Word 2016 : Astuces et techniques

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Il est possible de travailler en collaboration simultanée sur un document enregistré sur OneDrive ou OneDrive Entreprise.
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Transcription

Passons donc maintenant voir un autre type de scénario de travail à plusieurs, c'est ce qui s'appelle la coédition ou le travail en temps réel. Attention, pour ça il faut une contrainte, il faut que le fichier que je désire partager avec d'autres utilisateurs soit mis en ligne sur un espace OneDrive, OneDrive Entreprise, ou SharePoint. Donc j'ai crée moi en tant que Sabine Paris, ici un nouveau document : « Travaillons ensemble », donc c'est le nom que je vais lui donner, et je viens enregistrer ce fichier pour être quelque chose de partageable. Donc si je décidais de faire partager ici, voyez qu'il me dit automatiquement : il faut d'abord que je l'enregistre quelque part dans le Cloud, c'est ce que je vais faire. Donc je vais enregistrer ça sur un espace OneDrive Entreprise et je donne le titre « Travaillons ensemble », que je viens de récupérer. Voilà qui est fait ! Donc après avoir enregistré ce document en un emplacement partagé, sur ce qui s'appelle le Cloud Microsoft, il va falloir que je dise avec qui je veux partager et quel est le niveau que je veux leur donner. Donc je vais allez chercher ici des collègues parmi mon annuaire d'entreprise, je vais le partager avec Augusto SIMOES et Laurent VALENTE, et je leur donne le niveau pour la modification, mais non pas uniquement que la lecture. J'ai demandé à voir automatiquement les modifications, bah c'est fait, je viens d'envoyer une notification, que ça soit à mon collègue Laurent VALENTE ou à mon collège Augusto SIMOES. Nous allons voir ensemble qu'est-ce qui se passe, et déjà dans un tout premier temps, je vais vous montrer comment est-ce que Sabine va pouvoir visualiser son document, certes ici dans son application, mais également dans la partie web de cette application, c'est-à-dire Word Online. Je ferme donc maintenant ce document dans Word et je vais venir ouvrir la partie web de Sabine PARIS, qui est donc ici, je vous montre bien l’utilisateur et voilà le document que Sabine vient d’enregistrer sur cet espace partagé. Ce document, je vais l'ouvrir dans un tout premier temps dans son application Web. Je pourrais venir également demander à le modifier dans son application cliente. On va commencer par un scénario complet avec du web. Donc je modifie ceci dans la partie Word Online. Ok, je viens donc passer ici en modification. Entre-temps mes deux collègues ont reçu un e-mail avec bien évidemment le lien vers ce qu'il va être question de travailler ensemble. Donc je vous montre ici Augusto SIMOES qui a reçu effectivement ce mail. Il peut venir cliquer directement sur le message qu’il vient de recevoir et il va donc ouvrir également ce document qu'il va pouvoir de la même façon ici, modifier dans l'application web. Alors je vais réorganiser mes fenêtres pour que vous puissiez voir de façon simultanée les deux. Donc je vais mettre cette fenêtre sur le côté. Celle-là, idem sur l'autre côté, et nous pouvons visualiser cette-fois-ci les deux visions de ce document. Le troisième, c'est-à-dire mon collège Laurent VALENTE, je ne vais pas surcharger mon écran mais par contre vous verrez au fur et à mesure bien évidemment les modifications qu'il va y apporter, vous pouvez constater tout de suite que j'ai des codes couleurs ici qui m'indiquent, alors si je suis connectée en tant que Sabine PARIS ici, bah que Augusto SIMOES est positionné à cet emplacement et idem avec la casquette Augusto SIMOES que Sabine PARIS est positionnée également ici. Donc en tant qu’Augusto, je vais venir faire des modifications ici. Je vais venir rajouter du texte : « Ok pour moi » et vous voyez que automatiquement vous voyez les modifications apparaître sur le côté qui correspond à Sabine. Je vais, en tant que Sabine, faire des modifications également en termes de visualisation, on va changer juste la couleur de la police de caractère et sa taille. Et vous pouvez constater automatiquement de la même façon ce qui arrive lorsqu'il y a des modifications apportées. Alors la dernière chose que vous ne verrez pas, parce que je ne vais pas la rajouter, mais vous en verrez par contre, ce qui correspond à proprement parler aux modifications, c'est que là, je suis en train d'ouvrir le même document, en modification avec notre troisième comparse qui est donc Laurent VALENTE. Et vous allez voir apparaître au fur et à mesure, les modifications. Voyez que Laurent vient de passer en modification de ce document et là, il ne me reste plus qu'à vous montrer ce que fait Laurent VALENTE en « off », en quelques sortes : « Ok pour moi également ». Voilà ! Donc un scénario qui est purement web qu'avec les applications Word Online que j'aurais très bien pu réaliser également de façon hybride, c'est-à-dire tout le monde sur les parties Word clientes. Donc le logiciel Word tel que vous l'avez toujours connu, et puis certaines personnes sur la partie Word bureau, ou Word client et puis d'autres sur la partie Word Online. Donc voici les scénarios de coédition, c'est-à-dire vraiment de travail en temps réel à plusieurs sur le même document. Et au fur et à mesure que d’autres personnes vont sortir de cet emplacement, après avoir fait sa modification Laurent VALENTE s'en va. Je vais avoir des indications qui vont apparaître au fur et à mesure. Voilà, Laurent VALENTE ne modifie plus ce document. Et lorsque ça va être le même cas de figure sur la partie qui correspond à Augusto SIMOES, vous allez avoir la même chose. Alors je vais juste ré-agrandir un petit peu ma fenêtre pour vous montrer que je vais pouvoir revenir ici sur la partie qui correspond « Fermer tous les onglets » puisque j'étais à la partie navigateur et Augusto a arrêté de modifier ce document. Maintenant si je viens rouvrir ce document à partir du client Word, puisque c'était ça que je voulais vous montrer initialement, bah vous allez voir que bien évidemment, je vais retrouver toutes ces modifications ici sur le document. Vous voyez il est en train de synchroniser les mises à jour qui sont disponibles, et j'ai bien récupéré toutes les modifications réalisées par mes collègues.

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Date de parution :14 avr. 2016

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