Excel 2010 : Les formules et les fonctions avancées

Découvrir les fonctions de contrôle

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Les fonctions de contrôle ne semblent pas forcément utiles. Pourtant, elles vous permettront de donner une touche professionnelle à vos formulaires et à déverrouiller des formules plus complexes.
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Durant cette session, nous allons aborder ensemble les fonctions de contrôle dans Microsoft Excel. Qu'est-ce que j'entends par fonctions de contrôle ? Tout simplement, celles que vous pouvez trouver en allant dans Formules Plus de fonctions Information et ensuite, toutes celles qui commencent par EST. Chacune d'entre elles vérifie une information, puis affiche la plupart du temps VRAI ou FAUX selon ce qu'elle contrôle. Un exemple : EST.IMPAIR. J'écris un nombre, j'écris =est.impair et là, il me demande quelque chose, ici, en toute logique, un nombre. Je lui précise, je ferme la parenthèse, il me renvoie une valeur VRAI, c'est bien un nombre impair. 12, valeur FAUX. Quelque chose qui n'a rien à voir, un message d'erreur. A quoi cela me sert ? On a une fonction de contrôle qui me renvoie soit VRAI soit FAUX, cela vous permet deux choses. Premièrement, de bien valider vos classeurs, vos feuilles, est-ce que vos références contiennent bien des chiffres, soient bien impair, bien pair, etc. Un usage qui est moins évident est que cela vous permet de professionnaliser vos classeurs Excel. C'est-à-dire, mettons que j'ai une Feuil1 avec Production, une Feuil2 avec Livraison, bien éloignée. J'ai mes dates de production, puis j'ai mes dates de livraison. Quelqu'un travaille essentiellement avec cette feuille, une autre personne travaille essentiellement avec cette feuille. Mettons que, pour mon activité, je ne puisse pas avoir de dates de livraisons tant que je ne connais pas la date de production. Plutôt que de laisser une zone blanche, Je peux utiliser, par exemple, est.vide et une fonction si pour apporter plus d'informations. Pourquoi, que fait est.vide ? J'écris =est.vide j'ouvre la parenthèse, je précise une cellule, je ferme la parenthèse. La cellule est vide, il m'affiche VRAI, la cellule n'est pas vide, il affiche FAUX. Ma fonction si, je vais l'utiliser ici. Je vais faire =si et je vais demander si la date de production est vide. Donc, je vais écrire est.vide, j'ouvre la parenthèse, et je vais choisir la cellule qui contient la date de production. Je ferme la parenthèse. Si cette cellule est bien vide, je peux faire point-virgule et indiquer "Date de production manquante". Je ferme les guillemets. Si elle n'est pas vide, j'aurai une date interprétée et là, je pourrais par exemple, automatiser. Je peux dire que j'ai une date de production, le premier janvier, automatiquement, deux mois après, ça doit être livré. Donc là, je peux rentrer une fonction, n'importe laquelle. Si je veux prendre cette date, plus 15 jours, je vais prendre cette date, +15 et je ferme la parenthèse. Entrée. Là, si je travaille sur mes livraisons, je comprends que la date de production est manquante, ce n'est pas une erreur Excel. Ok, je sais d'où vient le problème. A la seconde où je rajoute une date, attention à bien modifier le format, si besoin, j'ai automatiquement mes dates de livraison. Ainsi, si j'étire, selon mon activité, je peux voir donc, si j'ai bien mes bonnes dates, ou si des dates de production sont manquantes. Cela me permet de faire la différence avec des cellules vides. Ça, c'est l'exemple avec est.vide. C'est aussi très pratique si vous avez des messages d'erreurs. Par exemple, il se peut que quelque part, je calcule un Nombre de projets, un Nombre de chefs de projets et je veux connaître le Nombre de projets par chef de projets. Pour connaître le nombre de projets par chef de projets, je fais =, je prends le nombre de projets, et je le divise par le nombre de chefs de projets. Par de surprise. Mais si la cellule est vide, je divise par zéro et ça peut me laisser un message qui n'est pas forcément esthétique tout le long d'une feuille Excel. Il y a une fonction qui s'appelle esterreur qui va me permettre de rendre le classeur plus lisible et surtout plus propre. Je fais =si, j'ouvre la parenthèse et je demande si ceci me renvoie un message d'erreur. J'écris donc esterreur, je laisse ça dans la valeur et je ferme la parenthèse. Si c'est une erreur qui est normale vu que rien n'est rempli, je peux dire « ok, ce n'est pas grave, on va juste rien afficher ». Par contre, s'il n'y a pas de message d'erreur, je veux bien effectuer le calcul qu'on avait prévu à la base. Je sélectionne tout, Ctrl/Cmd +C, je clique à côté, Ctrl/Cmd +V. Je ferme avec une parenthèse, je fais Entrée. Là, j'ai un classeur qui est beaucoup plus propre, et j'ai ma formule qui est présente. Clic gauche enfoncé sur la poignée de recopie, a priori, j'ai un classeur qui est vide. Dès que je commence à entrer mes éléments, ça commence à s'afficher. Beaucoup plus simple, beaucoup plus lisible. Je vous invite vraiment à prendre du temps pour aller dans Formules pour décortiquer chacune de ces fonctions de contrôle. Elles peuvent vous permettre de rendre votre activité plus propre et plus lisible. Vous savez désormais comment manipuler les fonctions de contrôle dans Microsoft Excel.

Excel 2010 : Les formules et les fonctions avancées

Créez des formules efficaces et exploitez au maximum les tableaux et les calculs. Redécouvrez les fonctions essentielles, exploitez les dates et gérez vos erreurs.

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Date de parution :16 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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