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Office 365 : L'essentiel d'Outlook

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Vous allez apprendre à mettre en place une réunion, une convocation ou une réservation de salle. Assurez-en également le suivi.
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Transcription

Je vous propose de découvrir comment faire une réunion, à l'aide d’Outlook. Alors en quoi Out look peut m'aider ? Lorsque, habituellement vous convoquez plusieurs personnes pour une réunion, il y a toujours un problème de planning. Tantôt c'est l'un qui est disponible, tantôt c'est l'autre et c'est difficile de trouver le moment où tout le monde est disponible. Outlook, à condition toutefois qu'il soit connecté à un compte Office 365 ou bien encore à un compte Microsoft exchange, sur un serveur d'entreprise. Outlook dans ce cas là va être en capacité de vous dire qui est disponible, qui ne l'est pas au moment de votre réunion et il va même vous proposer, des moments où tout le monde peut se retrouver en réunion. Donc c'est quand même un sérieux gain de temps dans la vie quotidienne professionnelle. Alors pour faire cette réunion, je me positionne par exemple sur le 21 je fais un clic droit, je viens sur Nouvelle demande de réunion, je fais un clic gauche. Un dialogue fait son apparition, qui ressemble peu ou prou aux dialogues que l'on a lorsque l'on prend un simple rendez-vous. Je vais d'abord sélectionner les personnes. Je clique sur A... : et je vais venir ici, sur la Liste d'adresses globale dans le carnet d'adresse. Je voudrais que Antoine Maloin participe de manière Obligatoire. Je vois venir sur Sylvie Martin. Là je clique une seule fois ! Et je vais ici cliquer sur Facultatif pour dire que Sylvie Martin, je lui demande de venir de manière facultative à cette réunion. Vous voyez, vous avez la possibilité de mettre une ou plusieurs personnes en Obligatoire et une ou plusieurs personnes en Facultatif. Je fais OK. Et maintenant je vais marquer l'objet de ma réunion : « préparation des actions de vente pour les fêtes. » Voilà ! Maintenant à quel emplacement ? C’est une bonne question ! Je vais pouvoir soit ouvrir cette petite boite et trouver la liste de toutes les salles qui sont disponibles, de toutes les salles qui existent, soit cliquer tout simplement sur salle où là j'ai un peu plus de détail. Par exemple je vois qu'il y a un salle qui s’appelle B150, au 25 rue de Citeaux. Si j'agrandis je vais même avoir le code postal, voilà ! Et elle a une capacité de 18 personnes. Ça fait peut-être un peu beaucoup ? Je vais plutôt prendre la B223 parce qu'elle a une capacité de 6 personnes comme nous ne serons que trois, ça ira très bien. De toutes manières, j'ai pas plus petit en magasin. Donc j’ai la possibilité d'aller chercher aussi les salles. Je vais donc double cliquer et je fais OK. A partir de là dans Emplacement je vois apparaître la salle. Alors, maintenant il ne vous reste plus qu'a mettre un texte libre, de manière à expliquer les tenants et les aboutissants de cette réunion, le pourquoi du comment ! Je peux aussi, grâce à l'onglet Ιnsérer aller insérer des fichiers que je peux trouver sur mon disque dur avec parcourir. Je fais Αnnuler. J’ai la possibilité d'insérer des tableaux, des images... Je peux véritablement documenter ma réunion. Une fois que j'ai réglé tous ces éléments, je pourrai envoyer. Sauf que j'ai un problème ! Ces personnes sont elles disponibles ? Pour savoir si elles sont disponibles je ne vais pas faire Εnvoye, surtout pas. Je vais venir sur l'onglet Réunion, dans le groupe affiché je vais venir sur Assistant de planification, et là je vais voir qui est-ce qui est disponible, qui est-ce qui ne l'est pas. Alors je vois qu'à huit heures du matin tout le monde est disponible mais enfin huit heures du matin ça fait peut-être un peu tôt ! Après si je fais ma réunion à neuf heures, je viens sur 9 et j'ai besoin... Mais non ! Il faut que je m'arrête avant parce que vous voyez qu'il y a un petit souci au niveau de Sylvie Martin. Sylvie martin est occupée ! Comment je sait qu'elle est occupée ? A sa couleur ! Vous voyez cette couleur je la retrouve en bas dans la légende « Occupé » « Provisoire, » « Absente du bureau, » « Travaille ailleurs » et cætera. Donc là je sais que Sylvie Martin ne pourra pas être là à ce moment là ! Et puis ça fait trop court pour ma réunion et décemment je ne vais pas faire venir les gens trop tôt. Donc qu'est-ce que je vais faire ? Et bien je vais décaler un petit peu Et au final ma réunion je vais la faire démarrer là et elle ira jusqu'ici a peu près. Voilà ! Donc je laisse un petit battement pour que Sylvie Martin puisse souffler, je suis gentil ! Je pourrais mettre ça directement derrière mais on laisse un petit battement. Voilà, ma réunion va avoir lieu là, de 13h30 à 15h30. Donc c'est un outils extrêmement puissant parce que j'ai sous les yeux les disponibilité de chacun voire même de la salle ! Si la salle était occupée je le verrais de la même manière. Donc, c'est quand même un outils très puissant. Une fois que j'ai régler ces différents éléments je peu fixer un rappel, quinze minutes avant ça fait un peu court, je préfère qu'il y ait une petite alarme trente minutes avant, ça laisse plus de délais. Et puis cette réunion je auxquelles soit considérée sur le planning comme quoi ? Comme Occupé, Absent Provisoire et cætera... Occupé parce que si quelqu'un vient voir mon calendrier il verra que, à ce moment là je suis occupé et tous les gens qui auront acceptés de participer à cette réunion Seront eux aussi occupés, de par le fait. On peut régler la périodicité, dans le cas où cette réunion se reproduit plusieurs fois dans le temps. Si je clique sur Périodicité dans ce dialogue, je peux régler une périodicité quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. En jouant par rapport au jours de la semaine et cætera. Je fais Annuler ! On peut même gérer les fuseaux horaires. Si je clique sur Fuseaux horaires Actuellement je sais que je sais que je travaille par rapport au fuseau horaire Amsterdam, Berlin, Rome, Stockholm, Vienne... ça ne va pas non, le fuseau horaire c'est Bruxelles, Copenhague, Madrid et Paris ! C'est celui-là mon fuseau horaire ! Je prends ce fuseau horaire, je l'indique. Pourquoi ? Parce que si c'est une réunion Skype avec des personnes qui sont un petit peu partout sur la planète, c'est important de jouer du fuseau horaire pour que tout le monde soit là au bon moment. Ensuite, j'ai la possibilité de mettre que cette réunion à une importance haute ou une importance faible par exemple. Donc une fois que ma réunion est faite, il ne me reste plus qu'à cliquer sur le bouton Envoyer ! La réunion est prise et les différentes personnes vont recevoir une convocation. Quelques temps ont passé et j'aimerais savoir quelles sont les personnes qui ont acceptées ou refusées mon invitation à la réunion. Donc si je veux avoir un suivi il me suffit de double cliquer sur ma réunion, puis de venir sur l'onglet Réunion et de venir dans le groupe afficher sur Suivi. J'ouvre Suivi. Je fait Afficher l'état du suivi, donc je vois que Jean-Luc on n'a pas fait de réponse puisque c'est l'organisateur, Antoine Malouin, pour l'instant pas de réponse, par contre je vois que Sylvie Martin en tant que participant facultatif à accepté. Et la salle B223 elle aussi à accepté que j'aille m'installer dedans. Donc c'est parfait, j'ai comme ça un suivi de l'état des différentes réponses réponses des différents protagonistes convoqués à cette réunion. Voilà donc en quelques mots comment on fait pour gérer une réunion, alors bien évidemment si je double clique sur ma réunion et que je fais des changements dans les horaires et cætera... Une nouvelle convocation est envoyée au personnes, si j'annule la réunion de la même manière un émail est envoyé à ces personnes pour leur dire que la réunion est annulée. Bref, Outlook prends soin de nous au quotidien.

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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