Outlook 2013 : La gestion du temps

Créer une réunion

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Vous allez grâce à cette vidéo réussir à créer une réunion et à la paramétrer. Apprenez également à gérer les participants.
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Transcription

Lorsque en entreprise vous souhaitez organiser une réunion avec différents collègues, eh bien, vous avez une perte de temps qui est relativement important puisqu'il s'agit de téléphoner à chacun des futurs protagonistes de cette réunion pour leur demander leur disponibilité, déterminer un créneau horaire commun à tout le monde, afin de convier tout le monde à la réunion en question. Eh bien, Outlook 2013 va vous simplifier la vie à condition toutefois que vous ayez sur le réseau de votre entreprise un serveur Microsoft Exchange ou bien que votre entreprise ait un compte Office 365 chez Microsoft en ligne. A partir du moment où cette condition est réunie, rien de plus simple que de créer une réunion. Je vais allumer mon carnet de Rendez-vous pro, je me positionne sur le calendrier qui est sur mon serveur, ici, pour enregistrer cette réunion. Ceci, afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités qu' Outlook met à ma disposition. Je pourrais aussi enregistrer cette réunion dans mon calendrier Rendez-vous pro situé sur mon ordinateur mais certaine fonctionnalités ne seraient pas accessibles. Donc, je viens ici sur ce calendrier, et là, je me dis : « Tiens, tiens, je suis d'après mon Rendez-vous pro ici disponible à partir de quatorze heures », disons, le mercredi dix-huit. Très bien, je vais caler ma réunion ici, je me positionne en cliquant donc sur cet emplacement vide. Et là, j'ai deux solutions, je peux soit venir sur l'onglet Accueil, puis l'icône Nouvelle réunion du groupe Nouveau, soit faire un clic droit, puis faire un clic gauche sur Nouvelle demande de réunion. Dans les deux cas, je me retrouve sur ce dialogue. Dans ce dialogue, la première chose que je vais faire, c'est indiquer quelles sont les personnes que je souhaite voir à cette réunion. Alors, je souhaite voir Julie, j'écris Julie, et elle apparaît dans la liste, je clique sur son nom. Il y a Paul, j'écris p, a, Paul, et donc, il y a moi-même, bien évidemment. L'objet de la réunion, c'est la Synthèse pour le client Tagada [bruit de clavier d'ordinateur], et cette synthèse, nous allons la faire au vingt-cinq, rue de Citeaux, dans le douzième arrondissement de Paris, voilà. La réunion commence à quatorze heures, et je pense la finir à dix-sept heures. Dans cette case, je notes les différents éléments que Julie et Paul devront apporter, ainsi que moi-même, hein. Donc, je peux mettre tout commentaire qui est utile, hein, de manière à penser à tous les documents. Nous pouvons aussi, grâce à l'onglet Insertion, venir insérer des images, des tableaux etc, etc, bref, tout ce que nous savons faire lors de la prise d'un rendez-vous simple. Maintenant, le grand moment est arrivé. Je voudrais savoir, si Julie et Paul sont disponibles de quatorze heures à dix-sept heures, le dix-huit. Pour ce faire, je clique sur l'onglet Réunion, puis dans le groupe Afficher je clique sur Assistant de planification. Je patiente quelques secondes, et là, boom, je vois paraître que Julie Lepradet est complètement disponible dans le créneau horaire, hein, que j'ai fixé, quatorze heures, dix-sept heures, le dix-huit. Par contre, je vois que Paul Lemonde a... il est occupé, lui, il est occupé, donc, je peux pas faire ma réunion à ce moment-là. Comment me sortir de ce problème? Eh bien, je vais tout simplement venir sur le bouton Option, j'ouvre la boîte, je me positionne sur sélection automatique, puis je viens cliquer sur l'option au Plus tôt. Je veux faire ma réunion au plus tôt, je clique dessus, et là, Outlook me dit, eh bien, voilà, au plus tôt, tu peux faire ta réunion le dix-sept, et non pas le dix-huit, de quinze heures à dix-huit heures, mais attention, de quinze heures à dix-huit heures, vous voyez cette petite zone grise, ici, je vais être en dehors des heures de travail, ça, c'est très embêtant, donc, bah, je peux peut-être décaler ma réunion. On va la mettre de quatorze heures, plus tôt, à dix-sept heures, voilà, comme ça. Là, tout le monde est libre, hein, les zones blanches indiquent que c'est libre, vous avez la légende ici. Quand c'est bleu, c'est Occupé, quand c'est hachuré, c'est Provisoire, Absent du bureau, Travaille ailleurs, Aucune information, et n dehors des heures de travail. Ces différents éléments, rappelez-vous, sont les éléments qui, lorsque vous prenez un rendez-vous, s'inscrivent ici dans Option, dans Afficher comme. Là, vous pouvez sélectionner n'importe laquelle de ces valeurs sachant que par défaut, c'est l'option Occupé(e) qui est sélectionnée. Eh bien, vous voyez, c'est à ce moment-là que ça paye. Lorsque vous prenez des rendez-vous, choisissez votre état là-dedans de manière à faciliter la vie de celui qui souhaite organiser une réunion, ceci, afin qu'il puisse caler la réunion au mieux pour tout le monde. Donc, nous avons vu qu'on peut demander au plus tôt, mais nous avons aussi la possibilité de nous déplacer et de se dire : « Tiens, par exemple, ici ça serait pas mal de la mettre là, la réunion. Allez, je la mets là». Je clique à cet emplacement qui est disponible, et j'agrandis pour couvrir toute la zone et bien, finalement ma réunion, je la ferai le dix-neuf douze, de quatorze heure à dix-sept heures. Voilà, donc, comment on peut mettre en œuvre une réunion. Vous avez la possibilité ici de zoomer en arrière cinquante pour cent pour voir beaucoup plus d'information sur beaucoup plus de jours, hein. Donc, vous avez un zoom qui est réglable, vous pouvez vous rapprocher, vous pouvez zoomer encore plus proche à l'intérieur d'une journée, etc. Vous pouvez aussi rajouter de nouvelles personnes, vous cliquez dans cette case et vous tapez l'adresse mail de la personne. Attention, pour que cela fonctionne, pour que vous ayez accès à sa disponibilité. Encore, faut-il que cette personne soit sur le même domaine, c'est-à-dire, sur le même serveur Exchange que vous, sinon, vous n'avez pas accès à ces disponibilités. Une fois, donc, que vous avez paramétré tout ça, vous pouvez paramétrer une alarme Voilà, je veux être prévenu trente minutes avant de la réunion en question, je peux régler une périodicité et on peut faire des réunions périodiques. Attention, la réunionite aiguë! Je peux indiquer que lorsque cette réunion aura lieu, l'état sera Occupé(e) ou sera Disponible, hein, nous avons vu précédemment ça, à quoi cela sert. Bref, je peux donc faire un certain nombre de réglages et je peux finaliser mes réglages avec la notion Option de réponse que je trouve dans l'onglet Réunion, dans le groupe Participant. Ici, par défaut, je peux demander une réponse et permettre de nouvelles propositions d'horaire. Si je ne souhaite pas que les protagonistes me proposent d'autres horaires, je décoche cette cas-là de manière à ce que les personnes puissent uniquement accepter ou refuser la réunion. Si, par contre, je souhaite que ces personnes puissent me proposer d'autres horaires dans la case où, eh bien, je laisse la croix ici, hein. Donc, ces deux options, c'est des interacteurs, je clique une fois, tout ça s'allume, la petite coche, je clique une fois, tout ça s'éteint, il y a plus la petite coche. Voilà, donc, tout ceci est en place, il ne me reste plus qu'à envoyer cette demande. Donc, cela va envoyer automatiquement un émail à Julie Lepradet et à Paul Lemonde. Je clique sur envoyer et là, on me dit que je suis connecté à Microsoft Exchange, que la mise à jour est en cours. Et voilà, ça y est, le travail est fait, alors, maintenant je vois dans mon calendrier que la réunion est bien calée, hein, donc, sur ce calendrier bleu, elle est bien calée ici. Je vais maintenant passer de l'autre côté et venir dans mon navigateur, me loguer en tant que Paul Lemonde et voir ce que Paul Lemonde a reçu au niveau de ses émails. Alors, Paul Lemonde, voyons voire, dans sa Boîte de réception, il voit ici qu'il a un émail et dans cet émail, on voit qu'il s'agit d'une demande de réunion, demande de réunion qui aura lieu le dix-neuf, de quatorze heures à dix-sept heures, au vingt-cinq, rue de Citeaux, et cette demande de réunion concerne Paul Lemonde, Julie Lepradet et Formation tutorielle. Alors, Paul Lemonde y peut faire trois choses: il peut accepter la réunion, il peut dire: « Je l'accepte provisoirement », ou il peut purement et simplement la refuser. Imaginons le meilleur des cas, Paul Lemonde accepte. Il clique sur Accepter et là, il peut soit envoyer directement la réponse, donc, à ce moment-là un émail automatique est envoyé à l'instigateur de la réunion, soit Paul Lemonde peut modifier la réponse pour mettre des commentaires, par exemple. Donc, là, on va dire qu'il accepte sans commentaires, il clique sur Envoyer la réponse maintenant. Un émail est envoyé à l'initiateur de la réunion. Et du fait que maintenant Paul a accepté, eh bien, dans son calendrier à Paul il y a une réunion qui est inscrite ici « La réunion synthèse pour le client Tagada, trois heures, au vingt-cinq, rue de Citeaux, soixante-quinze zéro douze ». Donc, le simple fait qu'il a accepté, a mis à jour son calendrier. Alors, maintenant revenons côté Instigateur de la réunion, et venons dans le courrier. Dans le courrier, on s'aperçoit qu'on a un émail, et cet émail de Paul Lemonde dit que il a accepté la réunion ayant pour propos la synthèse pour le client Tagada. Donc, voilà quand-même un outil extrêmement puissant, pour pouvoir gérer au mieux les différentes réunions que vous avez organisé avec vos collègues.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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