L'essentiel d'Outlook 2016

Créer une structure pour une boîte IMAP

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Apprenez à créer, à modifier, à déplacer, et à supprimer des dossiers dans la boîte de réception IMAP.
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Transcription

Au fur et à mesure du temps votre boite de réception va être envahie par un nombre de mails conséquent et donc pour vous y retrouvez ça ne va pas être facile. Comment faire pour s'organiser ? Pour prévoir cet afflux monstrueux de mails. Vous avez plusieurs solutions la première c'est de ne rien faire. C'est la plus mauvaise, vous laisser faire Outlook vous remarquez que déjà Outlook mit un petit peu d'ordre ah. Par exemple à l'aide de cette petite toupie je peux plier ou déplier tous les mails que j'ai reçus aujourd'hui. A l'aide de celle-là de toupie je peux voir tout ce que j'ai reçu hier. Et puis au fur et à mesure que le temps passera je pourrais voir ce qui c'est passé la semaine dernière ou le mois précédent. C'est très bien mais ce n'est pas suffisant, parce que je peux recevoir par exemple 150 ou 200 mails par jour. et donc ben aujourd'hui 200 mails c'est long à lire. Donc comment m'organiser ? j'ai deux approches possibles une première approche par dossier, une seconde approche par catégorie. Dans ce tutoriel nous allons parler de l'approche par dossier. Par dossier ça veut dire quoi ? ben ça veut dire que je pars du principe que tous les mails que je reçois vont dans la boite de réception. Lorsque j'ai pris connaissance d'un mail, je vais le rediriger manuellement vers un sous-dossier de ma boite de réception. De tel sorte que dans ma boite de réception il n'y ait plus en permanence que les mails que je n'ai pas encore traité. Pour faire cela, je viens dans Boite de réception, à cet emplacement et là je vais faire un clic droit, puis je viens sur Nouveau dossier et je fais un clic gauche. Et là je vais faire par exemple un dossier que je vais baptiser Clients. Ensuite, je reviens sur boite de réception clic droit, Nouveau dossier, je vais faire un dossier que je vais baptiser Prospects. Je vais faire un clic droit, je vais faire un dossier que je vais baptiser Fournisseurs, etc etc. Je vous laisse libre de créer les dossiers qui vous semblent important en fonction de votre profession. Vous avez même la possibilité à l'intérieur d'un dossier de créer un sous-dossier. Je me mets sur clients et je vais faire un clic droit Nouveau dossier, je vais baptiser ce dossier A Paris. Et puis je vais me positionner sur clients je vais faire un clic droit je vais faire Nouveau dossier, Hors Pars Donc ben voilà j'ai maintenant, dans clients, deux sous-dossier un sous-dossier A Paris un autre Hors Paris. Bref, à vous de vous organisez de telle sorte que vous ayez une arborescence compatible avec votre profession. Lorsque un nouveau mail arrive, vous cliquez dessous comme nous en avons parlé précédemment, on prend connaissance ah de ce mail. Et une fois qu'on a répondu par exemple ou qu'on l'a transféré à une autre personne et bien on peut se dire bon on va y en voir cette personnes c'est un client OK je vais le mettre dans le dossier clients je sais qu'il habite à Paris donc je vais le mettre dans ce dossier-là. Je prends le mail, je glisse, je viens sur A Paris Quand je suis sur A Paris, voyez que la couleur change je lâche le bouton de ma souris. C'est le même client je vais le mettre A Paris celui-là aussi je l'ai traité je vais le mettre dans A Paris. Donc là maintenant dans ma boite de réception il n'y a plus rien. D'au moins jusqu'à un temps que je reçoive d'autres mails. Par contre dans mon dossier A Paris il y a tous les mails que je viens d'y disposer. Rien ne m'empêcherai de faire ensuite, dans A Paris le mois de janvier, le mois de février et le mois de mars de manière à ce que en plus à l'intérieur de ce sous-dossier A Paris les mails soient catalogués dans des sous-dossiers mensuelles. Bref, à vous de voir ce qui est le plus pertinent pour vous. Alors maintenant lorsque vous avez fait un dossier et que vous dites oh mais finalement ce dossier ce n'est pas du tout là que je le voulais. Qu'est-ce que vous pouvez faire ? Ben vous pouvez rendre votre dossier et vous pouvez par exemple le déplacer. Et je me mets sur Hors Paris, je maintiens le bouton gauche de ma souris enfoncée. Je me déplace, j'arrive sur Prospects et c'est dans ce dossier-là que je veux le mettre. Quand je suis sur Prospects, je lâche le bouton de ma souris et je m’aperçois maintenant que mon dossier Hors Paris est dans le dossier Prospects. Donc vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers. Vous pouvez aussi les déplacer à tout moment, qu'ils soient pleins ou qu'ils soient vides ah, le fait de les déplacer ça n'efface pas le contenu, je prends A Paris, je le déplace, je l’amène dans Prospects, je lâche je viens dans Prospects sur A Paris je trouve bien mes mails ah, donc pas de soucis à ce niveau-là. Je vais le remettre en Clients en glissant et de pareille je vais le remettre dans Clients, en glissant. Qu'est ce que je peux faire d'autre avec les dossiers ? Ben j'ai la possibilité de supprimer un dossier purement et simplement. Le dossier Hors Paris s'il ne m'intéresse plus, je me positionne dessus, je fais clic droit et là je vais pouvoir venir faire un clic gauche sur Supprimer le dossier. On me dit Voulez-vous déplacer Hors Paris dans votre dossier Éléments supprimés ? Je dis que Oui, le dossier en question est supprimé. Alors c'est un petit peu comme dans l'environnement Windows ah, quand vous supprimez quelque chose ça va être d'abord dans la corbeille et ensuite, on vide la corbeille. Là il en va de même, voyez que dans Eléments supprimés c'est un dossier standard ah, fabriqué à l'installation de ma boite mail et bien je retrouve absolument tous mes mails à l'intérieur. Et tant que je n'ai pas vidé ce dossier ben ma foi il n'y a pas de risque ah, de perdre l'information. Donc nous avons vu qu'il était possible de gérer des dossiers, de les déplacer, de les supprimer, de les modifier on peut même aussi et c'est la dernière petite manipulation que je vous montre, de les renommer ah, en faisant tout simplement un clic droit dessus Renommer le dossier. Vous pouvez renommer un dossier c'est vrai, mais vous ne pouvez pas tous les renommer par exemple dossier Boite de réception, si je fais un clic droit dessus voyez que l'option Renommer le dossier est grisée. Donc les dossiers système entre guillemets c'est-à-dire les dossiers qui font partie de manière native de votre boite mail, vous ne pouvez pas les renommer. Par contre tous les dossiers que vous créez vous, oui vous pouvez les renommer. Enfin et pour conclure, il faut savoir que tous les dossiers que vous créez dans Outlook 2016, du fait que vous êtes en IMAP sont reproduits à l'identique dans l’interface web mail de la boite mail sur laquelle vous travaillez. Si vous êtes en POP, ce n'est pas le cas.

L'essentiel d'Outlook 2016

Apprenez à envoyer, recevoir, et gérer des e-mails. Abordez les fonctions Contacts, Calendrier, Tâches et Notes, etc. afin de tirer pleinement parti d’Outlook 2016.

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Date de parution :23 févr. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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