SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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Découvrez comment publier des éléments d'un classeur Excel dans une page côté SharePoint. Apprenez à utiliser les composants WebPart Excel Web Access.
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Il peut être également intéressant dans certains cas de figure de ne vouloir présenter aux utilisateurs du site, non pas le classeur dans sa globalité, mais peut être que la partie analyse que l'en on a fait. Donc imaginez ici, je suis sur un fichier Excel avec des données. J'ai créé une feuille avec ce qui concerne une partie analytique, un tableau croisé dynamique, et puis un graphique associé. Hors, ce que j'aimerais moi, c'est sur la page d'accueil par exemple du site, ne montrer non pas le classeur, mais montrer directement le tableau, et montrer le graphique de façon associée, et bien évidemment que ça soit quelque chose de dynamique, c'est-à-dire qu'au fur et à mesure que mes résultats évoluent, mon tableau tableau croisé dynamique et mon graphique associé évoluent. Donc comment est-ce que je vais pouvoir réaliser cette opération ? D'abord il faut que je prépare les données sources, à savoir que dans mon classeur Excel qui est enregistré quelque part dans une bibliothèque SharePoint, que j'aurais très bien pu mettre uniquement en lecture, pour éviter que quiconque ne me touche ce fichier, j'ai créé ces deux éléments. Ces deux éléments je les ai également nommés, c'est-à-dire que sur le tableau croisé dynamique ici, au lieu d'appeler ce tableau croisé dynamique comme il s'appelle d'habitude, tableau croisé dynamique1, j'ai réduit son nom parce que je vais être obligé de le saisir après, coté SharePoint. Et puis j'ai fait la même chose pour le graphique, à savoir qu'ici, au niveau toujours pareil de la partie nom du graphique, c'était graphique1, et j'ai renommé ça en GRAPH. Première étape, j'ai créé les éléments et je les ai nommé avec des noms faciles à retenir pour pouvoir les appeler. Deuxième étape, je viens ici, sur l'onglet FICHIER d'Excel, choisir une option qui s'appelle Options d'affichage du navigateur. Et lorsque je vais cliquer dessus, il va me proposer d'afficher le classeur entier en haut des feuilles, ou des éléments du classeur. Moi, ce que je voudrais voir apparaître dans ces emplacements spécifiques que l'on appelle les Web Parts coté SharePoint, c'est uniquement le tableau et le GRAPH. Donc je me contente de sélectionner les deux zone que j'ai nommées précédemment. Je valide, et j'enregistre en fermant mon classeur. Voilà qui est fait. Il va donc le re-télécharger coté SharePoint, et on voit bien ici, que la modification a été faite il y a quelques secondes. Voilà dans un tout premier temps, ma préparation de données. Maintenant je voudrais changer la page d'accueil, ou venir préparer une nouvelle page, alors il y a des modes pratiques dans SharePoint. On parle du principe qu'on ne modifie jamais les éléments par défaut, mais qu'on en crée d'autres, c'est d'ailleurs ce que je vais faire. Je vais venir ici, sur ce que concerne tous les paramètres du site, et je vais choisir d'afficher le contenu du site, puisque j'ai déjà une bibliothèque qui s'appelle Pages du site, sur lequel il y a déjà la page d'accueil, notamment, et toutes les autres pages que vous aurez pu créer. Et je viens créer ici, une nouvelle page. Là, une nouvelle page de type Wiki qui va me permettre de venir saisir du texte, rajouter des images, et faire un conception avec des choses beaucoup plus souples que les pages de composants Web Parts, mais qui vont me permettre également d'insérer ces petits moceaux de page dynamiques que l'on appelle les composants Web Parts. Et là, je vais venir appeler cette page Ventes. Je crée donc cette page. J'arrive en conception, en édition de la page. Je peux donc venir saisir du texte, allez on va faire Ventes. J'aurais pu le mettre avec une police de caractère différente, ou une taille différente, bref, vous êtes sur un éditeur de pages assez simple à utiliser, et surtout ce qui va m'intéresser, moi, c'est de pouvoir venir rajouter ce qu'on appelle un composant Web Part. Donc je passe ici dans INSÉRER, un Composant Web Part. Les composants Web Part qui me permettent de visualiser du contenu actif Excel, sont dans un catégorie qui s'appelle les Données métiers. Attention, si vous n'avez pas cette catégorie de Données métiers, c'est tout simplement peut être, parce que la configuration de SharePoint ne dispose pas des ces fonctionnalités, aucun administrateur ne les a bridés. Si vous avez ici ce qui concerne les Données métiers, je vais donc aller chercher le composant Web Part qui s'appelle Excel Web Access. Et je viens l'ajouter. Donc je vais insérer un élément qui va me permettre de rattacher certaines parties d'un classeur Excel. Voilà, ici est arrivé mon composant Web Part. Il faut que j'ouvre le volet pour le paramétrer, lui dire quel classeur et quelle zone bien évidemment. Donc je peux ici cliquer sur le lien qui m'est offert, pour ouvrir la partie du volet qui se trouve à droite, qui va me permettre de faire la configuration. Premièrement il me demande où se trouve le classeur dont je veux afficher certains éléments. Là, je peux utiliser les trois petits points pour faire un Parcourir et aller chercher mon classeur Excel qui se trouve dans la bibliothèque de Documents. Et dans cette bibliothèque de Documents, c'est le classeur Excel qui s'appelle Ventes simple. Première étape, je lui donne les éléments qui concernent le classeur. Deuxième étape, et là par contre, je n'ai pas la possibilité de faire un Parcourir, ça serait juste la possibilité de renseigner la boite de dialogue et le nom de l'élément lié, donc je n'en ai pas besoin. Et il va falloir que je lui donne le nom d'un élément que j'ai créé. Alors vous allez voir que je ne vais sélectionner que le tableau, tout simplement parce que le tableau et le graphique étant liés, je vais pouvoir également les visualiser ensemble. Après, j'ai d'autres options, je vous les laisserait découvrir au fur et à mesure. J'ai la possibilité de lui demander si j'autorise l'ouverture dans Excel, est-ce que j'autorise l'actualisation des données, est-ce que je veux autoriser ce qui s'appelle la liste déroulante d'éléments nommés, et ça, je vais le garder. Après, j'ai toute la partie interactivité, est-ce que je laisse utiliser aux utilisateurs les tris, les filtres, etc. etc. Moi je laisse tout tel que, et je fais appliquer, et OK. Et nous allons voir ce qui se passe lorsque il va bien évidemment associer la feuille de calcul Excel, les éléments. Voilà, j'ai donc rajouté ici, dans ma page un composant Web Part. J'enregistre ma page, histoire que vous voyez bien à quoi ça correspond au final, j'entends. Voilà. Et ici, ce que je vois, ce sont mes résultats dynamiques, c'est-à-dire que bien évidemment, si le contenu de ma base évoluait, et que mon tableau croisé dynamique évoluait, bien évidemment ses résultats évoluent. Mais j'ai également, rappelez-vous, laissé l'autorisation de pouvoir passer d'un élément à l'autre. Et oui, parce que mon tableau croisé dynamique est également lié à mon graphique, et si j'ai laissé la possibilité d'utiliser ce menu déroulant, c'est pour pouvoir passer de mon graphique à mon tableau. J'aurais pu très bien également, choisir d'ajouter sur ma page, non pas les deux en même temps, mais d'ajouter deux composants Web Part l'un à coté de l'autre, ou l'un en dessous de l'autre, et dans un, afficher le tableau, et dans l'autre afficher le graphique. Voilà donc comment est-ce que je peux travailler avec des composants dynamiques qui sont ce que l'on appelle les Excel Services coté SharePoint.

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