Excel 2010 : Astuces et techniques

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Découvrez les options de correction automatique. Grâce aux fonctionnalités transverses, facilitez la saisie répétitive dans Excel et dans tous les programmes Office.
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Transcription

Une fonctionnalité très intéressante lorsqu'il s'agit de saisir rapidement et surtout en contrôlant les erreurs, c'est de détourner une fonctionnalité que vous connaissez peut-être, pour l'utiliser sans vraiment vous en rendre compte. Cette fonctionnalité n'est pas réservée qu'à Excel, c'est une fonctionnalité transverse à tout Office, ça s'appelle les options de correction automatique. Je vous montre déjà un exemple de ces options prédéfinies que l'on va personnaliser. Ici, dans cette cellule, je voudrais saisir le mot « Acompte ». Je ne sais pas pourquoi, mais souvent, quand on saisit ce terme-là, on rajoute deux C. Je suis au niveau de la saisie, rien ne s'est passé, mais dès que je vais valider ma saisie, Excel a automatiquement corrigé mon erreur en cours de frappe, en enlevant le deuxième C. C'est cette option que je vais détourner, elle se trouve ici, dans l'onglet Fichier, dans les options, et dans la partie Vérification, et que vous retrouvez sous le terme d'Options de correction automatique. Ce sont des éléments qui vont corriger, suivant si vous avez laissé coché ou pas, certaines informations au fur et à mesure que vous saisissez. Il va supprimer si vous avez mis la deuxième lettre du mot en majuscules, il vous rajoute une majuscule en début de phrase, et puis vous retrouverez, ici, toutes les options déjà en mémoire pour corriger certains éléments. On va retrouver, si on regarde bien, ce qui correspond à notre « Acompte » avec deux C, qui est remplacé par un seul C. Voilà comment je vais exploiter ceci pour créer une nomenclature de produit, en ne venant demander qu'à saisir la référence courte pour qu'il me propose automatiquement sa référence longue. Par exemple, je viens saisir « 4020 » et je voudrais le remplacer par : « Ensemble de riz noir » « et rouge ». Je vérifie, étant donné que je n'ai à le saisir qu'une seule fois, mieux vaut vérifier au départ et je viens faire Ajouter. Ok, nous allons vérifier tout de suite. Maintenant, qu'est-ce qu'il se passe si je saisis 4020 ? Tant que je suis au niveau de la saisie, comme tout à l'heure, il ne se passe rien. Par contre, dès que je vais valider, il va remplacer le 4020 par « Ensemble de riz noir et rouge ». Ce que j'aurais aimé, malgré tout, je suis dans Excel, peut-être qu'à certains moments, je vais devoir utiliser la valeur 4020. Il faudrait que je réfléchisse à comment pouvoir continuer à saisir cette valeur. Simplement, lors de la création de cette correction automatique, je vais lui dire que je ne veux pas remplacer 4020 tout court, mais peut-être rajouter un symbole, tiret, une petite étoile, un underscore, en disant que c'est 4020 avec un espace ou un tiret que je veux remplacer par « Ensemble de riz noir et rouge ». J'aurais très bien pu lui demander de venir reprendre la référence, de manière à avoir l'ensemble complet. Attention, quand vous reprenez quelque chose d'existant et que vous faites Ajouter, il ne modifie pas ce que vous aviez fait, il vient en ajouter une autre, ce qui fait que celle-ci, je ne veux plus la conserver puisque je veux pouvoir saisir la valeur numérique 4020, donc je la sélectionne et je la supprime. Refaisons un test, je saisis « 4020 », valeur numérique, rien ne se passe. Par contre, je viens saisir « 4020- » avec le caractère que j'ai spécifié, et là, j'ai bien le remplacement. Cela veut dire que vous pouvez facilement créer votre nomenclature de produit, imaginez que vous ayez déjà, dans Word, des éléments, il suffit que je prenne un produit, je fais Ctrl+C, je reviens dans Excel, je reviens développer, à nouveau, mes options de correction automatique, et je veux remplacer 4525 par la valeur - sans oublier le symbole qui va me permettre de continuer à saisir la valeur numérique. Je peux continuer, comme ça, à loisir. Cela me permet de créer une nomenclature d'entreprise et surtout, d'aller beaucoup plus vite. Sans compter que ce que je viens de vous montrer et ce qui a été créé, à partir des options de correction automatique d'Excel, puisque je vous ai dit que c'était une fonctionnalité transverse, apparaîtra dans la totalité des applications Office. Que ce soit à la rédaction d'un nouveau message dans Outlook, lors de la création d'un document Word, vous pourrez utiliser ces options de correction automatique.

Excel 2010 : Astuces et techniques

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