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L'essentiel de SharePoint 2016

Découvrir les niveaux d'autorisation

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Penchez-vous sur les groupes par défaut de SharePoint et sur les niveaux d'autorisation associés. Vous découvrirez également les autres niveaux d'autorisation et le stockage des groupes.
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Transcription

Nous allons maintenant rentrer un peu plus dans le détail, et voir quels sont ces groupes par défaut, quels sont ces niveaux d’autorisations par défaut. Nous allons revenir à nouveau dans les Paramètres de site. Et au lieu d’aller directement sur la partie de Synthèse, Autorisation de site. Regardons déjà dans un premier temps ce qui est juste au-dessus, et qui s’appelle Personnes et groupes. Je clique dessus. Il va automatiquement m’ouvrir sur la page centrale, le détail d’un groupe qui se trouve ici, en termes de raccourci, ce sont les groupes les plus souvent utilisés. Mais voyons voir pour l’instant, quels sont tous les groupes qui sont à ma disposition. Donc vous allez retrouver ici les trois groupes qu’il a créés automatiquement lors de la création du site racine. À savoir les Membres, mais également les Visiteurs, les Propriétaires. Vous avez peut-être constaté un groupe supplémentaire et puis là je peux faire plus pour lui demander de m’afficher tous les groupes existants à l’heure actuelle dans ma structure. Et je retrouve bien Propriétaires, je retrouve bien Visiteurs, Membres. Je retrouve également deux autres groupes un peu différents. Un groupe qui est destiné à faire du travail administratif pour afficher certains éléments. C’est ce qui s’appelle les Excel Services. Et puis ici le groupe Tout le monde, qui me permettrait de mettre tous les utilisateurs de mon entreprise dans un groupe déjà constitué. Tout ceci ce sont des liens. Ce qui fait que si je voulais aller voir qui est à l’intérieur de chaque groupe, il suffirait que je clique dessus. Mais j’ai également ici sur le côté une petite description. Et puis savoir d’où provient ce groupe. On a ici la source. Et puis vous retrouvez cette petite icône qu’on a vue à plusieurs reprises, qui permet de modifier à proprement parler le groupe. Pour l’instant je ne veux rien modifier, je vous montre les groupes qui existent. Pour l'instant. Et bien évidemment le fait que si j’ai des groupes par défaut, je pourrais tout à fait créer d’autres groupes. Mais si je crée des groupes c’est surtout pour pouvoir leurs associer des niveaux d’autorisations. Retournons peut-être si vous le voulez bien, visualiser dans un tout premier temps, qu’est-ce que j’ai comme niveaux d’autorisations que je vais pouvoir utiliser comme rôles en quelque sorte. Donc je reviens toujours ici au niveau Accueil pour bien reprendre le chemin complet. C’est toujours dans les Paramètres de site. Seulement cette fois-ci c’est au niveau des Autorisations de site, que je vais pouvoir trouver ces niveaux d’autorisations. Quand on arrive au niveau de la Synthèse, on a vu le contenu interne de la page. On reverra bien évidemment dans le détail ce qui est marqué ici dans les différents rubans jaunes. Mais là je voudrais m’attacher à regarder ce qui est ici dans le ruban. Premièrement il y a une chose d’importante. On a vu qu’on pouvait arrêter l’héritage et mettre des autorisations différentes à différents niveaux. C’est-à-dire niveau site, sous-site, bibliothèque, liste, documents, éléments. Encore faut-il bien savoir à quel endroit on est situé. C’est pour ça que vous aurez systématiquement, en plus de l’onglet Autorisations qui permet d’avoir accès à tous les outils, toujours l’onglet Parcourir. Et cet onglet Parcourir permet de visualiser l’emplacement où on est. Là je vois bien que je suis au niveau site Formation, si j’étais passé dans ma bibliothèque de documents il m’aurait montré que j’étais dans la bibliothèque Documents. Si j’étais au niveau d’un fichier, il m’aurait montré le nom du fichier. Avant de modifier quoique ce soit, dans les différentes interfaces d’autorisations, les bonnes pratiques sont toujours de vérifier le niveau. Vous verrez tout à l’heure un exemple, qui est généralement une source d’erreurs communes à cause du fait qu’on n’a pas obligatoirement vérifié le niveau sur lequel on se trouve. Une fois qu’on a vérifié le niveau, maintenant on va regarder quels sont les options à notre disposition. La première option que je voudrais valider avec vous, c’est d’abord quelles sont les personnes qui sont, non pas Propriétaires mais au-dessus de Propriétaires. C’est ce qu’on appelle les Administrateurs de collections de sites. Bien évidemment seules les personnes qui ont les droits pour pouvoir le modifier, vont pouvoir agir sur cet emplacement-là. Mais regardez que si je clique ici, je m’aperçois bien qu’en tant qu’Administrateur de collection de sites, j’ai Sabine qui est ici. Voilà pourquoi Sabine a la possibilité d’avoir le contrôle total sur la totalité de la collection. Et puis j’ai un autre utilisateur qui est un Compte de service, puisqu’il faut toujours au minimum, avoir un remplaçant en termes d’administration. Voilà les Administrateurs de la collection C’est-à-dire que je n’ai même pas besoin de voir Sabine, ou mon Compte de service dans ces différents groupes. Leurs niveaux d’autorisations arrivent bien au-dessus. Pourquoi je vous parle des Administrateurs de collections de sites ? Parce qu’en fin de compte c'est eux qui peuvent créer, ce qui va peut-être m’être utile, c’est-à-dire les niveaux d’autorisations. Les niveaux d’autorisations on les voit ici. C’est ce qui a été utilisé par défaut, le Contrôle total, la Modification, la Lecture. Mais si je viens voir, dans un tout premier temps, je vais m’apercevoir que des niveaux d’autorisations, d’abord j’en ai plus que ceux qui me sont proposés par défaut. Effectivement j’ai le Contrôle total, j’ai la Modification, j’ai la Lecture, mais j’en ai d’autres. Et ces niveaux d’autorisations apparaissent ici sur le côté gauche, et leurs descriptions sur le côté droit. Si je prends le Contrôle total, vous allez me dire que c’est assez simple de comprendre ce qu’on peut faire quand on a un rôle Contrôle total. C’est qu’on peut tout faire. Mais par contre si je vous prends par exemple, Modification, Collaboration. Ce n’est pas évident, même par rapport à ce qui est marqué ici en termes de descriptions, de connaitre vraiment le périmètre de possibilités de quelqu’un qui a un niveau d’autorisation de Collaboration ou Modification. De la même façon vous avez un niveau qui est Lecture, et vous avez un autre niveau qui s’appelle Affichage seul. Quelle est la différence entre les deux ? Bref, vous avez effectivement une description ici, seulement la plupart du temps les descriptions ne suffisent pas pour réellement savoir qu’est-ce que c’est que ce niveau d’autorisation. C’est un groupe de petits droits. Pour mieux vous le montrer je vais venir développer dans un tout premier temps, Collaboration. Je clique ici sur Collaboration, et j’ouvre ce qui correspond à la totalité des petits crans d’autorisations, par catégories. Là c’est les autorisations sur les listes. Là c’est les autorisations sur les sites. Là c’est les autorisations qu’on appelle Personnelles. Voilà en fin de compte de quoi est fait le niveau d’autorisation Collaboration. Ce niveau d’autorisation, bien évidemment, pourrait être modifié. Regardez qu’il est actif, donc si je voulais dire que Collaboration pour moi, ça serait le fait de pouvoir ajouter des éléments, modifier, mais pas supprimer par exemple. J’aurais pu venir désélectionner cette petite case à cocher. Si j’utilise le conditionnel c’est encore une fois parce que par défaut, les bonnes pratiques sont de dire qu’on ne modifie jamais les éléments par défaut. Par contre on peut en créer d’autres et les personnaliser. C’est d’ailleurs ce que vous allez retrouver à chaque fois, quand vous ouvrez un niveau d’autorisation par l’intermédiaire de ce qui s’appelle Copier niveau d’autorisation. C’est un petit peu comme si je dupliquais ce niveau d’autorisation. Celui que j’aurais dupliqué, c’est celui que je vais personnaliser. Je vous montre rapidement, on ne va pas faire la personnalisation tout de suite on la fera plus tard. Mais je vous montre rapidement, par exemple si je regarde au niveau des autorisations de listes, les personnes qui ont le niveau d’autorisation Collaboration, peuvent-elles faire ce qui s'appelle de la Gestion de listes, à savoir créer, supprimer des listes, ajouter des colonnes ? Non. Les personnes qui ont Collaboration ne peuvent pas le faire. À contrario de ce que je vais vous montrer maintenant, à savoir le niveau d’autorisation Modification. Et effectivement Modification, si on reprenait point par point, c’est le niveau de Collaboration, plus le fait que les personnes qui ont ce niveau-là, peuvent créer des listes, peuvent les supprimer, peuvent rajouter des colonnes, peuvent créer des affichages. Juste pour vous expliquer que depuis le début de la formation, vous avez pu remarquer que Nicholas pouvait effectivement faire certaines actions sur les listes, parce que le niveau d’autorisation associé à Nicholas était le niveau d’autorisation de Modification. Je reprends de la même façon, ce que j’ai montré par rapport aux Lecture et Affichage seul. Vous avez déjà la description effectivement, mais on aurait pu les ouvrir pour voir vraiment de quoi ils étaient constitués. En fin de compte Lecture permet d’ouvrir les documents, mais il permet également d’ouvrir les documents dans l’application client, donc de faire un Télécharger et de pouvoir faire un Enregistrer sous. Alors que si je prends le niveau d’autorisation Affichage seul, en fin de compte les personnes vont pouvoir afficher les documents, mais uniquement dans le navigateur. Donc ça ne peut pas être téléchargé. Et je ne peux donc pas faire ce qui s’appelle un Enregistrer sous. Donc voilà les niveaux d’autorisations par défaut que bien évidemment nous allons pouvoir personnaliser.

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Date de parution :29 mars 2017

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