Excel 2013 : Les formules et les fonctions avancées

Découvrir les fonctions de contrôle

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Si les fonctions de contrôle ne semblent pas toujours utiles, elles vous aideront à donner un aspect rigoureux à vos formulaires et à déverrouiller des formules plus complexes.
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Durant cette session, nous allons aborder ensemble les fonctions de contrôle. Qu'est-ce que j'entends par fonction de contrôle ? En toute logique, toutes les fonctions qui me permettent de contrôler un élément et surtout de vérifier qu'il corresponde à mes attentes. Plus concrètement, vous pouvez les retrouver dans Formules, Plus de fonctions, Information et là toutes les fonctions qui commencent par EST sont des fonctions de contrôle. Commençons par la première : EST.IMPAIR. Nous n'allons pas toutes les voir, seulement la mécanique. J'écris un nombre, elles sont plutôt intuitives, j'écris =est.impair( et là il me demande un nombre : soit je peux l'écrire, soit je peux sélectionner une cellule. Je ferme la parenthèse, Entrée. Si le nombre est impair, ça m'affiche VRAI, si le nombre est pair, ça m'affiche FAUX. Si j'écris quelque chose qui n'a rien à voir, il m'écrit un message d'erreur. À quoi cela va me servir ? Deux choses : premièrement, et l'usage le plus simple, cela me permet de contrôler que j'ai bien les bonnes informations. Est-ce que j'ai des messages d'erreur ? Est-ce que c'est bien un nombre pair ? Est-ce que dans cette référence j'ai bien tous mes nombres et pas du texte ? Etc. Un usage moins évident est qu'il me permet de professionnaliser mon activité, de la rendre plus lisible, c'est-à-dire, prenons un cas : je vais me créer une feuille Production avec des dates de production. De l'autre côté, je vais me faire une feuille de Livraison avec des dates de livraison. Mettons que chaque employé s'occupe de sa feuille. Pour mon activité, tant que je n'ai pas de date de production je ne peux pas estimer de date de livraison. Habituellement cela impliquerait que l'employé qui s'occupe des livraisons doive contrôler en permanence la production. Vous pouvez automatiser ce contrôle, le rendre plus lisible. Pour cela on va utiliser deux fonctions : la fonction SI, que vous connaissez, et la fonction ESTVIDE. Elle est extrêmement simple. J'écris =estvide( je sélectionne une cellule, je ferme la parenthèse, Entrée. Si elle est bien vide, il m'affiche VRAI, si elle est remplie, il m'affiche FAUX. Combinons ces deux fonctions. Je vais écrire =si(est vide( et là je vais sélectionner ma future date de production. Je ferme la parenthèse, je demande à Excel : est-ce qu'il y a une date de production ou non ? Si la cellule est bien vide donc s'il n'y a pas de date, alors je peux afficher un message : "Date de production manquante". Si par contre la cellule n'est pas vide, s'il y a bien quelque chose, je peux commencer à automatiser mon planning selon les besoins de mon activité. Par exemple, dès que j'ai une date de production, je peux estimer que quinze jours après je peux avoir une date de livraison. Je prends cette date et je rajoute +15, à vous d'adapter la fonction selon vos besoins. Je ferme la parenthèse, je fais Entrée. Là, bingo, j'ai bien un message d'erreur qui s'affiche et, dès que j'ai une bonne date, je vais dans ma feuille de livraison, si besoin je change les formats, Date courte. Dès que j'ai une date de production, j'ai bien une date de livraison, cela me permet d'avoir un suivi plus efficace. Par exemple si j'ai un nombre de productions précis et un nombre de livraisons précises à effectuer, je peux voir quelles sont mes bonnes dates de livraison, quelles productions il me manque et quelles sont les cellules tout simplement vides, et cela en un seul coup d’œil, je n'ai pas besoin de jongler entre les feuilles et à me poser des questions, pas d'erreur possible. Ça c'est un exemple ! Un autre exemple possible est que ces fonctions de contrôle me permettent de gommer les erreurs dans Excel. Prenons un autre cas. Ici je vais écrire Nombre de projets, ici Nombre de chefs de projet. Là Nombre de projets par chef de projet. Je sélectionne l'ensemble, j'agrandis mes colonnes, Ok. Dans ce cas, pour calculer le nombre de projets par chef de projet, c'est assez facile, je fais = je choisis la première cellule, je la divise par la deuxième, Entrée. Le problème est que, tant que cette cellule est vide, elle est égale à zéro et je ne peux pas faire de division par zéro en mathématiques donc il m'affiche un message d'erreur. Si vous avez un grand planning ou une grande feuille, Clic gauche enfoncé sur la Poignée de recopie, je déroule. J'ai mon écran qui est encombré par un message d'erreur qui ne m'est pas utile, c'est là que les fonctions ESTERREUR et SI vont m'aider. ESTERREUR est très simple, s'il y a une erreur il m'affiche VRAI, s'il n'y a pas d'erreur il m'affiche FAUX. Je vais l'utiliser ici. D'abord ma fonction SI, (esterreur( et je laisse le calcul. Je ferme la parenthèse, Point-virgule. Si j'ai un message d'erreur, alors j'indique à Excel : c'est pas grave, on n'affiche rien. S'il n'y a pas de message d'erreur, alors je vais effectuer mon calcul comme convenu, Clic gauche enfoncé, je sélectionne mon calcul, Ctrl ou Cmd + C, Ctrl ou Cmd + V. Je ferme la parenthèse, Entrée. Je n'ai plus qu'à dérouler ma fonction, Clic gauche enfoncé sur la Poignée de recopie, je descends et voilà, a priori j'ai un tableau de suivi propre. Bien sûr il y a des formules cachées un peu partout, tout ce que j'ai à faire, c'est indiquer mes données au bon moment. Je remplis et, uniquement à ce moment-là, mon tableau commence à se remplir. Je conserve donc un champ de vision dégagé et je me concentre sur l'essentiel. Mon activité au quotidien est plus simple, plus fluide. Je vous invite vraiment, quelque soit votre activité, à aller dans Formules, Plus de fonctions puis Information pour vérifier quelle fonction de contrôle peut être utile à votre activité. Vous avez vu qu'elles sont très intuitives, elles peuvent vous faire gagner du temps très rapidement et simplement. Quoi qu'il en soit, vous savez désormais comment manipuler les fonctions de contrôle dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : Les formules et les fonctions avancées

Créez des formules efficaces et exploitez au maximum les tableaux et les calculs. Redécouvrez les fonctions essentielles, exploitez les dates et gérez vos erreurs.

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Date de parution :16 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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