Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Définir les approches de l'estimation

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Bob Mac Gannon vous donne quelques approches fiables pour vos estimations. Vous pouvez soit faire appel à un expert, soit faire une estimation par analogie.
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Transcription

Une bonne manière de faire grimper votre cote de popularité consiste à ne pas utiliser les bonnes techniques d'estimation et à vous tromper. Votre bureau de chef de projet sera très fréquenté, vous recevrez de nombreux e-mails et appels téléphoniques. Malheureusement, on ne vous fera pas d'éloges sur votre bon travail. Pour que cet effrayant destin ne vous empêche pas de dormir, je vais vous expliquer quelques approches fiables pour vos estimations. Un, faire appel à un expert. Vous demandez son avis à un expert, à quelqu'un qui a de l'expérience sur des projets similaires. Votre expert peut être interne ou externe à l'entreprise. Peu importe, s'il a le savoir et l'expérience adéquats, son avis vous aidera à faire de bonnes estimations. Deux, l'estimation par analogie. Cette technique utilise des analogies, c'est-à-dire des projets similaires à celui que vous voulez réaliser. Ces projets vous guident sur la bonne voie des estimations. Vous devez disposer des coûts réels des projets similaires précédents. Si le projet sur lequel se base votre estimation n'a pas la même portée ou complexité, vous devrez ajuster vos estimations. Trois, l'estimation paramétrique, qui utilise des formules mathématiques spécifiques au secteur. Par exemple, si vous souhaitez construire un entrepôt, il existe des formules de construction et d'ingénierie qui donnent le coût par mètre carré. Vous pouvez alors appliquer ces formules à votre projet. L'estimation paramétrique est plutôt précise si vous disposez d'informations fiables pour vos formules. Quatre, l'estimation ascendante est une autre technique très courante. Les coûts détaillés sont extraits des niveaux inférieurs de votre structure de découpage du projet. Les coûts sont ensuite résumés ou compilés aux niveaux supérieurs. C'est plutôt précis, mais cela prend beaucoup de temps. De plus, avec cette approche, vous devez vous assurer que les données sur les tâches dont vous disposez sont exactes, sans quoi vos estimations seront fausses. Quelques remarques sur l'estimation ascendante. D'abord, n'utilisez cette technique que pour l'estimation définitive. C'est long, donc mieux vaut ne l'utiliser qu'une seule fois, et seulement lorsque vous avez les informations appropriées pour cette approche. Ensuite, vous pouvez améliorer la précision des estimations en utilisant la méthode PERT (Program Evaluation and Review Technique). Les incertitudes et les risques sont pris en compte grâce à trois estimations par tâche. Plutôt que de demander à quelqu'un son estimation des coûts, vous lui en demandez trois : la pessimiste, la plus probable et l'optimiste. Ou bien vous pouvez demander à trois personnes différentes leurs estimations pour une tâche ou une série de tâches. Dès que vous avez les trois estimations, vous pouvez appliquer la formule PERT. Elle permet de calculer le coût prévu par activité grâce à une moyenne pondérée des trois estimations. La formule est : Optimiste plus quatre fois Plus probable plus Pessimiste, le tout divisé par six. Voici un exemple : vous avez trois estimations de la durée d'une activité. L'estimation la plus optimiste est 100 heures. L'estimation la plus probable est 125 heures. Et l'estimation pessimiste, la plus élevée, est 160 heures. Avec la formule PERT, vous calculerez 100 plus quatre fois 125 plus 160, le tout divisé par six, ce qui donne 127. Et voilà. Ce sont là les outils et techniques que j'utilise pour réaliser des estimations. Dans chaque cas, il est très important d'écrire votre méthode de calcul. Expliquez vos chiffres. Grâce à ces détails pertinents, il sera plus facile d'actualiser vos estimations, si besoin. Oh, et grâce à ces techniques, vous diminuerez sans doute le nombre d'appels et d'e-mails de réclamations.

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Étudiez les bases de l’élaboration des budgets et utilisez les techniques d’estimation. Découvrez les différents outils de prévision de projet et assurez le suivi de vos budgets.

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Date de parution :31 janv. 2017

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