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Découvrir divers types de bibliothèque

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Nathalie Roussel vous emmène à la découverte de différents types de bibliothèque. Vous verrez quel est leur rôle et dans quels cas les utiliser.
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Transcription

Jusqu’à présent, nous avons travaillé dans des bibliothèques de document et, effectivement, puisque c’est des bibliothèques prêtes à accueillir tous types de document, outre les fichiers de type Word, Excel, Powerpoint, PDF, Text, etc, j’aurais pu continuer à alimenter ces bibliothèques en y mettant des images, des vidéos. Alors pourquoi, plutôt privilégier, d’autres modèles de bibliothèque, c’est ce que nous allons voir ensemble, en déjà faisant un petit tour d’horizon de toutes les types de bibliothèque qui sont à notre disposition. Donc en tant que Sabine Paris, je viens ajouter une application ici et on va voir ensemble quelles sont déjà les applications de type bibliothèque. Toutes les applications de type bibliothèque apparaissent avec le symbole de la bibliothèque et vous pouvez le constater ici l’équivalent d’un fichier qui ressort un petit peu, en fin de compte, du fameux affichage de dossier. Alors vous avez trouvé les Bibliothèque de documents, cela on les a déjà vues. Je pourrais créer des formulaires spécifiques avec des applications de formulaire comme on avait infopath par le passé. Et dans ce cas-là, mettre ces formulaires dans des bibliothèques spécifiques. Nous avons des bibliothèques prêtes à accueillir des pages et notamment des pages Wiki. Nous le verrons un peu plus loin. Vous avez des bibliothèques spécifiques pour accueillir des images et puis après, vous en avez d’autres types. Vous voyez tout ceci, ce sont des listes que l’on verra un peu plus loin. Mais après vous avez des bibliothèques qui concernent en fin de compte la gestion de ce qu’on appelle des biens numériques comme vous pouvez le constater ici sur la petite icône qui sont notamment des vidéos. Après on a les bibliothèques spécifiques pour les connexions de données et pour générer ce qui s’appelle des rapports avec des KPI, des indicateurs de performance. Alors pourquoi plutôt utiliser, par exemple, une bibliothèque de biens, pour mettre des vidéos, plutôt que de les mettre dans une bibliothèque de document ? Pourquoi utiliser une bibliothèque d’image pour mettre des images, plutôt que de les mettre dans une bibliothèque de document ? C’est ce que nous allons aller voir ensemble puisque j’ai déjà créé à votre intention certaines bibliothèques. Donc revenons sur la page d’accueil, et voyons voir dans un tout premier temps la bibliothèque de type image qui a été créée ici et qui s’appelle Logos. Pourquoi créer une bibliothèque particulière pour les images ? Parce qu’elle est déjà prédéfinie pour les images. Or, lorsque l’on insère des images dans une bibliothèque, il peut y avoir des caractéristiques, bref des métadonnées particulières aux images. Je vous prends juste un exemple. Lorsque à l’heure actuelle vous faites une photo avec un appareil photo, vous avez automatiquement ce qui s’appelle la date de prise du cliché. Donc c’est une métadonnée qui est prévue initialement dans les bibliothèques basée sur des bibliothèques de type image. Vous pouvez également avoir des affichages déjà constitués. Rappelez-vous que dans les bibliothèques de document, vous n’avez qu’un seul affichage qui est tous les documents. Ici sur les bibliothèques d’image, vous avez un affichage de type miniatures, de type diapositive, voir passer d’une image à l’autre. Et puis vous avez un affichage également qui est Toutes les images qui vous permet de visualiser toutes vos images, exactement comme si vous étiez sur une bibliothèque classique. D’ailleurs à ce propos, je vous montre que si j’ouvre ici le formulaire d’une image, en venant faire Fichiers, Modifier les propriétés, puisque c’est exactement le même principe qu’une bibliothèque de document telle que l’on a vu, voilà en fin de compte déjà une des caractéristiques d’une bibliothèque d’image qui aurait pu être renseignée automatiquement si cette image n’était pas constituée d’une icône mais par exemple d’une photo à partir d’un appareil photo. Donc ça veut dire quoi ? Ça veut dire que suivant les types de bibliothèque, je peux avoir des métadonnées supplémentaires, des affichages très constitués, et puis également des fonctionnalités. Pour ceci, je prends juste un exemple, on aura l’occasion de le revoir plus tard, mais sur ma page d’accueil, admettons que je veuille mettre comme un diaporama d’image, vous savez, qui tourne comme ça, avec les photos, par exemple de mes collègues, une espèce de petit trombinoscope en quelque sorte, mais sachez que c’est tout à fait réalisable, par l’intermédiaire de ce qui s’appelle composant WebPart dans SharePoint. On verra les composants WebPart plus tard. Par contre, ce composant WebPart n’ira chercher les images que dans un type de bibliothèque bien particulier. Ce type de bibliothèque n’étant qu’une des bibliothèques d’image. Donc j’aurais mis mes images dans une bibliothèque de document, ce n’était pas possible. Voilà un exemple pourquoi il vaut mieux utiliser un modèle spécifique plutôt que le modèle général Document. Deuxième exemple pour ceci, je suis venu vous créer également une bibliothèque de type biens numériques, où vous pourrez mettre des vidéos. J’ai mis en place deux vidéos à l’intérieur. Vous voyez que, de la même façon, vous avez des caractéristiques particulières, et puis une donnée également intéressante, qui peut être les secondes, la durée de manière à savoir combien fait ma vidéo. Ça c’est une métadonnée qui est créée automatiquement, parce qu'on a choisi un modèle spécifique qui est un modèle de biens numériques. On a bien évidement également des affichages différents, à savoir les Miniatures mais également ici la vision de type liste, en fin de compte, de mes différentes vidéos et puis je vous parlais également de fonctionnalités. Si j’avais mis ces vidéos dans ma bibliothèque de document ici et que je vienne cliquer sur la vidéo, c’est automatiquement l’application installée sur mon poste qui aurait été appelée. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire que si sur le poste de l’utilisateur qui veut consommer cette vidéo, le lecteur vidéo n’est pas installé correctement ou il manque des codecs, ça va poser un problème pour la lecture. Alors que là, qu’est-ce qui va se passer ? Il suffit que je clique, en fin de compte, sur la vidéo pour qu’automatiquement ça soit un lecteur intégré, vous voyez que je ne sors pas de mon contexte de SharePoint, qui va me lire la vidéo avec des outils qui vont me permettre de mettre en pause, de régler le son, mais également ici de voir ça en plein écran et puis par la suite, je peux rajouter des documents qui se réfèrent, en fin de compte, à cette vidéo, partager, bref je suis dans un contexte global SharePoint. Je reviens ici sur ma partie Intranet. Encore une fois, j’ai eu cette fonctionnalité, pourquoi ? Parce que je suis dans une bibliothèque dont le modèle est optimisé pour ce type de contenu. Voilà pourquoi il est plus judicieux d’utiliser des modèles spécifiques, plutôt que, ce qui aurait été possible, de tout mettre ici dans une bibliothèque de document.

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8h25 (80 vidéos)
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Date de parution :29 mars 2017

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