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L'essentiel de SharePoint 2016

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Réfléchissons maintenant à pourquoi passer sur une solution comme SharePoint pour justement avoir accès à de l'information ? Et pour ça revenons quelque temps en arrière. A l'époque nous n'avions pas de solution telle que SharePoint, lorsqu'on voulait accéder à des données on accédait ou à nos données personnelles sur notre ordinateur ou a des données partagées sur des serveurs de fichiers en partage de notre entreprise. Pour des besoins de mobilité accrue nou allons passer sur des solutions qui nous permettent d'accéder à l'information à partir de n'importe quel emplacement de n'importe quel terminal. Donc, il faut bien faire le parallèle entre ce que l'on avait partagé et ce qu'on avait personnel, et faire exactement la même chose sur une plate-forme web. Voilà, pourquoi SharePoint va disposer d'espaces commun ou collaboratif qui sont censés remplacer à terme nos espaces de partage réseau, mais également d'espace privé ou personnel de l'utilisateur pour remplacer ne serait-ce que le dossier Mes documents que l'on connaissait localement sur son ordinateur. Donc, ça c'est très bien, justement pour une question de mobilité d'accès à l'information mais on a dit que c'était un site web. Donc, qu'est-ce qui se passe si je suis en situation de déplacement et que je n'ai pas accès à une connexion internet ? Bien évidemment je vais avoir des Modes hors connexion et c'est ce que l'on appelle les différents OneDrive. De manière à pouvoir avoir accès aux modes déconnectés aux éléments qui sont dans des espaces communs ou collaboratifs, mais également avoir accès à mes propres documents qui sont sur les espaces privés ou sites personnels de l'utilisateur. C'est donc, ce que nous allons aller voir directement dans les applications, donc, je sors ici de mon diaporama pour repasser sur la première interface de SharePoint, à savoir un site d'équipe, donc, un espace commun. Mais ces espaces communs, on peut en avoir plusieurs. Il peut y avoir, comme c'est le cas ici, plusieurs sites d'équipe, à savoir qu'il y en a un autre que l'on travaillera un peu plus tard, qui est un espace de site d'équipe pour la formation, mais je peux également avoir d'autres types de sites, rappelez-vous, je vous ai dit que tout était basé sur des modèles, par exemple le site du Blog de la formation. Ça peut être également ce qu'on appelle des Communautés et puisqu'on a également des possibilités de créer des communautés et de les agréger dans ce qui s'appelle un portail communautaire, donc, tout ceci, ce sont des exemples de sites communs où on va partager de l'information. Bien évidemment, toujours pareil, avec cette notion de sécurité tout le monde n'aura pas accès à tout. Mais voilà, donc, les espaces communs de SharePoint. Et puis pour remplacer en fin de compte les espaces privés nous allons voir un peu plus loin dans le détail que nous allons également avoir accès à différentes choses. Nous allons avoir accès ici, au site personnel, par exemple de l'utilisateur qui est connecté, qui est Sabine Paris ou alors avoir la possibilité de gérer en fin de compte des informations personnelles, d'avoir son blog personnel qu'elle pourra décider de partager aux d'autres ou pas avec d'autres. Elle va également avoir accès à l'équivalent de la partie documentaire, mais sa propre partie documentaire, bref, en quelque sorte l'évolution du dossier Mes documents. Donc, voyez que sur SharePoint on va avoir des espaces communs, le remplacement des dossiers partagés que l'on connaissait avant, et puis des espaces privés ou personnels. Ça c'est quand on est connecté, puisqu'on a bien dit que c'était des sites web, d'ailleurs regardez je suis allé chercher à chaque fois dans les favoris de mon navigateur les différents sites. Maintenant qu'est-ce qui se passe si je suis déconnectée ? Il faut quand même que je trouve le moyen de pouvoir travailler localement avec ces données. c'est pour ça que partout vous allez trouver de petites signalétiques qui s'appellent Synchroniser. Alors, cette synchronisation, ça va faire appel à un logiciel qui va être installé lors de la première utilisation sur votre ordinateur et qui va vous permettre d'avoir une copie hors connexion localement sur votre ordinateur des éléments que vous aurez synchronisés. Ce logiciel, vous avez certainement entendu parler au moins de son nom, c'est OneDrive. Mais, alors, qu'on soit bien claire, OneDrive en fin de compte a plusieurs déclinaisons. Peut-être que certains entre vous ont un OneDrive à titre totalement personnel, totalement déconnecté de SharePoint. Après il y en a un autre qui s'appelle OneDrive Entreprise qui va concerner en fin de compte les données personnelles de l'utilisateur mais sur une structure SharePoint. Et puis il y a également la possibilité de synchroniser des informations qui sont des informations d'espace commun. Là je suis en l'occurence sur le site de la Formation. Si je viens me placer sur une bibliothèque, ici de ce site-là, je vais également trouver Synchroniser. Alors, on va bien voir à quoi ça correspond également côté en fin de compte ordinateur local ? Donc, je prends par exemple, je reprends une dans laquelle il y a un peu plus de contenus. Voilà, je vais prendre ici la bibliothèque qui s'appelle Procédure, donc, espace commun et je décide de synchroniser. Automatiquement il me propose de Synchroniser maintenant et regardez qu'il me dit bien Obtenir l'application OneDrive Entreprise adapté, alors qu'on est sur un espace commun. Je fais Synchroniser maintenant, puisque l'OneDrive était installé, il est en train de commencer la synchronisation. Et je vais vous montrer ce qui va se passer côté ordinateur local. Voilà, il me dit que les informations de la bibliothèque sur laquelle j'étais vont être synchronisées. Voilà, qui est fait et maintenant il me demande d'afficher mes fichiers. Et voilà, j'ai récupéré ici sous le nom de quelque chose qui s'appelle SharePoint et voyez cette petite icône particulière, j'ai récupéré en fin de compte le contenu d'un espace commun. Première étape. Mais je vous ai parlé également du fait qu'on pouvait synchroniser des espaces personnels. Donc, je vais revenir sur le site personnel de l'utilisateur que je vais ouvrir dans un autre onglet, n'oublions pas que nous sommes bien sur un site web, et ici c'est pareil, c'est ma bibliothèque dans mon espace personnel qui s'appelle OneDrive Entreprise et je lui demande de le synchroniser. Et il me parle toujours des applications OneDrive. Et je vais synchroniser maintenant, je confirme et j'affiche mes fichiers. Et voyez qu'à nouveau j'ai une autre utilisation. Alors, je vous montre un petit peu ou est-ce que c'est situé, c'est situé ici sur votre disque local, vous avez ici accès aux utilisateurs. Et ici je prends l'utilisateur connecté et voyez qu'en fin de compte ici vous avez quelque chose qui s'appelle SharePoint, j'ouvre. Ce sont les informations qui sont des informations de l'espace commun, la Formation, l'Intranet et puis vous avez quelque chose qui s'appelle OneDrive Entreprise. Et si j'ouvre OneDrive Entreprise cette fois-ci, ça ce sont les informations personnelles de l'utilisateur. Donc, je reprends bien, vous avez ici des espaces communs et ici celui qui s'appelle OneDrive Entreprise qui est l'espace privé de l'utilisateur. Donc, tout ceci pour bien expliquer que nous avons en ligne plusieurs types d'espaces mais bien évidemment la possibilité de synchroniser, emporter même si on n'a pas de connexion, les éléments qui sont également sur des espaces privés.

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Date de parution :29 mars 2017

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