative ici ? Eh bien, bien évidemment, je vous laisse deviner. c'est parce qu'on a fait quelque chose qui n'est pas vraiment acceptable avec une des relations qui succèdent à cette tâche. Donc là, évidemment, c'est les notions de gestion de projet que l'on a l'habitude d'utiliser, ce qui nous permet de détecter où sont les « points défaillants ». Maintenant, ceci ayant été vu, poursuivons. Il y a des gens qui ne s'intéressent pas à savoir et d'avoir des messages, comme quoi une contrainte est violée. À ce moment-là, vous allez dans « Fichier Options » du logiciel. Et dans les « Options » du logiciel, vous avez ici « Echéancier ». Et dans « Echéancier », il y a dedans, ici, une section qui s'appelle « Options de planification pour ce projet ». Et il y a une case à cocher qui s'appelle : « Les tâches respectent toujours les contraintes de dates ». Si je décoche ceci et que je fais un « OK », puis que maintenant, on rejoue avec notre tâche qui fait 2 semaines estimées, puis je la mets à 2 mois estimés. Comme vous pouvez le voir, je n'ai plus d'énormes messages d'erreur. Donc, vous voyez, ici, eh bien, rien. Même je mets, maintenant, à 3 mois estimés, toujours pas de message d'erreur particulier. Parce qu'au fait, comme j'ai fait sauter totalement les contraintes, pour le coup, elles poussent le jalon. Mais maintenant, c'est le jalon qui viole lui-même sa propre contrainte. Bah, je vous rappelle que cette tâche-là, cette « Tâche 8 » n'a pas de contrainte. Elle est contrainte par le jalon. Et lui, comme il est poussé, eh bien, on a maintenant ici, dans la colonne « Informations », un logo particulier qui apparait. Et ce logo n'apparait que si et seulement si justement, vous venez de désactiver l'option que je vous ai indiquée à l'instant. Sinon, vous ne le verrez jamais dans Project parce qu'il indique qu'une tâche est en train de ne pas respecter sa contrainte. Et c'est le cas de ce jalon qui a été poussé. Il ne respecte plus son « Doit Finir le ». Maintenant, si je retourne dans « FichierOptions », évidemment, puis qu'on retourne dans « Echéancier ». Puis que là, on va recocher le fait que « Les tâches doivent respecter les contraintes », je fais un « OK ». J'ai une beuglante de la part du logiciel. Je fais ici un « OK » On voit que le jalon repart à son positionnement initial. Ici, je perds le « ! » qui dit : Attention ! Danger, il y avait dépassement de contrainte. Parce que, pour le coup, il la respecte. Mais cette tâche-là, elle, elle est totalement hors délai. Et je vous ai déjà montré qu'avec la marge totale vous pouvez identifier celle qui dépassait justement les marges du projet. Donc, pour le coup, elle est en négatif comme on le sait. Remettons-la à 2 semaines estimées. Maintenant, ceci étant dit, il n'y a donc pas que les contraintes « Doit Commencer Le » et « Doit Finir Le ». Il est évident que vous devez, au cas par cas, adapter vos tâches à la situation. Par exemple, observez ici cette tâche qui s'appelle « Tâche 6 ». Elle est ici, évidemment, on le sait, en mode manuel ; je vais la passer, par exemple, en mode automatique. Mais elle est en Fin à Début. Et je peux tout à fait aller dans « Tâche 6 » et dire : non, je veux qu'elle finisse « Le Plus Tard Possible ». Alors évidemment, on ne va pas voir les 8 contraintes parce que c'est du bon sens. Mais là, si je prends par exemple, « Le Plus Tard Possible » et je fais « OK », on voit qu'elle part le plus tard possible dans la phase dans laquelle est se trouve. Donc, le comportement est tout à fait celui attendu. Maintenant, il faut savoir une chose avant de clore ce sujet sur les contraintes qui, finalement, est triviale. C'est que Project a un point vraiment très noir, très négatif qu'un de ces concurrents majeurs n'a pas. C'est qu'on ne peut pas mettre des doubles contraintes. En d'autres termes, sans faire un bricolage affreux qu'on appelle les tâches fantômes, eh bien, on ne peut pas dire à une tâche en même temps : tu dois commencer au plus tard le ; et en même temps donc lui dire : oui, mais tu ne dois pas finir plus tard que le. Alors que pourtant, c'est très courant qu'on ait des cas où on dise à nos collègues ou aux clients : ah oui, vous devrez livrer pas plus tôt que le, mais vous ne devez pas livrer plus tard que le. Donc, en d'autres termes, on a une tâche double contrainte, ce qu'on ne peut, à nouveau, pas faire avec ce logiciel à ce jour sans faire une astuce qui, je le répète, s'appelle les tâches fantômes.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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