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L'essentiel d'Access 2016

Créer une requête de création de table

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Initiez-vous à la création de requêtes de création de table. Apprenez à convertir une requête action dans un autre type de requête.
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Transcription

Il est tout à fait possible de créer une requête capable, à partir du contenu d'une table ou d'une autre requête, de créer une nouvelle table avec certains des enregistrements à l'intérieur. Alors, vous allez me dire, ce que vous racontez là, on ne comprend pas bien. Ça sert à quoi votre truc ? Écoutez, ça sert tout simplement à la chose suivante : J'ai, par exemple, des biens immobiliers, et dans ces biens immobiliers, il y en a certains en 2014, en 2010, en 2013. Donc, moi, j'aimerais faire, c'est une espèce de table historique. C'est-à-dire, j'aimerais prendre ces enregistrements et les mettre dans une table que j'appellerais historique jusqu'à 2014 par exemple, de manière à ce que, par la suite, je puisse après supprimer dans cette table-là, tous les enregistrements antérieurs à 2014. Comme ça, j'ai une table biens immobiliers avec des biens récents et surtout, une table qui ne grossit pas démesurément, parce que vous travaillez sur un an, deux ans, trois ans, 10 ans, 15 ans, vous allez vous retrouver avec des milliers d'enregistrements. Est-ce que les biens immobiliers que vous avez dans votre base qui datent de 1995 ou de 1988, c'est encore intéressant de les avoir ? La question est à se poser. Donc, dans la vraie vie, qu'est-ce qui se passe ? Il se passe qu'il y a certaines des tables qui grossissent de manière démesurée au fil du temps. Donc, à un moment donné, il faut être capable d'extraire de ces tables les informations passées, de les stocker, il ne faut pas les perdre on peut en avoir besoin, on va les stocker dans une table à part, et on va dans notre table de travail les supprimer de manière à toujours travailler sur des tables qui n'ont pas trop de contenu de manière à avoir toujours une base de données véloce. Tout en sachant qu'on a quand même un historique pour le cas où. Donc, comment peut-on faire cela ? Je vais vous demander de vous rapprocher des fichiers d'exercice de cette formation et notamment du chapitre numéro huit dans lequel vous allez trouver une base de données qui s'appelle « Immo Requêtes Action Creation Table ». Et donc, là-dedans, vous allez trouver ce que vous avez actuellement sous les yeux. Je ferme cet écran et je vais faire ma requête. Je commence par faire créer. Je me précipite dans requête sur création de requête. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, je double-clic sur bien immobilier et je fais fermer. Alors, tout ce qu'on fait en requête action, je le fais sur une seule table. Sachez que ça fonctionne bien sûr sur plusieurs table, si ces tables sont liées entre elles. Ce qu'il faut comprendre c'est que, les champs que vous allez mettre ici, ce sont les champs qui seront exportés. Donc, deux cas de figures. Soit vous souhaitez exporter dans une table historique uniquement la désignation et puis uniquement la date d'entrée et uniquement la ville, et dans ce cas-là, seuls ces trois champs seront exportés, soit pas du tout, vous souhaitez exporter l'intégralité des champs ou plus de champs que ça. Donc, il faut comprendre que, tous les champs que vous mettez là, seront les champs qui seront exportés à l'intérieur de la nouvelle table. Alors, moi je veux, la désignation c'est fait, je veux la description, je veux la date d'entrée. Disponible ou pas ? Non, ça ne m’intéresse pas en historique. De toute manière c'est de l'historique. Alors, disponible ou pas ça ne m’intéresse plus. La surface, oui. Le prix, oui. L'adresse, le code postal, oui. La ville, oui. Le complément d'adresse, oui. Voilà, donc, j'exporte tout, sauf la disponibilité. Alors, maintenant qu'est-ce que je veux faire ? Je voudrais que tout ça, ça fonctionne, par rapport à une date d'entrée. Si je fais exécuter, on va d'abord faire un petit tri, là, sur la date d'entrée, un tri croissant. Je fais exécuter. Qu'est-ce que j'obtiens ? J'obtiens que j’ai des écritures en 2010, en 2013, en 2014. Donc, je repère que, oui, on va dire 2014, et avant. Tout ce qui est 2014 et avant, je veux en faire une table à part, et ensuite je veux le supprimer d'ici. OK, je reviens en mode affichage. Je vais donc travailler sur l'année. Je ne veux pas travailler sur la date complète, mais plutôt l'année. Comme on l'a d'abord fait sur le mois. Là, on le fera sur l'année. Je reviens donc sur affichage, je vais commencer par dire, affiche-moi les dates, affiche-moi que l'année. Alors, je vais l'appeler l'année. Vous remarquez que je n'ai pas d'apostrophe. Je n'ai pas mis d'apostrophe. Ce n'est ni une faute de frappe, ni d'orthographe, c'est fait volontairement. Il faut éviter de donner des noms de champs avec des apostrophes ou autres caractères ésotériques parce que ça n'amène toujours que des problèmes. Maintenant ici, je vais utiliser la fonction de calcul intégré à Access qui s'appelle « annee », comme ça. J'ouvre la parenthèse, je viens au bout du champ je ferme la parenthèse. Je valide avec entrée. Donc là, à partir de là, si je fais exécuter, qu'est-ce que j'ai ? Je n'ai plus l'année de ma date. Donc, il ne reste plus qu'à faire un petit critère. On va dire qu'on veut tout ce qui est inférieur ou égale à 2014. Je fais exécuter. Je n'ai plus que les écritures inférieures ou égales à 2014. Donc, c'est bien les enregistrements que je veux. Donc, je peux maintenant transformer cette requête de sélection en une requête de création de table. Dès que c'est une requête action, faites toujours ainsi pour éviter les déconvenues. Je viens maintenant sur outil de requête sur créer, je vais venir sur création de table, je clique. On me dit, nouvelle table, oui. Comment tu veux l'appeler ? Je vais marquer 2014. Alors, année 2014, antérieur. Les biens année 2014 et antérieur. Voilà. Je peux extraire donc dans une nouvelle table. Et cette nouvelle table, je peux la mettre dans la base données où je suis. Donc, elle va apparaître dans les tables. Mais je peux aussi la mettre dans une autre base de données. Si je clique, autre base données, je fais parcourir, disque dur. Je cherche cette base données et je fais l'extraction dans cette base données. Ça peut être un bon moyen si vous voulez, de travailler sur différentes bases de données avec des données passant de l'une à l'autre. Je prends donc base de données actuel je fais OK. Et maintenant il ne me reste plus qu'à faire, exécuter. Comme à l’accoutumée, on me dit, vous allez coller trois lignes dans une nouvelle table dès que vous aurez cliqué sur oui et bla et bla et bla. Vous allez créer une nouvelle table. Dans le pire des cas, la nouvelle table ne convenant pas, vous pourrez l’effacer. C'est la moins dangereuse des requêtes actions, la requête de création table car, vous ne touchez absolument pas, ni de près ni de loin, aux données initiales. Donc, pas de risque. Je fais oui. Ça y est, regardez, j'ai une nouvelle table, qui s'appelle bien année 2014 et antérieur. Si je double clique, je retrouve bien mes différents éléments qui sont à la queue leu-leu tranquillement avec l'année ici, la surface, etc. Je ferme. Maintenant que j'ai créé cette table, que j'ai vérifié que les enregistrements étaient bien là, si je viens sur biens immobiliers là et que je double-clic, je m’aperçois de quoi ? Je m’aperçois que j'ai toujours 2014, 2010, 2013. Maintenant, imaginons que je veux alléger ma table « biens immobiliers », qu'est-ce que je fais ? Le moyen le plus simple c'est de transformer la requête que nous avons là sous les yeux, en requête de suppression d'enregistrement, on enchaîne. Alors, comment on fait ? On vient dans créer. On vient dans suppression, ici. Et on va lui dire que l'on veut supprimer exécuter. Voilà, je suis juste passé de création de table à suppression. Je fais exécuter. Attention, vous allez supprimer trois lignes de la table spécifiée dès que vous aurez cliqué sur oui, vous ne pouvez pas revenir en arrière etc. Oui, je suis sûr de moi. Je fais, oui. Ça y est, c'est fait. Si je double clique maintenant sur biens immobiliers, je m’aperçois que je n'ai plus que du 2016, mais pas de problème parce que dans biens année 2014 et antérieur, j'ai bien ici toutes mes valeurs. L'année ici est sous forme d'année. J'ai retiré le jour et le mois parce qu'il n'y a pas besoin de le conserver. Si j'avais voulu le conserver, il aurait fallu que je fasse l'année. Que je mette mon critère comme nous l'avons fait, comme ici. Et puis que je rajoute une nouvelle colonne avec la date d'entrée. Comme ça, j'aurais eu l'année complète. Voilà, donc, grâce à ça, on arrive à faire une gestion de fichiers historiques relativement aisément.

L'essentiel d'Access 2016

Apprenez à concevoir une base de données relationnelle avec Access. Utilisez les tables, saisissez des données, effectuez des requêtes de sélection, créez des formulaires, etc.

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Date de parution :9 févr. 2017

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