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Outlook 2010 : Astuces et techniques

Créer une règle à partir d'un message

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Martial Auroy vous explique comment créer une règle à partir d'un message. Cela permet d'hériter d'une partie des paramètres déjà renseignés.
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Transcription

Il y a un élément qui est très fort, à l'intérieur d'Outlook 2010, qui rejoint, si vous utilisez déjà, les actions rapides. Sauf que là, vous n'avez même pas besoin de cliquer sur un bouton. C'est ce que l'on appelle les règles. Nous allons donc pouvoir automatiser certains éléments pour soit faire du classement, soit répondre automatiquement, répondre automatiquement et, en même temps, classer, etc. On va donc pouvoir définir tout un processus d'actions, ou une seule action, évidemment, par rapport à une situation donnée. Alors, je suis ici dans le cas, par exemple, où je reçois des messages de la part de Robert DeLaroue et j'aimerais que les messages reçus par Robert DeLaroue soient directement classés dans la boîte de réception, dans un dossier qui s'appelle Production. Alors, c'est très simple : j'ai deux possibilités pour ça. Soit je viens sur le message, je fais un clic droit, je vais dans les règles, et le système me propose différentes règles, plus ou moins établies. Par exemple, il a détecté que le message venait de la part de Robert DeLaroue, donc il me propose de créer une règle pour toujours déplacer les messages venant de Robert. Et puis, étant donné qu'il a vu que, dans le message, il y avait également un autre destinataire, qui est Josette Duguidon, alors j'ai possibilité également de créer une règle pour que tous les messages qui sont adressés à Josette Duguidon puissent aller, par exemple, quelque part. Dans le premier cas, c'est celui qui m'intéresse, je voudrais toujours déplacer les messages de Robert DeLaroue. Je clique donc sur ce choix et il me demande où classer, et je vais donc classer les messages de Robert dans Production, puisque son domaine d'application dans l'entreprise concerne la production. Je reste donc dans la boîte de réception et je mets ça dans un dossier Production. C'est quelque chose que j'aurais peut-être pas lu, puisque ça va s'automatiser, et donc, dès que je vais recevoir des messages de Robert, ça sera classé dans un dossier de la boîte de réception. Je pourrais, bien-sûr, décider de le mettre directement dans un dossier Production, qui se trouve au même niveau, mais, en ce qui me concerne, j'ai décidé que ça c'était déjà des choses que j'avais traitées, et que je veux simplement classer. En l'occurrence, je vais mettre ici les messages reçus, dans Boîte de réception Production. Et je fais OK. Le système va donc parcourir mes éléments et les classer. Et à partir de maintenant, dès que je vais recevoir un message de la part de Robert, il sera automatiquement mis dans les éléments Production. Alors, ce message qui a été transféré ici, à l'intérieur du dossier Production, je peux, bien évidemment, le reprendre, si nécessaire, pour le remettre dans la boîte de réception, ou dans un autre dossier, évidemment. Ça sera bien lors de son apparition que la règle va s’exécuter. C'est une règle qui est définie en partant d'un message. Je peux, bien-sûr, créer d'autres règles beaucoup plus fines et plus complexes, pour automatiser ce qui se passe dans Outlook. Dans le cas présent, c'est : je pars d'un message, et à partir de là, je suis capable de créer une règle, plus ou moins automatisée, pour la classer.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

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