Le 14 septembre 2017, nous avons publié une version actualisée de notre Politique de confidentialité. En utilisant video2brain.com vous vous engagez à respecter ces documents mis à jour. Veuillez donc prendre quelques minutes pour les consulter.

L'essentiel d'Excel 2016 pour Mac

Définir et créer une base de données

TESTEZ LINKEDIN LEARNING GRATUITEMENT ET SANS ENGAGEMENT

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Appréhendez la notion de base de données, les contraintes, et surtout les avantages d'une structure de table.
06:15

Transcription

Avant de commencer et d'aller plus loin dans « La gestion de données », nous allons reprendre un petit peu les principes de base de structuration de données exploitables. À savoir que si je dois utiliser cette source de données, dans un publipostage ou dans une fusion avec un autre logiciel de la gamme Office, la première chose à savoir, c'est que les données doivent toujours commencer en cellule A1. Je m'explique. Si je viens ici faire une insertion de ligne pour mettre un titre, par exemple, là, lorsque je vais appeler ces données d'une autre application, (d'Excel à Excel, ça va) que va-t-il se passer ? L'application va venir chercher dans la première cellule en haut, à gauche de ma feuille de données. Et si mon application ne trouve rien parce que cette cellule est vide, je vais avoir un message qui me sera renvoyé me disant qu'il n'y a aucune donnée à exploiter. Donc, déjà première chose à retenir : jamais laisser la cellule A1 vide et toujours donc commencer sa saisie en cellule un. De plus, lorsque l'on veut vraiment avoir quelque chose qui soit exploitable de façon exponentielle, il ne faut jamais de cellules fusionnées. Par exemple, j'aurai très bien pu fusionner ces deux cellules de manière à en faire qu'une seule, que j'aurai appelée Dénomination de la région et de l'appellation. Seulement là, dans ce cas-là, si dans un tout premier temps, je veux simplement faire un filtre sur cette colonne ou celle-ci, si l'entête de ma colonne est fusionné, Excel ne saura pas dans quelle colonne aller chercher. Et puis, on le verra dans le chapitre suivant, si je veux exploiter cela sous forme de tableau croisé dynamique, de la même façon, étant donné que chaque entête de colonne va devenir un champ, il me faut impérativement une dénomination par colonne. Donc, deuxième règle à respecter : jamais de cellules fusionnées. Troisième règle à respecter : ne pas confondre le stockage des informations, donc des données ici, avec son exploitation. Souvent, on se dit, je voudrais faire quelque chose d'un peu plus light, vous savez, un peu plus léger plutôt que d'avoir des tonnes de données comme ça. On trouve souvent des classeurs avec une petite insertion de ligne, histoire de se dire : « Voilà, entre les vins d'Alsace et les vins de l'Est, je vais laisser une ligne vide, histoire d'aérer un peu les choses ». Le seul souci, c'est que lorsque je demande à Excel de faire des opérations automatiques du type, par exemple, mets-moi en place les « Trier les filtres », ou « Crée-moi un sous-total », Excel va automatiquement sélectionner par rapport à l'emplacement où il se trouve, là, en l’occurrence, dans la cellule qui est la cellule D7, et il va étendre sa sélection jusqu'à ce qu'il trouve une ligne entièrement vide et une colonne entièrement vide. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire que tout simplement, si je fais la même chose qu'Excel par l'intermédiaire d'un raccourci clavier qui est très intéressant, ça me permet rapidement de sélectionner toute une plage de cellules, c'est le Ctrl+Shift+Espace, donc, Ctrl+Shift+Espace. Mais regardez que ma sélection s'arrête où ? Ma sélection va s'arrêter à la ligne qui est vide. De la même façon ici, je vous montre, à la colonne qui est vide. Donc, voilà pourquoi dans Excel il ne faut jamais de lignes entièrement vides ou de colonnes entièrement vides. Je peux très bien ne pas avoir toutes les données mais il ne faut jamais que la colonne ou la ligne soit entièrement vide. Je recommence avec une colonne pour bien vous montrer que le principe est le même. Donc, je supprime ici et je reviens insérer ici une colonne. Si je me replace à nouveau sur une cellule ici, je fais à nouveau mon Ctrl+Shift+Espace, voilà la sélection d'Excel. Donc, ça, c'est très important parce que c'est ce qui va permettre l'exploitation sur les tableaux croisés dynamiques, sur les graphiques croisés dynamiques, sur les segments, tous les outils d'analyse se font par l'intermédiaire de la sélection d'Excel. Encore une fois, je vous montre qu'ici il suffit que je rajoute un caractère, que je le valide, ma colonne n'est plus entièrement vide. Si je recommence à faire mon Ctrl+Shift+Espace, bien évidemment là ma sélection sera bonne. Donc, je réédite bien la troisième règle à retenir : jamais de ligne et de colonne entièrement vide. Et puis un conseil plus qu'une règle très souvent, mais c'est culturel, on a tendance à éparpiller les informations. A savoir qu'il y a de fortes chances que si je n'avais pas formulé ça comme ça, je me serais retrouvée avec peut-être une feuille par année, voire même un classeur de données par année. Le seul problème, c'est que si j'ai mes données qui sont éparpillées comme ça, à savoir, mon année 2009 quelque part, mon année 2010 quelque part, mon année 2011 quelque part, si je veux faire des comparatifs d'une année sur l'autre, j'ai pas dit que ce serait impossible à réaliser, je dis que ça va être très dur. Donc, il est toujours conseillé de rassembler au maximum les informations à un seul et même endroit, structurer toujours de la même façon : à chaque colonne correspond un critère, c'est ce que l'on appelle un Champ en terminologie de Base de données, et chaque ligne correspond à un enregistrement. J'ai plusieurs ventes dans la journée, ce n'est pas le cas avec mes dates ici, mais j'aurais plusieurs ventes sur la même journée, j'ai deux lignes, donc deux enregistrements qui correspondent à la même journée. Je résume bien : commencez en cellule un, pas de cellules fusionnées, jamais de ligne ou de colonne entièrement vide, et essayez de rassembler au maximum vos données pour une exploitation cohérente.

L'essentiel d'Excel 2016 pour Mac

Maîtrisez Excel 2016 pour Mac ! Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la manipulation des données, l’utilisation des fonctions, la création de tableaux et de graphiques, etc.

4h45 (61 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :22 oct. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !