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Découvrir les colonnes obligatoires

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Appréhendez le fonctionnement de la propriété obligatoire des colonnes. Ensuite, évaluez son impact au moment d'alimenter la bibliothèque.
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Transcription

Nous allons parler maintenant d’une caractéristique, une propriété de colonne un petit peu particulière. On en a déjà parlé précédemment : c’est rendre une colonne obligatoire. On va voir à quel moment c’est intéressant de rendre des colonnes obligatoires et surtout à quel moment il faudra bien faire attention si elles sont utilisées avec ce caractère obligatoire. Pour ce faire, je reviens ici sur la bibliothèque de Cours. Je reviens développer l’affichage complet, je viens donc modifier cette affichage. J’ai ici une colonne qui s’appelle Thème et c’est cette colonne que je voudrais rendre obligatoire. Je reviens ici dans les Paramètres. Je redéveloppe la colonne qui s’appelle Thème et je vais choisir d’exiger que cette colonne contienne des informations. Je viens valider la modification que je viens de faire. Et revenons voir maintenant qu’est-ce qui se passe lorsque je viens modifier un document déjà existant ici. Vous pouvez constater que j’ai une petite étoile qui apparait ici à côté de la colonne qui est maintenant obligatoire. Alors qu’est-ce qui se passe maintenant si je viens par exemple remodifier ce document qui, je vous le rappelle, n’avait pas eu le thème associé au départ puisque la colonne n’avait pas été rendue obligatoire au départ. Lorsque je vais venir ici, je vois que la colonne est obligatoire et si je décidais de rentrer par exemple la Notation ici sans avoir au préalable renseigné le thème. Je vois maintenant que cette colonne est impérative. Donc pour pouvoir modifier et surtout enregistrer l’élément, il me faut impérativement renseigner cette valeur. Deuxième cas de figure, le document était déjà là. Maintenant troisième cas de figure, je suis utilisateur et je viens télécharger un document. Donc je vais faire Parcourir, j’ai bien dit un document et je viens prendre ici un fichier, je fais Ouvrir. Voilà ! J’ai donc automatiquement le formulaire qui m’indique que j’ai des champs obligatoires. Donc si je viens ici lui dire Management, là il va prendre sans aucun problème ce que je viens de lui demander puisque j’ai renseigné cette fameuse valeur, OK. Que se passe-t-il par contre si maintenant je viens alimenter cette bibliothèque avec des moyens plus rapides comme le fait simplement de faire un cliquer-glisser ? Donc en venant ici chercher des informations et en venant simplement prendre des informations ici et en les déplaçant ici ou est-ce que lorsque je vais venir utiliser par exemple, rappelez-vous ce qui concerne ici le mode Explorateur ou pire, lorsque je vais utiliser mon favori réseau que j'ai dans la gestion de mon PC, puisque je suis venue créer un raccourci réseau qui apparaît là. Qu'est-ce qui va se passer puisque là, je ne vais pas avoir une formulaire qui va s'ouvrir pour chaque document puisqu'on peut faire de l'importation en masse. Alors, voyons voir ce qui va se passer et surtout, surtout, ce qui va se passer pour les autres. Je vais prendre dans un tout premier temps simplement le fait de déplacer en faisant du cliquer-glisser ici, je vais prendre deux fichiers là, voilà. Et je les fais glisser ici. Voilà, je ferme ici et regardez un petit peu ce qui apparaît là. Ça, on l'a déjà vu, ça correspond à la notion d'extraction. Alors cette notion d'extraction telle qu'on l'avait vue précédemment indiquait aux autres personnes que c'est vous qui aviez réservé ce document à usage unique. Maintenant qu'est-ce qui se passe si je prends par exemple Nicolas qui est ici, s'il vient sur la bibliothèque de cours, est-ce qu'il voit les deux fichiers que Sabine vient de mettre en place sur la bibliothèque ? Absolument pas, il ne les voit pas et pour la bonne et simple raison et quel que soit l'affichage, nous sommes bien d'accord puisque ces fichiers n'ont pas encore été qualifiés comme on le demande. Ce qui fait que lorsque je crée une bibliothèque, que je mets une colonne obligatoire, il faut penser que tant que les valeurs n'auront pas été renseignées, ces fichiers ne seront pas visibles par les autres même s'ils ont tous les droits, même s'ils sont propriétaires. Seule la personne qui est venue positionner ces fichiers a maintenant la possibilité de faire les modifications qui s'imposent et de penser à faire la procédure inverse de l'extraction, c'est-à-dire l'archivage. Donc il faudrait qu'en tant que Sabine, je vienne ici modifier chaque formulaire ou utiliser la modification rapide, que je vienne choisir ici ce qui correspond à mes différents thèmes. Voilà. Ce n'est pas tout, parce qu'après avoir fait ceci, il va falloir également que les documents soient à nouveau mis à disposition pour les autres parce que pour l'instant, je vous montre un peu, Nicolas ne voit toujours pas les documents même si je viens réactualiser l'affichage. Donc il va falloir avant tout que Sabine renseigne les valeurs, ça c'est une chose, mais il va falloir également qu'elle revienne ici, alors je me remet avec le compte de Sabine et qu'elle décide de sélectionner, puisqu'on peut en sélectionner plusieurs, les deux documents pour venir au niveau de l'onglet FICHIERS décider d'archiver ces documents pour qu'ils soient enfin visibles par tout le monde. Donc lorsque vous concevez des bibliothèques, j'ai un conseil à vous donner : tout au moins au départ, j'entends, tant qu'on les peuple généralement avec du contenu qui vient d'un partage réseau, ne rendez pas vos colonnes obligatoires. Vous avez tout à fait la possibilité de les rendre obligatoires par la suite, c'est ce que je suis venu faire. Parce qu'autrement, vous allez avoir cette notion-là à gérer, à savoir : tant qu'on n'a pas rapatrié en masse et qualifié les valeurs, les documents ne sont pas visibles pour les autres utilisateurs. Maintenant, vérifions si Nicolas a bien récupéré la totalité de ces informations. Voilà, c'est fait. Vous voyez qu'il y a une manipulation à faire supplémentaire si on a mis les colonnes obligatoires au départ.

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Date de parution :29 mars 2017

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