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Outlook 2013 : La gestion du temps

Créer une tâche simple

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Plongez-vous dans la création d'une tâche simple d'Outlook et réglez-en ses paramètres.
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Transcription

Nous allons dans ce tutoriel découvrir comment enregistrer une tâche. Alors, pour enregistrer une tâche, il vous faut dans un premier temps vous positionner sur le compte sur lequel vous souhaitez créer cette tâche. Ici j'ai deux comptes sur cet ordinateur, j'ai un compte local qui est le compte formation@aexpmil.com, donc, ce compte est local à cet ordinateur, et j'ai un compte qui est déporté, qui est un compte Office 365, et donc, ce compte fait appel à un serveur Exchange en ligne. Ce compte s'appelle formation@formtut.onmicrosoft.com. Je souhaite sur ce compte-là créer une nouvelle tâche. Je commence donc par me positionner sur le compte en question, puis je viens dans cette zone de l'écran et là, je fais un clic droit, puis un clic gauche sur Nouvelle tâche. Cette fenêtre fait son apparition, je n'ai plus qu'à la remplir. Je ferme la fenêtre. Une autre possibilité consiste à venir dans l'onglet Accueil, sur l'icône Nouvelle tâche. Lorsque vous cliquez dessus, vous faites apparaître cette fenêtre. Enfin, dernière possibilité, eh bien, c'est d'utiliser les raccourcis clavier, donc Ctrl+N, N pour new, nouveau. Comme nous sommes sur Tâche, eh bien, il détermine qu'il faut créer une nouvelle tâche, et la même fenêtre fait son apparition. Lorsque vous voulez donc créer cette tâche, il faut commencer par lui donner un objet. Alors, là, je vais dire que je dois faire des photos culinaires [bruit de clavier d'ordinateur] [bruit de clavier d'ordinateur] pour Baanthais, hop-là, [bruit de clavier d'ordinateur] restaurant thaïlandais [bruit de clavier d'ordinateur] [bruit de clavier d'ordinateur] Je vais indiquer nos dates de début, alors, soit je connais la date et je la tape directement, soit beaucoup plus simple, je clique sur le petit calendrier ici et je n'ai plus qu'à me promener. Pour aller, donc, sur n'importe quel mois, là, je vais aller sur le mois de janvier 2014 et je clique sur le jour qui m'intéresse, par exemple, le 13. Cette date est la date de début. Maintenant, si le travail nécessite plusieurs jours, eh bien, je peux indiquer une date de fin. Il est possible d'indiquer un état. Si vous enregistrez votre tâche, par exemple, après l'avoir commencée et là, vous allez indiquer que c'est une tâche En cours de réalisation, ou que c'est une tâche qui est Terminée, ou que c'est une tâche En attente de quelqu'un d'autre, ou une tâche Différée. Je vais rester sur Non commencée, je peux donner à cette tâche une priorité, une priorité faible, une priorité normale ou une priorité haute. Ces trois priorités, on les retrouve à l'identique, dans la gestion des mails. Ensuite, si ma tâche a déjà commencé, je peux indiquer dans cette case le pourcentage effectué. Je vais venir sur 25 % en cliquant tout simplement sur cette petite flèche. Vous remarquez que le fait d'avoir changé le pourcentage achevé change directement l'état. Si je viens sur 100%, eh bien, là, j'ai la tâche qui est terminée, si je reviens en arrière, à 0%, je retombe sur mon Commencer. Ensuite, je vais pouvoir compléter ma tâche par un petit texte. Donc là, je vais dire qu'il faut que je prenne la chose suivante: Prendre l'objectif [bruit de clavier d'ordinateur] macro et le 24/70, ainsi que les flash [bruit de clavier d'ordinateur] ainsi que les flash [bruit de clavier d'ordinateur] et le pied. [bruit de clavier d'ordinateur] Voilà, je peux maintenant compléter ces informations grâce à l'onglet Tâche dans le groupe Afficher, grâce à l'icône des tailles. Lorsque je clique sur l'icône des tailles, je vais accéder à une deuxième page du même formulaire. Cette deuxième page, là voilà. Elle me propose de mettre une date de fin, donc, la date de fin réel. Ici vous avez la date de début prévisionnelles et la date d'échéance prévisionnelle. Et dans les détails vous pouvez indiquer une date de fin réelle. Lorsque vous avez terminé la tâche, vous pouvez venir ici pour indiquer: Voilà, tel jour j'ai fini cette tâche, ce qui vous permet par la suite de déterminer quelles sont les tâches que vous avez finies en temps et en heure et celles que vous avez fini plus tard. Vous avez la possibilité d'indiquer le nombre d'heures totales que vous pensez que cette tâche va faire. Donc, par exemple, je vais dire que c'est une tâche qui va représenter quatre heures de travail. Donc, j'écris quatre heures [bruit de clavier d'ordinateur] et je viens dans la partie Travail réel. Donc, lorsque je sors de cette case, automatiquement mes quatre heures sont transformées en une demi-journée. Travail réel, bien, là, c'est le nombre d'heures réelles que j'aurais passées à effectuer cette tâche. Donc, ça, je le fais en retour de mission quelque part. Quelle est la société que je dois facturer ? Eh bien, c'est la société Baanthais [bruit de clavier d'ordinateur]. Je peux indiquer des informations de facturation, par exemple, faire une facture [bruit de clavier d'ordinateur] avec règlement au comptant [bruit de clavier d'ordinateur]. J'ai la possibilité, si je facture le kilométrage, d'indiquer le kilométrage dans cette case-là. Une fois donc que j'ai rempli tous ces éléments, je peux revenir dans Tâche, ici, et j'ai la possibilité donc d'enregistrer mon travail. Pour enregistrer ce travail, je peux cliquer sur cette disquette, donc dans l'onglet Tâche, je peut cliquer sur la disquette Enregistrer, Fermer, ce qui va enregistrer mon travail et fermer par la même, cette fenêtre. Maintenant, si je suis sur un autre onglet, n'importe lequel, Format du texte ou Révision, vous voyez que l'icône Enregistrer, je ne l'ai plus par contre, j'ai la disquette qui est ici. Cette disquette me permet d'enregistrer sans fermer la fenêtre. Donc, si je clique dessus ou si je fais le raccourci clavier Ctrl+S, S pour Save, Enregistrer, eh bien, j'enregistre mon travail tout en restant à la fenêtre. Dernière petite chose, il faut savoir que dans la zone dans laquelle vous mettez un descriptif, il est possible de venir, comme d'ailleurs pour n'importe quel événement du calendrier, il est possible de venir intégrer d'autres éléments que du texte, vous pouvez intégrer un fichier, un fichier Word, un fichier Excel, un fichier Power Point. Vous avez la possibilité d'intégrer une signature, vous pouvez faire un tableau, un tableau à deux colonnes, trois colonnes, quatre colonnes, il suffit de survoler les différentes cases, et là, vous indiquez le nombre de lignes. Vous avez la possibilité d'intégrer une image, une image à partir de votre disque dur, je fais annuler, ou bien, vous pouvez aller chercher une image en ligne, une image qui va se trouver sur votre serveur SharePoint, si vous avez un serveur SharePoint, ou une image issue des cliparts fournis par Microsoft, ou bien une image que vous trouverez grâce au moteur de recherche de Microsoft, le moteur Bing. Je ferme cette fenêtre. Je peux aussi intégrer dans ce texte des formes, des formes qui sont les formes habituelles que nous connaissons bien. Nous les avons, ces formes, dans Word, nous les avons aussi dans Power Point. Je peux intégrer un SmartArt. Un SmartArt, c'est un graphique qui est extrêmement utile pour remplacer les listes à puce. Je peux aussi intégrer un graphique, un graphique qui peut être de type Courbes, le Secteur, Barres, Aires, etc. Donc tous les graphiques que l'on retrouve habituellement dans Excel, je fais annuler. Je peux aussi faire une capture d'écran. Capture d'écran qui va donc me permettre d'aller récupérer un écran ouvert quelque part sur mon bureau. J'ai la possibilité de mettre un Lien hypertexte, donc, un lien pointant vers tel ou tel site, je peut mettre un WordArt, je peux mettre une date et une heure, je peux mettre on objet... Bref, toutes les choses qui sont habituellement possibles avec Word ou avec Excel, le sont aussi lorsque vous enregistrez une tâche. Vous pouvez bien sûr formater votre texte. Si je double-clique, par exemple, sur le mot l'Objectif, je peux le mettre en gras, en italique, en souligné. Donc, j'ai toute les possibilités de mise en forme que je retrouve habituellement dans word. Enfin, l'onglet révision va me permettre de vérifier la grammaire et l'orthographe, de faire une recherche de vérifier par rapport à un dictionnaire de synonymes, de faire des statistiques: combien de mots, combien de paragraphes, combien de phrases, et j'ai même la possibilité de choisir telle ou telle langue. Voilà, je vais fermer cette fenêtre. Est-ce que je veux enregistrer mes modifications que Oui. Ça y est , ma tâche est donc enregistrée. Elle fait partie maintenant donc de la liste des tâches, donc la liste des travaux que j'ai à réaliser.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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