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Faites la différence entre une formule et une fonction. Puis, mettez en pratique les différentes méthodes d'obtention de résultats avec entre autres, les fonctions automatiques.
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Transcription

Parlons donc, un peu, de formules ou de fonctions. Histoire que les choses soient très claires, une formule, c'est nous qui allons tout saisir, du début à la fin, par l'intermédiaire d'opérateurs. Je vous donne un exemple : je voudrais faire la somme de tout ceci. Je viens ici, je me place dans ma barre de formule, il faut impérativement que cela commence, systématiquement par un signe =, je viens donc taper mon = et puis je vais lui dire que c'est la somme de cette cellule, donc je pourrais, effectivement, le taper en disant B3, c'est possible, mais vous êtes en train de vous rajouter des risques d'erreurs supplémentaires, +, parce que c'est moi qui suis obligée de taper l'opérateur, B4+B5+B6 et, une fois que j'ai fini de saisir la totalité, voyez qu'Excel est gentil, il me met un code couleur différent, il faut que je valide. Cela est une formule. Les formules de calcul, nous reviendront sur leurs contraintes, s'appliquent avec des opérateurs. Ces opérateurs, ce sont lesquels ? Ici, le « + », le « - », le « * » pour multiplier, les symboles « » pour faire des comparaisons, « < », bien évidemment, « = », donc on adjoint les deux opérateurs l'un à la suite de l'autre, etc., tout ce qui est fait dans Excel, par l'intermédiaire de ces opérateurs sont des formules. Malgré tout, si je voulais associer ces formules à l'équivalent, sur lequel je ne vais pas être obligée de tout taper, qui s'appelle les fonctions, lorsque je fais +,+,+, c'est une somme et la somme, c'est une fonction. Lorsque je veux faire l'équivalent du -, c'est une soustraction, mais une soustraction, ce n'est ni plus ni moins que l'addition, donc la somme, de valeurs positives et négatives. Ce qui veut dire que, de la même façon, lorsqu'on va faire une soustraction, l'équivalent en fonction de la formule, c'est une somme. Si je veux faire une multiplication, la fonction s'appelle le produit. Et puis, après, j'ai toujours des comparatifs. Voyez qu'à chaque formule de calcul correspond bien à une fonction. Revenons maintenant sur la formule que je viens de créer ici. Je vois que le résultat est bon, par contre, qu'est-ce qu'il se passe si je viens rajouter une valeur ? Il est évident que si je viens changer la valeur, je passe de 7 à 5, bien évidemment, ma formule a été modifiée. Par contre, si je viens rajouter une valeur : si je rajoute ici une ligne supplémentaire et que je viens rajouter une valeur qui est la valeur 10. Quand je vais valider, est-ce que cette valeur va être prise en compte ? Absolument pas. Pourquoi ? Parce que si je reprends ici, non pas l'affichage de mon résultat, mais bien l'affichage de comment j'obtiens mon résultat dans ma barre de formule, on s'aperçoit que je fais référence à des cellules pointées. Donc, bien évidemment, la cellule qui est, à l'heure actuelle la cellule B6 n'est pas prise en compte. Donc, voyez que cela peut être, dans certains cas de figure, un peu dérangeant. Donc, première possibilité, les formules, telles qu'on vient de les montrer. Deuxième possibilité, je reviens un peu en arrière pour vous montrer tout ceci, je vais utiliser non pas une formule mais une fonction. Mais, dans un premier temps, je vais utiliser les fonctions dites automatiques. Donc, toujours ici dans l'onglet Accueil, encore une fois, toutes les fonctionnalités les plus souvent utilisées ont été rassemblées ici, même si, effectivement, vous allez les retrouver également dans l'onglet spécifique qui concerne les formules. Donc, je viens chercher ici tout ce qui correspond aux fonctions automatiques. La première, c'est la fonction Somme. Cette fonction Somme va me permettre, sans être obligée, à proprement parler, de venir saisir des opérateurs, de choisir, mais attention, suivant l'emplacement où j'ai demandé à avoir la somme, Excel va étendre sa sélection jusqu'à ce qu'il trouve une valeur numérique, et là, étant donné que j'ai l'ancien résultat de ma formule, il me prend cette cellule, ce n'est pas du tout ce que je veux. Donc, ce sera à moi, comme si je devais vous le montrer sur l'écran avec le doigt, de dire à Excel que ce que je veux, c'est la somme de tout cela. Du coup, que ce soit ici, tant que je n'ai pas validé, ou que ce soit là, vous pouvez bien constater que Excel a fait la somme, mais cette fois-ci d'une plage de cellules qui va de la cellule B3 à la cellule B6. Ce qui fait que lorsque je vais valider, maintenant, et que je décide de rajouter une ligne supplémentaire en faisant Insertion, automatiquement, ma valeur, va être rajoutée dans mon calcul parce que j'ai rajouté une ligne dans la sélection initiale, B3:B6. Donc, automatiquement, il a étendu la sélection et ma fonction est donc bonne. C'est ce qu'on appelle des fonctions automatiques, de la même façon, je vous en montre une autre, ici, j'aurais pu dire que je voudrais la moyenne. La moyenne de quoi ? Encore une fois, voyez qu'il sélectionne les valeurs numériques qu'il trouve juste à côté de lui, mais moi c'est bien la moyenne de tout cela que je veux. Et je vais valider. Tout cela concerne les sommes automatiques. C'est très bien, mais cela ne répond pas obligatoirement à la totalité des actions que je peux faire, en termes, pas uniquement de calcul, mais d'automatisme. Donc, outre ces fonctions automatiques, je vais avoir la possibilité de travailler par l'intermédiaire de notre assistant fonctions, que je vais donc retrouver, ici, qui correspond à, ce qu'on appelle, un concepteur de fonctions et qui va me proposer, dans un premier temps la dernière utilisée, et si je reprends, à nouveau, la somme, eh bien je vais pouvoir travailler par l'intermédiaire de cet assistant fonctions. Je ne rentre pas dans les détails pour l'instant, c'est juste pour vous montrer quel est le panel de possibilités. Parce que, bien évidemment, je vous montre rapidement l'étendue de ce qui sera possible de faire tout cela sont des fonctions d'Excel, et toutes celles-ci ne sont pas accessibles par l'intermédiaire des fonctions automatiques. Par contre, notre assistant fonctions permettra de travailler avec n'importe quel type de fonction. Donc, pour résumer, j'ai bien, ici, la possibilité de travailler avec des opérateurs, donc des formules, de travailler avec des fonctions dites automatiques ou de travailler avec mon assistant fonctions. Petite précision malgré tout, que ce soit un résultat obtenu par l'intermédiaire d'une formule, d'une fonction automatique ou d'une fonction, j'ai, à tout moment, la possibilité d'utiliser la fameuse poignée de recopie, que l'on a vue précédemment pour la mise en forme, eh bien regardez que si je fais cela, qu'est-ce qui va être incrémenté ? Bien évidemment, ce sont les références de cellules, à savoir que ici, j'étais sur un résultat B3,B4,B5,B7, je suis passé de colonne en colonne, donc je vais avoir mon résultat qui va être C3,C4,C5,C7, etc. Idem pour tout ce qui est fonction et, bien évidemment, je pourrais avoir ce résultat autant en incrémentation de lignes que si j'étais venue faire un sous-total en incrémentation par colonne. Tant que j'y suis, je voudrais vous montrer que je voudrais appliquer la même mise en forme que là, eh bien je vais pouvoir choisir un modèle, ici, et utiliser, ce qui s'appelle, le pinceau de reproduction de mise en forme, en faisant un double clic dessus, j'ai attaché mon pinceau de reproduction de mise en forme à ma souris, donc, à chaque fois que je veux venir l'appliquer et tant que je ne l'ai pas désélectionné, je peux appliquer cette mise en forme. Voilà donc, pour cette première introduction aux formules, fonctions, fonctions automatiques.

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Date de parution :22 oct. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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