L'essentiel d'Excel 2016

Définir la notion de groupe de travail

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À quoi sert le groupe de travail ? Suivez les explications de votre formateur pour en comprendre les tenants et aboutissants.
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Transcription

Lorsque vous analysez un problème, avant donc de le traiter dans Excel, et que vous vous apercevez que cela donne un tableau relativement important, il peut être judicieux d'exploser votre tableau en plusieurs petits tableaux. En effet, il est toujours beaucoup plus simple et beaucoup plus rapide de manipuler des petits tableaux à l'intérieur d'un même classeur que de faire un seul et unique gros tableau qui est toujours plus lourd à gérer. Alors, j'ai dans ce classeur une Feuille 1 et j'ai besoin de faire un travail qui va porter sur un trimestre. Ce travail qui va porter sur un trimestre va faire appel à une notion qui est très importante, qui est la notion de groupe de travail. Qu'est-ce que ça veut dire un groupe de travail ? Un groupe de travail, contrairement à ce que vous pourriez croire, ce n'est pas une réunion de personnes, mais c'est une réunion de feuilles de calcul à l'intérieur d'un classeur. J'ai ici une feuille, j'ai besoin de travailler sur un trimestre, déjà il faut que je rajoute autant de feuilles que nécessaire. Il me faut donc une feuille 1 qui sera pour le mois de janvier, je clique sur le petit +, une pour le mois de février, une pour le mois de mars. Puis j'aurai besoin, éventuellement, d'avoir une feuille récapitulative de mon trimestre, donc une feuille de plus. Et puis, bon, pour le cas où, je prévois une feuille encore en plus. Je vais nommer dans un premier temps ma première feuille, ma deuxième, ma troisième et ma quatrième, pour pouvoir m'y retrouver. Vous pouvez nommer à n'importe quel moment, avant, après, pendant, mais à un moment donné il vaut mieux nommer, cela facilite grandement l'existence. Donc le premier mois sur lequel je vais travailler, ça sera le mois de janvier. Le deuxième mois sur lequel je vais travailler, ça sera le mois de février. Le troisième mois sera le mois de mars, et enfin, j'aimerais avoir une feuille parlant du trimestre : Trimestre 1. Voilà, donc là, j'ai nommé mes feuilles. Maintenant, je souhaite faire un tableau, et ce tableau que je souhaite réaliser, finalement si je réfléchis un peu, il est peu ou prou le même en janvier, qu'en février, qu'en mars, que dans le trimestre 1. Alors là, j'ai plusieurs approches possibles, je peux faire mon tableau dans Janvier, puis ensuite faire un copier-coller dans Février, puis un copier-coller dans Mars, puis un copier-coller dans Trimestre. Ça c'est bien, sauf que si au lieu d'avoir trois mois, j'avais 24 mois ou 48 mois, ce serait peut-être beaucoup moins pratique. Parce que faire 48 copier-coller, c'est un petit peu laborieux. C'est pour ça qu'il existe le groupe de travail. Je vais dire que je souhaite, entre chacune des feuilles, entre la feuille Janvier et la feuille Février, entre la feuille Février et la feuille Mars, entre la feuille Mars et la feuille Trimestre, je souhaite mettre quoi ? Une feuille de papier carbone, de telle sorte que si j'écris dans Janvier, ou bien si j'écris dans Février, ou bien si j'écris dans Mars, ou bien si j'écris dans Trimestre, tout ce que je fais, erreurs comprises, se reproduise à l'identique dans les autres feuilles. Je clique sur Janvier, je vais dire que je veux aller jusqu'à la feuille Trimestre, c'est-à-dire je veux sélectionner toutes ces feuilles-là, à l'intérieur d'un groupe de travail. La feuille de papier carbone, c'est le groupe de travail. Pour dire que je veux aller de Janvier jusqu'à Trimestre, « jusqu'à », je vais le dire en appuyant sur la touche Shift, ou Majuscule au clavier, la grosse flèche qui pointe vers le haut sur votre clavier à gauche de la barre d'espace. Je tiens Shift enfoncé, je clique sur Trimestre, et là vous remarquez que chacune de mes feuilles change de couleur. Tout devient blanc et en haut, il y a écrit Groupe de travail. Je clique sur la Feuille 5 : j'ai défait mon groupe de travail. Chaque feuille redevient une feuille complètement autonome de sa voisine. Lorsque je veux sélectionner plusieurs feuilles, mais que celles-ci ne sont pas contiguës, ce qui peut arriver, je veux prendre par exemple pour un travail quelconque, Janvier et Mars, et pas Février et Trimestre. Qu'est-ce que je peux faire ? Eh bien, je clique sur Janvier, et au lieu d'appuyer sur la touche Shift, la grosse flèche pointe en haut, je vais appuyer sur la touche Ctrl, je tiens Ctrl enfoncée, je clique sur Mars. Vous voyez qu'en haut j'ai bien Groupe de travail, la feuille Janvier et la feuille Mars ont changé de couleur. Maintenant, en Janvier ou bien en Mars, quoi que je fasse, eh bien, ce que je vais faire va se reproduire à l'identique dans ces deux feuilles. Si je clique en dehors, ma foi, je libère le groupe de travail et donc je retire le papier carbone. Je clique sur Janvier, Shift, pour dire « jusqu'à », je clique sur Trimestre, et maintenant je vais commencer mon travail. Je vais écrire ici Dépôts, ou Magasins, plutôt, ça changera un peu. Voilà, on a nos magasins. On a un magasin à Paris, on a un magasin à Lyon, on a un magasin à Bastia, on a un magasin à Nantes et un dernier magasin à Marseille. Voilà, donc là, j'ai mes différents magasins. Je souhaite aussi faire quoi, eh bien, je souhaite aussi travailler à ce niveau-là, pour dire par exemple, quel est le chiffre d'affaires réalisé par ces magasins. Et puis j'aimerais bien, pourquoi pas, avoir ici un cumul de chiffre d'affaires. Je vais maintenant présenter tout ceci, je vais le centrer, je vais écrire un petit peu plus gros. Je vais mettre, pour vous montrer que ça fonctionne, une couleur de fond, comme ceci, et une couleur de fond ici, comme cela. Voilà, là, j'ai fait un certain nombre de manipulations. Je n'ai pas encore écrit de formules, mais si j'avais écrit des formules, ça fonctionne exactement de la même manière, je vais maintenant retirer la feuille de papier carbone. Je clique sur Feuille 5. Regardez maintenant ce qu'il se passe si je clique sur Janvier. Puis maintenant si je clique sur Février ou bien si je clique sur Mars, ou bien si je clique sur Trimestre 1. Vous voyez que j'ai très exactement la même chose dans chacune des feuilles, je n'ai pas eu à faire un copier-coller. J'ai bien utilisé une feuille de papier carbone. Donc tout ce que j'ai fait dans l'une ou l'autre des feuilles s'est reproduit, erreurs comprises, à l'identique dans les autres feuilles. Alors maintenant si je viens en Janvier et que je tape un chiffre d'affaires, on va taper 100 000, je valide, si je viens en Février, je n'ai pas le 100 000, ni en Mars, ni dans Trimestre. Pourquoi ? Parce que là, j'ai défait mon groupe de travail, vous voyez qu'en haut ici, il n'y a plus écrit Groupe de travail, j'ai défait mon groupe de travail, donc chaque feuille est maintenant totalement autonome. Je vais effacer mon 100 000, je vais refaire mon groupe de travail, parce que vous pouvez faire et défaire autant de fois que vous voulez, je clique sur Janvier, Shift, je clique sur Trimestre, et maintenant je vais dire que le chiffre d'affaires pour les différents magasins - je viens donc dans l'onglet Accueil, dans le groupe Nombre -, je veux qu'il soit présenté en milliers. Je clique sur « milliers », Je défais mon groupe de travail, je viens dans Février, je vais taper une valeur, on va taper par exemple 110 000, je valide : vous voyez que le format s'est bien appliqué. Si je viens dans Janvier et que je tape ici 100 000, je valide, le format s'est aussi appliqué. Donc je peux à tout moment faire et défaire mon groupe de travail et ce, autant de fois que je le souhaite.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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