Visio 2016 : La modélisation de processus

Définir le processus d'Audit

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Parcourez un exemple d'un processus d'Audit, souvent délaissé en faveur de la BPMN (Business Process Model and Notation). Faites également la différence avec le gabarit d'audit de la norme ISO 5807.
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Transcription

Nous allons maintenant passer, toujours dans la même démarche intellectuelle, à la prochaine représentative de type de processus, il s'agit des diagrammes d'audit. qui sont aussi, encore aujourd'hui, de moins en moins utilisés, puisque à nouveau, c'est relativement une ancienne représentative. Mais elle reste quand même plus utilisée que celle que je vous ai montré tout à l'heure. On va ici insérer encore une fois une nouvelle page A4 portrait, et on va l'appeler « Processus audit ». On va supprimer notre contenu que l'on a fait précédemment. Et on va aller chercher dans « Autres formes » dans « Diagrammes de flux » si Microsoft considère que l'audit fait partie de la version de base ou pas. On peut voir que ce n'est pas le cas, donc on se rend ici, dans la partie « Professionnel », ensuite, « Processus de gestion » et on retrouve les formes de diagramme d'audit, ici. Alors les formes de diagramme d'audit, au fait, sont très très très similaires à la norme ISO 5807 85. Au fait, il y a juste une petite différence, c'est que les formes de processus et de documents sont marquées. Alors je vais tout de suite vous expliquer cela, par contre, sachez dans un premier temps, que les formes de diagramme d'audit viennent normalement aussi avec les flux fonctionnels. Donc là, encore une fois, on va insérer un couloir vertical. Donc ça, c'est juste pour répéter un peu la « manip » parce que ça fait du bien aux neurones. On va mettre trois couloirs, ça suffira. On va cliquer donc, sur les couloirs pour aller ici dans l'onglet « Diagramme de flux fonctionnel croisé ». On va enlever la barre de titre, pour gagner de la place. On remonte le tout. On va déjà par contre, insérer des phases parce que c'est très fréquent dans les audits qu'il y ait des phases. Donc là, on peut bien évidemment, agrandir la hauteur. On peut adapter la zone des phases. Attention, quand vous poussez une phase, il faut savoir que ça pousse toutes les autres phases qu'il y a en dessous. Et ensuite, on sélectionne les trois bandes. On va activer dans « Affichage » notre petit volet « Taille et position », et on va aller mettre une largeur de 55 à chacun, ce qui a l'air d'être pas trop mal. On va juste repositionner le tout. Il n'y arrive pas. Des fois, quand il n'y arrive pas, Visio, à déplacer, ça arrive, il faut retourner dans « Afficher la barre de titre » et vous déplacez le titre vers la droite, et vous l'enlevez. C'est encore ce qu'il y a de mieux. Ceci étant fait, maintenant allons-y. « Phase », on double-clique, et on peut écrire « Initiation ». C'est comme ça qu'on renomme une phase. Ensuite, ici « Phase » : « Analyse » « Phase » : « Amélioration ». Une fois ceci fait, on peut aussi renommer ici les fonctions. Donc on aurait là, par exemple, la fonction « Finance ». Ensuite, la fonction « Ressources humaines ». Et ensuite, ici, la fonction « Standard ». Maintenant, comme d'habitude, on insère déjà un guide au moins au minimum dans chaque bande fonctionnelle ce qui va nous permettre d'aligner plus simplement les géométries, et normalement souvent, on insère déjà des bandes horizontales. Ceci étant fait, on peut se rendre dans les formes de diagramme d'audit, et là, le début et la fin, c'est pareil que dans « Six Sigma », vous pouvez d'ailleurs en cliquant dessus, faire un clic droit et aller dans « Données » « Données de forme ». Vous remarquerez qu'on a comme propriété « Coût » « Durée » « Ressources » et « Fonction ». Ce n'est donc pas les mêmes propriétés que pour Six Sigma. Par contre, si on va comparer au Total Quality Management, vous voyez que c'est exactement les mêmes. Bon ceci étant dit, on peut tout répéter ce qu'on a fait jusqu'à maintenant. On double-clique sur une géométrie, on écrit son texte. Ensuite, on va insérer ici une autre géométrie, donc là je prends un processus marqué, vous allez tout de suite comprendre pourquoi. On fait un connecteur, on peut mettre comme à l'habitude, une légende sous le connecteur en double-cliquant dessus. Donc par exemple, « Objectif » bon là, à nouveau, j'écris un peu n'importe quoi parce que de toute façon on n'aura pas le temps de faire un processus d'audit en entier. Et là, maintenant, il y a le problème de Microsoft avec les formes de diagramme d'audit. Ok, ils ont fait ici une présentation d'un grand nombre de formes qu'il y a dans ISO 5807. Ça c'est bien, je ne peux pas dire le contraire. Par contre, il y a une chose, c'est que normalement, ces processus marqués ils sont marqués, justement on est censé pouvoir mettre un numéro dans le coin noir qui est en fait, un numéro d'identifiant auquel le document est associé. Si vous cliquez tranquillement sur la partie du coin, mais il faut y aller doucement depuis la version 2016, c'est vraiment très très énervant d'essayer de « choper » le coin, donc vous voyez, là j'essaye, donc des fois, la meilleure manière, c'est de cliquer sur le bord, puisque c'est devenu très difficile de cliquer sur le milieu comme c'était le cas dans les versions 2010 et antérieur. Et une fois que vous êtes là, vous écrivez un nombre, tout simplement, qui est normalement le numéro d'identifiant du document associé. Le problème, c'est quand vous allez écrire, c'est que ce groupe va être en noir sur fond noir. Donc je vous conseille de réduire sa police d'un cran, et ensuite, dans la taille de police, de le mettre en blanc. La chose étant, c'est que le chiffre va être un petit peu trop haut. Avec les options d'alignement qu'il y a dans le groupe « Paragraphe » de l'onglet « Accueil », vous pouvez dire : « Mets-toi en bas ». Et pour le coup, vous avez un processus marqué qui est tout à fait correct. Sinon, au niveau des géométries particulières et qui ne sont pas dans la ISO 5807, qu'est-ce que l'on a ? Donc je répète, on a le processus marqué et le document marqué où on peut mettre le numéro des documents e-relatifs, parce qu'un processus, c'est aussi un document. Sinon, lorsque l'on descend, ici, on a un processus divisé. qui est une particularité des diagrammes d'audit, et un processus divisé, c'est simplement qu'on peut ici dans deux zones distinctes, dire : « Ah oui, mais ça, cette forme représente au fait la partie d'un processus plus général », par exemple, A0 vous vous rappelez pour les méta-processus, et au fait, en dessous on va dire : « Ah oui mais au fait, c'est le sous-processus A1. Ça, c'est l'idée d'un processus divisé, typiquement. Autre cas de figure, c'est qu'on est en train de dessiner un processus et le processus continue sur une autre page. Mais normalement, c'est pas fait pour ça. Parce que les processus qui continuent sur une autre page, on utilise normalement la géométrie qui est ici, qui est au fait une géométrie propre à ISO 5807 85, qui s'appelle la référence « hors-page » et d'ailleurs, lorsque l'on insère cette géométrie, il y a un assistant qui vient et qui va nous dire vers quelle page voulez-vous connecter cette géométrie, et se dire au double-clic ? Et bien je peux par exemple dire : « Ah mais je veux connecter ça à mon flux de travail 2D ». On fait un « OK ». Évidemment, il va tout de suite m'amener au flux de travail 2D pour voir que ça marche, mais si on retourne sur le processus d'audit, et qu'on sélectionne cette géométrie, puis qu'on met « Flux de travail », donc normalement là, on peut écrire l'intitulé qu'on veut, mais on va normalement rester cohérent avec la destination, et si on double-clic sur cette géométrie, et bien on arrive directement sur la continuité du processus. Donc rappelez-vous, « Processus divisé » est normalement vraiment dédié pour dire : attention on pointe sur un sous-processus d'un processus plus important. Alors que la continuité d'un processus sera une référence « hors page ». Sinon, dans les particularités des diagrammes d'audit, il y a ici, le contrôle 1 le contrôle 2, qui sont juste une énumération de contrôle parce que normalement, il y a le contrôle de premier auditeur, et le deuxième contrôle de validation. Et également la forme de comparaison, pour dire qu'il va y avoir à un moment, un travail de comparaison, d'amélioration entre les contrôles. Sinon le reste, c'est du standard Visio, je vous renvoie à la formation sur les fondamentaux ou sur ce que l'on va faire avec la ISO 5807 85. Donc là, on va revenir sur notre processus d'audit, et puis on va s'arrêter là.

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Logiciel :
Visio Visio 2016
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Date de parution :14 nov. 2016

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