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Découvrez les différents types de liste de SharePoint : contacts, calendrier, enquêtes, forum et listes personnalisées. Vous verrez également comment les utiliser.
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Transcription

Jusqu’à présent tous les conteneurs que nous avons créés dans notre site SharePoint étaient des conteneurs prêts à accueillir des documents, que ça soit des documents généraux ou des documents plus spécifiques. Mais rappelez-vous, lorsqu’on a parlé de l’utilisation ou du bien-fondé de SharePoint, on a dit que c'était pour partager également de l’information et on n’est pas obligé que cette information soit vraiment structurée par l’intermédiaire du fichier. Ça peut être des tâches, ça peut être des calendriers, ça peut être simplement des idées, ça peut être des annonces, ça peut être des liens. C’est ce que l’on appelle côté SharePoint des applications de type liste. Voyons voir ensemble quels sont les modèles de listes à notre disposition. Pour ceci, je reviens à nouveau dans le menu Action du site, et je décide d’ajouter une application. Mais cette fois-ci, je vais ajouter les applications qui ne sont pas des bibliothèques mais d’autres, des liens, des annonces, pour faire de l’évènementiel, une liste de contacts, de calendriers. Bien évidemment également des choses un peu plus construites avec des tâches, des suivis de problème. Le forum de discussion est également une liste. Nous verrons également qu’il y a la possibilité de définir ce qu’on appelle des listes de type enquête ou sondage. Et puis si on ne trouve pas le modèle qui correspond à ce dont on a besoin, puisque j’ai besoin par exemple de gérer des commandes ou des factures, il n’y a pas ces modèles existants mais je pourrais créer une liste personnalisée. Et puis si j’ai déjà un contenu existant mais peut-être que je vais exploiter et donc capitaliser sur ce que j’ai déjà, ne serait-ce que peut-être en créant une liste à partir d’une feuille de calcul Excel. Nous allons commencer dans un tout premier temps par exploiter un modèle de liste existant. Et je voudrais créer par exemple une liste de type lien. Je prends ici le modèle. Je n’ai plus qu’à cliquer dessus. Je viens lui donner un nom, je vais l’appeler Liens utiles. Rappelez-vous, lorsque je crée des éléments, c’est comme la même chose que pour les bibliothèques, on ne pense à ne pas mettre de caractères accentués, pas d’espaces. Donc là j’ai mis mon underscore, je l’enlèverai après, en revenant sur les paramètres de ma liste. Je crée ma liste. Voilà qui est fait. Maintenant il suffit que je me place dessus, que je revienne ouvrir ici ses paramètres. Je viens juste changer le nom pour enlever le underscore. Ce sera quand même un peu plus joli, cette espace à la place. Et je vais le rajouter également dans le volet de lancement rapide, histoire d’y accéder plus rapidement. Maintenant, si je viens voir en fin de compte à quoi correspond une liste, ça correspond à des lignes qui correspondent à chaque lien et puis des colonnes qui sont en fin de compte des métadonnées. Si on va tout de suite visualiser ce qui se passe côté modification rapide, je viens ici sur le deuxième onglet qui, vous avez pu le constater, ne s’appelle plus Bibliothèque mais cette fois Liste. Si je passe en modification rapide, c’est en fin de compte une grille qui va me permettre de faire quoi ? De renseigner une URL et puis un commentaire. Je vais revenir en affichage classique et cette fois-ci intervenir non plus sur le premier onglet qui s’appelait précédemment Document et je vais pouvoir créer un nouvel élément dans ma liste, à partir de l’onglet Elément ou à partir ici de la Barre d’outil. Je vais pouvoir lui rajouter le lien qui m’intéresse en rajoutant par exemple, l'URL complète et puis une description. Ça va être : Site de la société CFRS. Et puis une remarque, si j’en ai besoin en supplément. À partir du moment où je vais faire Enregistrer, automatiquement je vais avoir un élément qui va me permettre, si je cliquais dessus, d’atteindre directement l’élément concerné. Maintenant je vous ai renseigné une URL qui est une URL externe. Ça pourrait être des sites totalement extérieurs à SharePoint, ça peut être également la possibilité d’aller directement par exemple sur le second site. Donc je viens prendre ici l’URL. À partir du moment où c’est une URL, que ça soit une URL interne ou externe, peu importe, la seule chose qu’il faudra par contre, c’est bien penser que si certains de vos utilisateurs viennent consommer les données ici, encore faut-il qu’ils aient la possibilité d’y accéder grâce aux droits, qu’ils ne se trouvent pas devant une porte fermée. Voilà un type de liste, qui est un type de liste de type lien. Maintenant je peux continuer à exploiter les autres types de liste. J’ajoute une autre application. Cette fois-ci je vais choisir une liste qui aura un affichage un peu plus différent, et surtout déjà des affichages constitués, c’est une liste des tâches. J’ai besoin pour mon service de gérer des tâches qui ne sont pas des tâches personnelles à l’utilisateur mais vraiment des actions à réaliser pour le service. Voilà. Je viens donc ici ouvrir Action. Je veux venir ouvrir directement la liste. Et si je me contente de regarder ici ce que j’ai comme utilisation, là vous voyez que je n’ai peut-être pas grand-chose effectivement en termes de visualisation de métadonnées. Mais regardez ce qui va se passer si je lui demande de créer une nouvelle tâche. J’ai certains éléments qui sont des métadonnées, donc l’équivalent des colonnes. Je vais faire Envoi de courriers. Ici avec une date de début, une échéance, à qui peut-être je décide d’assigner cette tâche. Je vais faire ça pour Nicolas. Mais j’ai d’autres éléments, également avec la Description, si j’ai des prédécesseurs, sa priorité, si je mets Haute, l’état, est-ce que c’est commencé ou pas. À partir du moment où je vais enregistrer cet élément de type liste, bien évidemment je vais pouvoir voir autre chose parce que non seulement j’ai des métadonnées de créées mais j’ai également des affichages. Rappelez-vous, les affichages apparaissent ici. Donc ici c’est l’affichage de toutes les tâches. Je n’ai pas renseigné de Date mais j’ai également la possibilité de voir les tâches qui sont à venir. Là, la tâche que je viens de créer n’apparaît pas puisqu’il n’a pas d’élément de date qui lui correspond. Je pourrais le voir également sous format de calendrier. Et puis j’ai d’autres types d’affichage ici qui apparaissent. Je peux demander les tâches qui sont les miennes, les tâches qui sont en retard, qui sont terminées, ou le voir par l’intermédiaire de ce qui s’appelle un Diagramme de Gantt. Je peux à tout moment bien évidemment reprendre cet élément-là et le modifier, rouvrir donc son formulaire. Je vais venir modifier l’élément pour lui rajouter une date de début, on va dire le 28, une date de fin ou d’échéance plus exactement, qui va être le 3. Et je viens enregistrer les modifications pour vous montrer maintenant qu’est-ce que ça peut donner si je lui demandais d’afficher ça avec un affichage de type calendrier. Et je me retrouve ici avec la tâche mais qui apparaît dans un calendrier un petit peu à la mode Outlook en quelque sorte. Attention ! Je suis bien partie d’une liste de tâches et l’affichage que je montre est un affichage de type calendrier. Si je reviens maintenant ici dans ma liste des tâches, j’ai à tout moment la possibilité de créer un nouvel élément, toujours en gardant cet affichage ou alors je pourrais venir ici, dire : moi, je voudrais changer d’affichage, j’étais sur l’affichage dit de calendrier, je voudrais repasser sur l’affichage de toutes mes tâches. Un premier type d’affichage. Je viens voir ce que ça donne ici avec les tâches à venir. Et puis encore une fois, je pourrais regarder ici si ça correspond à mes tâches. Mais non, étant donné que cette tâche, je l'ai assignée à Nicolas. Voilà en fin de compte un autre type de liste, qui, bien évidemment, est l’équivalent en quelque sorte de ce que l’on vient de voir dans la liste des liens ou ce qu’on verra dans les autres modèles de liste comme on l’a utilisé exactement de la même façon dans les bibliothèques de document. Ce n’est pas parce qu’il me propose des métadonnées et des affichages que je ne peux pas continuer à personnaliser tout ça en revenant dans l’onglet Liste, dans la partie qui s’appelle Paramètre de liste, sur lequel je vais retrouver les paramètres qui correspondent au titre, description, navigation, contrôle de version, comment est-ce que je peux faire pour supprimer la liste si je n'en avais plus besoin et puis la gestion ici de mes différentes colonnes sur laquelle je pourrais décider de créer une autre colonne, bien évidemment. Et puis si je crée d'autres colonnes, peut-être de générer d’autres affichages. Voilà, première découverte d’éléments qui contiennent des informations dans SharePoint mais dont l’élément principal n’est pas obligatoirement un fichier.

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