Le 14 septembre 2017, nous avons publié une version actualisée de notre Politique de confidentialité. En utilisant video2brain.com vous vous engagez à respecter ces documents mis à jour. Veuillez donc prendre quelques minutes pour les consulter.

Découvrir Skype Entreprise

Créer une réunion Skype dans Outlook

TESTEZ LINKEDIN LEARNING GRATUITEMENT ET SANS ENGAGEMENT

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Utilisez le complément Skype Entreprise dans Outlook et créez votre réunion directement en ligne via Skype Entreprise. Planifiez la réunion, gérez les suivis et déclenchez la réunion. Enfin, définissez les niveaux d'interaction des participants.
07:05

Transcription

Nous avons vu précédemment comment démarrer une réunion directement à partir de « Skype Entreprise », c’est la fonctionnalité « Conférencer maintenant ». Réellement, la plupart du temps, quand on fait une réunion, on la planifie en amont. Et on la planifie par l’intermédiaire de quel logiciel ? Généralement, ce qui nous permet de planifier des réunions c’est nos agendas d' « Outlook ». Donc pour une fois, je vais sortir de « Skype Entreprise ». Donc je vais réduire cette fenêtre pour revenir côté « Outlook » et déjà peut-être pour vous remontrer certaines choses. Je vous ai montré dans une vidéo précédente qu’on avait côté « Skype Entreprise » l’affichage de l’historique de mes activités, les appels que j’avais reçus, que j’avais manqués, bref, ce journal d’appels. Ce journal d’appel vous le retrouverez, également côté « Outlook », dans un sous-dossier, ici, qui s’appelle « Historique des conversations » où vous avez la totalité de la traçabilité des actions que vous avez faites à partir de « Skype Entreprise ». Mais ce qui m’intéresse là, c’est de venir sur la partie « Agenda » et sur cette partie « Agenda », je voudrais démarrer une « Nouvelle réunion » mais pas une nouvelle réunion classique telle qu’on a l’habitude de les concevoir une « Nouvelle réunion Skype ». Donc c’est ce que je vais venir faire ici. Je vais dire voilà, cette réunion, c’est pour aujourd’hui. Je vais définir l’heure, tant qu’à faire, on va faire une réunion.... ... de 09h30 à 10h30. Et puis je n’ai plus qu’à venir chercher, comme une réunion classique, mes participants, mes invités, donc je vais inviter Nathalie Roussel, je vais inviter Laurent Valente et vous pouvez constater immédiatement que vous avez également ici les informations de « Indicateur de présence », que l’on a vu ensemble. L'objet, ça va être « Suivi de comptes ». Et puis j’aurais pu évidemment rajouter dedans toutes les informations que l’on peut rajouter sur une réunion classique donc insérer un fichier, rajouter peut-être une catégorie avec une importance haute, etc... Passez également sur la partie « Assistant planification » ne serait-ce que pour vérifier si, au moment où j’ai décidé de mettre en place cette réunion, tout le monde est disponible, alors attention tout le monde dans la mesure où ce sont des personnes en interne donc je peux vérifier leur disponibilité. Nathalie Roussel étant, je vous le rappelle, un contact extérieur, je n’ai pas accès à sa disponibilité. Je reviens ici sur l’onglet « Rendez-vous ». Et puis maintenant je vais expliquer ce que vous avez dans le corps, en fin de compte, de ce message. Vous allez bien évidemment envoyer ce message comme invitation aux participants. Ces participants, quand ça va être le moment, vont recevoir leurs rappels et ils n’auront plus qu’à venir cliquer sur cet élément, sur ce lien, pour automatiquement démarrer la réunion « Skype Entreprise ». Alors démarrer la réunion « Skype Entreprise » de différentes façons parce que ça va dépendre de leurs rôles et ce rôle je vais vous l’expliquer dans ce qui s’appelle les « Options de la réunion ». À savoir que je vais pouvoir dire : cette réunion, est-ce que je vais faire des restrictions ? C’est-à-dire quelles sont les personnes qui ne doivent pas attendre dans la salle d’attente. On va parler de « salle d’attente » parce que je vais pouvoir définir ici qui est le garant de la réunion, qui est le « présentateur ». Je peux dire que ce sont «toutes les personnes de ma société», je peux dire également que ce sont les « Personnes que je choisis » et dans ce cas-là je vais « choisir » ici un « présentateur », et puis je peux dire : c’est « moi, en tant qu’organisateur » qui suis le seul présentateur. Alors rappelez-vous lorsqu’on a utilisé la fonctionnalité qui s’appelle « Conférencer maintenant », automatiquement il me mettait mes collègues en tant que présentateurs et puis j'ai pu, par la suite, changer leurs rôles. Là, je peux le définir en amont. Du coup ce qui fait que si, moi qui suis l’organisateur, moi je n’ai pas démarré la réunion, toutes ces personnes iront se mettre dans la salle d’attente. Je peux définir également les options supplémentaires que l’on avait vues ensemble, c’est-à-dire définir que je ne veux pas la partie « messagerie instantanée » durant la réunion, « désactiver le son » ou « bloquer la vidéo ». Tous ces paramètres, je peux les valider une fois mais je peux également lui demander de mémoriser ces paramètres pour, lors de la prochaine réunion, ne pas être obligée de venir les modifier à nouveau. Voilà qui est fait. Il ne me reste plus maintenant qu’à faire ici « Envoyer l’invitation », classique, via mail, et, une fois que les participants auront répondu, voir le suivi et démarrer cette réunion. Donc je vais aller voir ce qui se passe côté Nathalie Roussel et Laurent Valente. Je viens d’avoir les retours de Laurent Valente et de Nathalie Roussel qui ont accepté tout les deux. Repassons donc voir maintenant dans « l’Agenda » si je redéveloppe cette réunion, je vois bien ici les deux participants qui ont accepté et puis, j’aurais pu également aller voir à ce qu’on appelle « l’état du suivi » et je vois bien que tout le monde est OK, ce qui veut dire que, maintenant, je n’ai plus qu’à venir démarrer cette réunion. Donc j’aurais pu venir le chercher par l’intermédiaire du « Rappel » ou cliquer directement ici. Ma réunion est en train de commencer, voilà qui est fait. Donc pour l’instant je suis la seule arrivée. Je vais donc demander à mes collaborateurs de rentrer en réunion. Nathalie est en train d’arriver. Voilà, je vais vous montrer çà. Et puis, on va voir si Laurent arrive dans quelques petites secondes, voilà Laurent qui est en train d’arriver. Donc si on revient aux outils que l’on a, vous verrez que, en tous points, c’est similaire à ce que l’on a vu précédemment, la liste des « Participants » avec ici les « Actions des participants ». La seule différence c’est que les « Actions des participants » j’ai pu les régler lors de la planification. Je pourrais bien évidemment inviter plus de personnes directement une fois la réunion commencée. Je peux réduire la fenêtre sur le côté pour peut-être afficher la fenêtre de messagerie instantanée que je n’ai pas bloquée, rappelez-vous. Et puis, j’ai les outils tels qu’on les a vus précédemment, à savoir peut-être : commencer une « conversation vidéo », agir sur mon « micro », « raccrocher » la réunion, « suspendre » l’appel, bref c’est exactement après les mêmes outils. La seule chose qui change, c’est qu’on est parti d'« Outlook » et que, bien évidemment, j’aurais pu planifier cette réunion quinze jours avant, sans être obligée de démarrer immédiatement. Donc voilà pour la deuxième partie qui correspond à créer une réunion « Skype Entreprise » à partir cette-fois-ci d'Outlook.

Découvrir Skype Entreprise

Communiquez efficacement avec l’incontournable Skype Entreprise. Partagez des documents et organisez des réunions de travail entre des collaborateurs éloignés géographiquement.

1h23 (18 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Skype Entreprise Skype Entreprise 2016
Spécial abonnés
Date de parution :21 juin 2016

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !