L'essentiel d'Excel 2016

Découper avec le remplissage instantané

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Vous allez découvrir comment découper le contenu des cellules de votre feuille Excel. Ainsi, vous allez vous servir du remplissage instantané.
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Transcription

Il y a de fortes probabilités qu'un jour ou l'autre, dans votre occupation quotidienne, dans votre travail, vous vous retrouviez face à une liste contenant des noms, des prénoms, des adresses, ou bien encore une liste contenant des références de produits, des désignations, etc. Et le problème c'est que, assez fréquemment dans ces listes, nous avons une information qui est regroupée, condensée en une seule colonne comme par exemple dans cette feuille appartenant au classeur « Remplissage instantané » que vous trouverez dans les fichiers d'exercice de cette formation. Vous remarquez que le nom et le prénom sont dans la même colonne et que l'adresse est complètement dans une seule est unique cellule. Ça, ça pose un petit problème parce que si par exemple je voulais faire une recherche par codes postaux ou une recherche par nom, je ne peux pas. Je ne peux pas parce que tout est regroupé dans une seule et unique cellule. Le problème est, comment faire pour exploser, pour découper ces informations dans plusieurs colonnes. Alors, il y a plusieurs approches possibles. On peut faire une approche à l'aide des fonctions d'Excel, il existe toute une série de fonction comme la fonction « NOMPROPRE » ou autre fonction « GAUCHE », fonction « DROITE », etc qui permettent le découpage, mais il existe aussi le remplissage instantané. Le remplissage instantané, c'est quelque chose d'assez costaud. Ça ne marche pas à tous les coups, mais ça fait gagner pas mal de temps. On va se mettre entre A et B, on va créer une nouvelle colonne. Je me positionne donc sur la B, je fais un clique droit après l'avoir sélectionné et je clique gauche sur « Insertion ». Là imaginons que je veuille avoir le nom, mais le nom seul. Comment je pourrais faire ça ? Je vais déjà commencer par écrire le premier nom : « Dupont ». Puis j'écris le second nom, après avoir appuyé sur Entrée : « Pino ». Là vous allez me dire : « Il va falloir tout taper », mais non, regardez. J'ai écrit « Pi », il a deviné que je voulais faire « Pino » et en dessous regardez, il remplit déjà toutes les cellules en gris. Là j'ai le choix : si je continue à taper, je tape, et puis si j'appuie sur Entrée, toutes les cellules se remplissent avec le nom parce qu'il a comprit que je voulais prendre que la partie nom. On pourrait faire la même chose, clique droit Insertion, avec le prénom. On vient ici, et là je vais écrire « François ». Attention, il faut vraiment l'écrire comme vous l'avez écrit en amont. Donc ici, « François », j'ai mis un « F » majuscule, « ç ». j'écris « François ». Alors là je vais, maintenant que j'ai écrit « François », tout simplement faire Entrée, recliquer sur « François » et aller dans l'onglet « Données » et aller sur cette petite icône du groupe « Outils de données » qui est l'icône « Remplissage instantané ». Je clique dessus. et là, tadam, je remplis instantanément tous les prénoms sans difficulté. Là il n'y a plus qu'à changer l'intitulé des colonnes. On va marquer ici « Nom » et on va marquer ici « Prénom ». Voilà donc une première possibilité qui est intéressante. Celle-là, je vais supprimer cette colonne, du coup j'en ai plus besoin. Je fais clique droit Supprimer. Maintenant j'ai bien explosé mes noms, mes prénoms en colonnes séparées. Je peux faire des recherches que sur le nom ou des tris par exemple. Maintenant, qu'est-il des adresses ? Je vais me mettre ici, puis ici je voudrais par exemple le code postal. Alors regardez bien, je vais écrire « 85260 » qui est le code postal que j'ai dans l'adresse ici. Là je vais faire Ctrl+Entrée, comme on a apprit à le faire pendant cette formation, et tout de suite derrière je vais faire un Ctrl+E. Et là, magie, je me retrouve avec tous les codes postaux qui sont sortis sans difficultés. Je mets le nom de la ville : « Mormaison ». Ctrl+Entrée, Ctrl+E, et là j'extrais bien la ville. Et il en va de même pour la rue si je le souhaite. On va venir se positionner là, on va faire un clique droit Insertion, et là on va marquer « 13 ». « rue » « Jean » « XXIII », comme ceci. Ctrl+Entrée, Ctrl+E, et hop, je retrouve toutes mes adresses et donc maintenant je peux me permettre de supprimer, clique droit Supprimer, cette colonne. J'ai mes adresses qui ont prit figure humaine. Je vais, avec « Accueil », modifier, avec le petit pinceau ici, je vais appliquer le style qu'il y a sur cette cellule je vais l'appliquer partout ici comme ceci. Après à vous de changer, ici on va marquer « code postal ». Et à côté nous allons marquer « Villes ». Donc voilà quelque chose qui est intéressant, maintenant on peut faire aussi le chemin inverse, oui, oui, c'est possible. On peut regrouper. Alors on va prendre un exemple. On va se mettre par exemple ici, « Insertion », et là je voudrais mettre le nom complet. Comment je peux faire le nom complet ? Je vais écrire... qu'est-ce que je préfère, je préfère avoir le prénom ou le nom d'abord ? Allez, imaginons qu'on veuille le prénom. Je vais faire : « François » je vais mettre un espace ou une virgule ou ce que je veux, « Dupont ». Voilà, je vais Ctrl+Entrée, Ctrl+E, et le tour est joué, j'ai François Dupont, Jean-Louis Pino, Sylvie De Latour, etc. Voilà donc un outil extrêmement puissant et très efficace pour qui se retrouve à la tête de liste dans lequel les informations sont condensées dans une seule et même colonne.

L'essentiel d'Excel 2016

Apprenez à utiliser Excel 2016, le tableur le plus puissant et le plus populaire. Saisissez et formatez des données, utilisez les fonctions principales, créez des graphiques, etc.

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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