Créer un tableau de bord interactif avec Excel 2016

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Découvrez de quelle façon créer des segments associés à des tableaux et indiquer des limitations.
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Avant de passer à des tableaux de bords quantitatifs ou qualitatifs avec des graphiques et des visuels plus ou moins compliqués, il y a une chose fondamentale qu'il faut faire. c'est être capable de mettre à disposition les sources de données, de façon visuelle et ludique aux collaborateurs et ce, si possible quelque soient leurs niveaux et leurs connaissances d'Excel. Pour ce faire, considérer toujours notre fichier de tableau de bord avec sa feuille Accueil source, et maintenant une nouvelle feuille qui s'appelle Liste. Et on aimerait leur donner la possibilité de consulter cette liste afin de faire parfois des vérifications détaillées sur les sources. Alors, on sait maintenant qu'en termes de visuel, on peut faire quelque chose de basique pour consulter ça. Exemple : on peut aller à la cellule A2, on peut aller dans Affichage, On peut aller dans Figer les Volets, puis cliquer sur Figer les Volets. Ce qui fait que pour le coup, lorsqu'il descend, ça garde la ligne de titre. On sait que l'on peut faire de même avec une colonne. Par exemple, en cliquant sur B2, en figeant les volets. Comme ça, quand on descend, il y a la première ligne qui est figée. mais maintenant aussi la première colonne. On peut aussi activer les filtres classiques. On clique n'importe où sur une des lignes d'en-têtes. Par exemple, il n'est pas nécessaire de cliquer sur les en-têtes, n'importe où suffit. On va dans Donnée et là, on active le Filtre. Et on sait que cet outil de filtrage, il a l'avantage de donner pas mal de possibilités du tout. Parce qu'il y a du tri et du filtre par couleur, Il y a un outil de recherche, il y a des filtres par critères. Mais tous cela, c'est un peu trop technique et pas très ludique. Là, le Filtre on va le désactiver, on va libérer les Volets, et on va aller à l'étape suivante. L'étape juste du dessus consiste à cliquer n'importe où dans la liste. Même pas besoin de la sélectionner quand il n'y a pas de lignes vides. Et d'aller dans Donnée, essayer de dire : tiens ! je veux transformer cette liste en un tableau. On se dit Donnée, Tableau, Tableau où y en a-t-il? On sait que pour transformer une liste en un tableau, c'est pas dans Donnée qu'il faut aller même si les données sont dans la feuille, Il faut aller dans Insérer, et là on a Tableau. Il nous demande s'il a bien détecté la plage avec les lignes d'en-têtes. On fait Ok, et pour le coup, ici, on a déjà les filtres d'activés. On a déjà Coloriage ludique et sympathique. Et puis, on peut par exemple voir, que si on descend, c'est comme si on avait la première ligne de figée. Par contre, pour la colonne vous oubliez. Maintenant, ceci dit, ce n'est toujours pas ludique. Donc là, on se dit : Tiens ! dans Outils de tableaux, Création, la première chose que l'on voit, c'est le nom du tableau, et comme on le sait, cela serait bien de le renommer. Ensuite, on sait qu'il y a une chose qui dit Insérer un segment. Là, on se dit : « Ah oui ! les segments, c'est vrai, cela n'est pas mal du tout !», parce que cela permet de filtrer de façon hyper ludique, pour le coup. On a des petites boîtes flottantes, ou les collègues peuvent cliquer, puis cela filtre et ainsi de suite. Le problème, c'est que lorsqu'on clique sur un tableau que l'on va dans Insérer, c'est qu'on voit ici, une option chronologique. On se dit, tiens ! il y a des segments et un segment de type chronologique. Et au fait, que vous cliquez sur l'un ou sur l'autre, eh bien dans les deux cas, ici, vous pouvez remarquez que lorsque je clique là, sur Segment. Il me dit, j'ai détecté que c'était un tableau et je te laisse prendre ici, un champ que tu veux ! Donc, dans le premier cas, le bouton fonctionne. Dans le deuxième cas, si je clique ici, sur Chronologie, le bouton fonctionne aussi, mais il y a un mais. En fait ! il nous dit que le Segment de Chronologie ne fonctionne que s'il s'agit d'une connexion. Et là évidemment, un tableau qui n'a pas été importé, mais qui est juste une liste créée dans Excel, eh bien ce n'est pas une connexion. Alors, on se dit aïe aïe aïe ! comment je vais faire pour m'en sortir. Je veux absolument que mes collègues puissent filtrer par date avec une chronologie. Alors, là, on va supprimer ces segments, car évidemment, cela ne nous va pas ! Entre guillemet, l'astuce, on la connaît. Je vous rappelle qu'au niveau des prérequis, vous avez la connaissance des tableaux croisés dynamiques et des Power pivots. Alors, si on veut viser sur le long terme, il vaut mieux utiliser les Power pivots. Car si vous commencez avec les tableaux croisés dynamiques et qu'un jour on dit zut ! finalement, j'aurais du faire avec les Power pivot parce que rappelez-vous, avec les tableaux croisés dynamiques, vous ne pouvez faire que des analyses niveau collège ou lycée. Or, votre employeur ne vous paye probablement pas pour ce genre de prestation. Donc, la chose étant, nous, on va cliquer n'importe ou dans ce tableau. Et une fois que l'on a activé l'onglet Power pivot, eh bien ! on va dire à Excel, d'ajouter cette table au modèle de données Power pivot. Donc, on a Power pivot qui s'ouvre. On voit qu'il a ajouté la table dans le modèle de donnée Power pivot. On ferme ici Power pivot, et maintenant, que l'on a cela, qu'est ce que l'on peut faire ? Eh bien, on peut aller dans une feuille qui s'appelle Source, et on fera croire à nos collègues que c'est vraiment, ici, la source. On va insérer un tableau croisé dynamique de notre liste de donnée. Donc, ici, par exemple, je vais me positionner en C4. Insérer, Tableau croisé dynamique. Et puis, là par exemple, je vais utiliser une source de données externe, choisir la connexion et là, évidemment, je vais dire Table. Je vois que dans le modèle de donnée du classeur, c'est à dire dans Power pivot, il a vu la table des ventes. Donc, je vais faire Ouvrir, on va faire un Ok, et pour le coup, il a le tableau croisé dynamique qui est prêt. On va faire comme à l'habitude, on va le renommer : donc Tcd vente. Ensuite, on va faire comme à l'habitude, on va aller dans les options du Tcd, dire que pour les valeurs d'erreurs, il doit afficher 0. Que pour ce qui est les Totaux et Filtres, on va tolérer plusieurs filtres par Champ. Ensuite, ici, dans Affichage, on va mettre les Champs dans l'ordre alphabétique. Et dans Données, Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier. Donc, si jamais cela vous semble technique ce que je viens de faire, je vous renvoie sur la formation qu'il y a dans le catalogue, sur les notions avancées des tableaux croisées dynamiques. On clique sur Ok, et maintenant l'idée, c'est que ce tableau Croisé dynamique apparaisse comme une table. Alors pour ce faire, par exemple, j'aime bien commencer pas les Champs de dates. Je prends Dates de commandes et je l'insère dans la zone de lignes. Donc Étiquette de lignes, très bien. Ensuite Date de paiement, j'insère également en tant que ligne. Là, je vois une chose qui ne me plaît pas ! Il n'est pas en train de me faire une table, une liste sous forme tabulaire mais un Tcd avec une agrégation hiérarchique. Donc, cela ne nous va pas ; alors qu'est ce que l'on fait ? On va dans Création et on va appliquer ce que l'on a vu dans le Court tableau croisée dynamique, en allant dans Totaux généraux, Désactiver pour les Lignes et les Colonnes, Sous totaux, Ne pas les afficher. Et ensuite dans Dispositions du rapport, dire Afficher sous forme tabulaire. Puis surtout de lui dire Répéter toutes les étiquettes d'éléments . Enfin dans Analyse, ici, lui dire de Désactiver les Boutons +/-. Là, on voit qu'on a les Dates de commandes. C'est bien ! on a ici les Dates Or là, parce qu'il a fait ce qu'il sait bien faire, regrouper les dates depuis au moins Excel 2016. On fait un clic droit sur une des dates et on va dire Dissocier. Comme cela, on se retrouve vraiment avec toutes les dates. Après formatage du Tcd vous pouvez aller dans techniques de formatage habituelles. Et maintenant, on continue simplement à Insérer nos champs, Article par exemple. Ensuite Délivrer par, Facture payée, ensuite Latitude par exemple, qu'on peut mettre en tout dernier. Longitude qu'on peut mettre en tout dernier, comme ceci. Numéro client, qu'on peut aussi mettre en tout dernier. Numéro de commande qu'on peut mettre dans les premiers. Et là, au fait quand on ajoute, on voit qu'il y a des Sous-totaux qui apparaissent. Donc, si vous voulez être sûr qu'il n'y a aucun sous-total, vous vous rendez sur chaque colonne et vous dites : « Ne pas afficher les Sous-totaux, par exemple. » Vous vous assurez bien que les Sous-totaux à chaque fois, soient désactivés. Ne pas afficher, Ne pas afficher, etc. Donc, une fois que vous vous êtes assurée de ceci, en disant Ne pas afficher, Ne pas afficher, Ne pas afficher les Sous-totaux Et que vous avez ajouté toutes les colonnes que vous vouliez. Là, c'est bizarre car il mentionne les cellules en blancs, on va le remettre en gris. Maintenant, on va voir qu'on peut insérer nos segments comme on le veut. Donc, on va dans Analyse, Insérer un segment, On prend Article par exemple, Délivrer par facture payée, Pays Numéro de client, Ok, et on a donc ici, aussi, une chronologie. On peut prendre par exemple, Les Dates de paiement et on fait un Ok. Donc, voilà ! on a réussi notre objectif. On a quelque chose qui ressemble à une table On va faire croire à nos collègues que ce qu'il y a derrière en réalité, c'est une Table Mais comme vous pouvez le voir, elle se filtre correctement. Lorsqu'on clique sur Les Éléments de segments , et c'est parfait. Il faudra juste masquer la feuille Liste bien évidemment. Vous remarquerez une chose, c'est que ces segments qui sont ici, filtrent le tableau croisé dynamique et non pas la vraie source. Et que si je clique sur l'un des segments que je vais dans les options de connexions des segments, je ne peux pas dire que ce segment contrôle aussi le tableau qui est ici. Les segments, on ne peut pas les connecter entre des objets différents. On peut les connecter à plusieurs tableaux chrosomiques qui ont la même source, mais pas à différents tableaux ayant différentes structures ou différents tableaux chrosomiques de sources différentes. Du moins sans VBA, ce n'est pas possible. Voilà ici, pour les préparatifs. Et dans le tutoriel qui va suivre, je vais vous montrer comment mettre ces segments en format, en couleur, et de les mettre dans une feuille plus adaptée à une utilisation ludique.

Créer un tableau de bord interactif avec Excel 2016

Concevez des tableaux de bord pertinents, qu’ils soient dynamiques ou non, avec Excel. Utilisez pour cela les fonctions, les graphiques, les segments, les macros, etc.

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Date de parution :18 août 2016

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